Geschäftsreiserichtlinien: Alles, was du wissen musst!

Mehr Geschäftsreisen, bedeuten mehr Verwaltung. So steigt der Bedarf an klaren und umfassenden Richtlinien für Geschäftsreisen.

Wenn du eine neue Reiserichtlinie für Geschäftsreisen machen oder die bestehende Regelung verbessern willst, bist du hier richtig.

Hier erfährst du alle Vorteile, Verfahren und Best Practices, um ein möglichst effektives Richtliniendokument zu erarbeiten. Außerdem haben wir dir ein Reiserichtlinien Muster erstellt, dass State of the Art 2025 ist.

Was ist eine Geschäftsreiserichtlinie?

Eine Richtlinie für Geschäftsreisen ist ein formales Dokument. Darin legt ein Unternehmen Regeln und Verfahren für die Reisen von Mitarbeitenden fest. Die Richtlinie sorgt dafür, dass deine Mitarbeitenden bei Dienstreisen das Protokoll befolgen.

Richtlinien für Geschäftsreisen beinhalten auch Regeln für die Zeit vor und nach der Geschäftsreise, etwa für die Buchung von Reisearrangements und die Erfassung von Reisekosten. Sie sind also nicht nur auf die Geschäftsreise selbst beschränkt.

 

Wozu brauchen wir eine Reiserichtlinie?

Die Erstellung einer Reiserichtlinie ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Es gibt jedoch rechtliche Verpflichtungen für Geschäftsreisen (Duty of Care).

Firmen haben zum Beispiel eine Sorgfaltspflicht und müssen die Sicherheit ihrer Mitarbeitenden gewährleisten. Außerdem muss das Unternehmen verschiedene Vorschriften im Zusammenhang mit steuerlichen Auswirkungen, Kostenerstattungen und Visabestimmungen erfüllen. Eine Richtlinie für Geschäftsreisen zeigt, dass die Verfahren deines Unternehmens all diese Aspekte berücksichtigen.

Auch wenn dein Unternehmen rechtlich keine Richtlinie für Geschäftsreisen „braucht“, kann es von vielen Vorteilen profitieren.

 

6 Vorteile einer Richtlinie für Geschäftsreisen

 

Es gibt einige Möglichkeiten, wie dein Unternehmen von einer Reiserichtlinie für Mitarbeitende profitieren kann. Eine Richtlinie für Geschäftsreisen bietet unter anderem folgende Vorteile:

 

Klarheit und Transparenz schaffen

Eine gute Richtlinie für Geschäftsreisen sorgt für Klarheit. Sie legt die Erwartungen und Verantwortlichkeiten für das Unternehmen und die Mitarbeitenden fest. Klare Dokumentation ermöglicht keine Grauzonen und kein Rätselraten mehr.

 

Mitarbeitende besser schützen

Arbeitgeber müssen ihre gesetzliche Sorgfaltspflicht erfüllen. Sie sollten auf Sicherheit achten und Risiken bei Geschäftsreisen verringern. Du kannst in deine Richtlinie Sicherheitsmaßnahmen für Geschäftsreisen integrieren, zum Beispiel für Gesundheitsschutz, Notfallpläne oder Reiseversicherung.

Solche Maßnahmen verbessern die Sicherheit der Beschäftigten und zeigen, dass dir dieses Thema wichtig ist. Gleichzeitig schützen sie das Unternehmen vor Haftungsansprüchen, falls Mitarbeitende die Unternehmensrichtlinien missachten und sich selbst in Gefahr bringen.

 

Reisekosten kontrollieren

Einer der größten Vorteile einer Reiserichtlinie für dein Unternehmen: die Kontrolle und Verwaltung der Reisekosten.

In deiner Richtlinie legst du Regeln für die Buchung von Reisen und Unterkünften, die Übernahme von Reisekosten und die Erstattung der Auslagen von Mitarbeitenden fest. Darüber hinaus kannst du bestimmen, welche Mobilitätsoptionen erlaubt sind und welche Anbieter bevorzugt werden, um die Kosten in Grenzen zu halten. Das hilft, die Kosten zu kontrollieren.

 

Verwaltungsaufwand reduzieren

Eine klare Geschäftsreiserichtlinie hilft den Mitarbeitenden, z.B. wird die Reisevorbereitung einfacher.

Mit Richtlinien entfällt ein Großteil der Unklarheiten, wodurch der Prozess wesentlich effizienter wird. Reiserichtlinien helfen, die Arbeitsbelastung von Travel Managern und Team Leads zu verringern. Sie können bei Fragen zu Geschäftsreisen auf die Unternehmensrichtlinien verweisen.

 

Unternehmenskultur verbessern

Jedes offizielle Dokument, das die Transparenz bei Geschäftsreisen fördert, ist gut für die Unternehmenskultur. Eine Richtlinie für Geschäftsreisen ist fair, weil sie für alle Mitarbeitenden die gleichen Regeln und Verfahren vorsieht.

Im Falle von rollenspezifischer Flexibilität (z.B. wenn Führungskräfte ein größeres Reisebudget haben) können diese Punkte in der Reiserichtlinie klargestellt werden, damit alle die Unterschiede bei Geschäftsreisen nachvollziehen können.

 

Neues Personal gewinnen

Auch wenn das Dokument selbst nicht öffentlich zugänglich ist, lassen sich wahrscheinlich Teile deiner Reiserichtlinie für das Personalmarketing nutzen, um qualifizierte Fachkräfte für das Unternehmen zu gewinnen.

Umfasst deine Richtlinie beispielsweise eine Regelung zu Bleisure Travel im Rahmen von Geschäftsreisen?

Gibt es Gamification-Anreize für die Mitarbeitenden, um die Einhaltung des Reiseprotokolls zu verbessern?

Solche Argumente eignen sich hervorragend für das Employer Branding deines Unternehmens.

Best Practices für Reiserichtlinien

Hier sind einige wichtige Best Practices, mit denen du die perfekte Reiserichtlinie für dein Unternehmen erstellst:

1. Klar, ansprechend und prägnant formulieren: Wenn du willst, dass die Mitarbeitenden sich mit deinen Reiserichtlinien auseinandersetzen, müssen die Regeln leicht lesbar und nachvollziehbar sein. Überlasse nichts der Interpretation!
2. Sicherstellen, dass alles abgedeckt ist: Es gibt einige wichtige Themen, die jede Richtlinie für Geschäftsreisen behandeln muss, um ihre Rolle zu erfüllen. Zum Beispiel separate Reiserichtlinien für Flugreisen, mehr dazu im nächsten Abschnitt.
3. Reiserichtlinie regelmäßig aktualisieren: Eine Reiserichtlinie sollte niemals statisch sein, sondern immer flexibel und offen für Veränderungen, vor allem, wenn dein Unternehmen wächst. Überprüfe regelmäßig anhand von Feedback, Reisedaten und Änderungen der Marktbedingungen oder des Budgets. So stellst du sicher, dass deine Richtlinie für Geschäftsreisen aktuell ist oder ein Update nötig ist.
4. Reisende in den Mittelpunkt stellen: Eine Reiserichtlinie, die nur Regeln und Vorschriften enthält, motiviert deine Mitarbeitenden nicht. Achte darauf, dass deine Reiserichtlinie die Bedürfnisse der Mitarbeitenden berücksichtigt. Sie sollte erklären, wie und warum die Regeln für sie vorteilhaft sind. Das kommt auch dem Unternehmen zugute.
5. Nachhaltigkeitsmaßnahmen integrieren: Die meisten Unternehmen haben im Zusammenhang mit Geschäftsreisen bestimmte Nachhaltigkeitsziele zu erfüllen. Es ist wichtig, in der Reiserichtlinie die Erwartungen zur Verfolgung und Reduzierung der CO2-Emissionen zu erwähnen.

 

Wie man eine Richtlinie für Geschäftsreisen verfasst

Wir haben eine Mustervorlage für eine Reiserichtlinie erstellt, Stand 2025. An der kannst du dich orientieren.

 

Was gehört in eine Reiserichtlinie?

Wenn du deine Richtlinie für Geschäftsreisen ohne eine Vorlage erstellen willst, solltest du die folgenden Eckpunkte berücksichtigen:

• Buchungsprozess und Genehmigungsverfahren: Mit welchen Tools sollen die Mitarbeitenden ihre Reisen und Unterkünfte buchen? Buchen die Beschäftigten selbst oder leiten sie Buchungsanfragen an Vorgesetzte weiter?
• Reisekostenabrechnung: Was kann als Reisekosten abgerechnet werden und was nicht (besonders wichtig in Kombination mit Bleisure Travel)? Gibt es Firmenkreditkarten? Wie werden Reisekosten eingereicht und welche Fristen gelten dafür?
• Maßgaben für Reisekosten: Hierzu zählen Hotelbudgets, bevorzugte Mobilitätsoptionen und zulässige Reiseklassen.
• Rechtliche Anforderungen: Infos über die Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften, einschließlich Visa- und Steuerbestimmungen.
• Nachhaltigkeit: Hat dein Unternehmen Nachhaltigkeitsziele zu erfüllen? Deine Reiserichtlinie sollte deine Strategie für nachhaltiges Reisen erklären und Regeln zur Verfolgung der CO2-Emissionen enthalten.

 

Freenow macht Richtlinien für Geschäftsreisen einfacher

Wenn deine Geschäftsreisen komplex sind, kann sich eine Plattform wie Freenow lohnen, die alle geschäftlichen Fahrten deiner Mitarbeitenden bündelt.

Freenow bietet fertige Lösungen für die meisten Kernelemente deiner Reiserichtlinie, darunter:

• Reisekostenabrechnung und Belege
• Buchungsverfahren
• Nachhaltigkeit und CO2-Bilanz
• Flexibilität und Feedback
• Kostenkontrolle
• Compliance

Mit dem Premium-Feature individueller Reiserichtlinien, kannst du diese per Abteilung oder Mitarbeitenden personalisieren. Dank einer monatlichen Abrechnung wird das Geschäftsreisemanagement für dein Unternehmen - und natürlich für dich - zum Kinderspiel!

Im hektischen Geschäftsleben hilft dir eine zuverlässige Reiserichtlinie, die komplexen Anforderungen der Geschäftsreisen zu meistern. Von der Kostenkontrolle bis hin zum Wohlbefinden deiner Mitarbeitende - eine gute Reiserichtlinie ist der Schlüssel zum Erfolg.