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Die Verwaltung von Reisekosten kann sehr kompliziert sein. Deshalb erklären wir dir hier alles, was du darüber wissen musst. Fangen wir ganz am Anfang an: Was genau sind Geschäftsreisekosten?
Dann gehen wir auf die Herausforderungen ein, die mit Geschäftsreisen verbunden sind, z. B. wie du die Kosten senken und ein für dein Unternehmen angemessenes Ausgabenlimit festlegen kannst.
Also anschnallen und los geht's!
Wenn du für deine Arbeit von deinem normalen Arbeitsplatz an einen anderen Ort reisen musst - zum Beispiel, um Kunden oder andere Zweigstellen deines Unternehmens zu besuchen - werden die Kosten, die dir dabei entstehen, als Geschäftsreisekosten bezeichnet. Das heißt, es handelt sich um Ausgaben, die dir an deinem normalen Arbeitsplatz nicht entstanden wären.
Zu den Reisekosten gehören alle Kosten für die benutzten Verkehrsmittel - in der Regel Flugzeug, Bahn und Auto. Aber das ist noch nicht alles, denn auch Übernachtungen, Verpflegung und die für die Dienstreise benötigte Ausrüstung können zu den Reisekosten gehören.
Warum sollte man also wissen, welche Ausgaben als Geschäftsreisekosten gelten? Einfach ausgedrückt: Wenn du für ein Unternehmen arbeitest, kannst du vernünftigerweise erwarten, dass dieses Unternehmen dir alle Ausgaben bezahlt oder erstattet, die in direktem Zusammenhang mit deiner Geschäftsreise stehen.
Für Unternehmen und Selbstständige ist es wichtig, einen Überblick über die Ausgaben für Geschäftsreisen zu haben. Warum? Weil diese Kosten in der Regel steuerlich absetzbar sind und zur Steuerminderung genutzt werden können.
Unternehmen, die viele Geschäftsreisen unternehmen, haben in der Regel eine Reise- und Spesenordnung. Auf diese Weise behalten Unternehmen den Überblick über die tatsächlichen Reisekosten und können gleichzeitig sicherstellen, dass sich diese in einem angemessenen Rahmen bewegen - eine echte Herausforderung.
"Wie viel kann ich für Geschäftsreisen abrechnen?" - Als Arbeitnehmer*in hängt das davon ab, wohin du reist und was genau in der Reiserichtlinie deines Unternehmens steht.
Wenn du selbstständig bist oder ein Unternehmen hast, kommt es auf die Regelungen des Landes an, in dem du steuerlich ansässig bist. Für Selbstständige und Unternehmen mit beschränkter Haftung gelten strenge Vorschriften für die Reisekostenabrechnung.
Je mehr Geschäftsreisekosten anfallen, desto komplizierter kann ihre Kontrolle werden. Als Selbstständige*r, der/die nur ein paar Mal im Jahr verreist, reicht es vielleicht aus, ein spezielles Konto oder eine Kreditkarte zu haben, über die alle Kosten abgerechnet werden.
Wenn du regelmäßiger reist oder als Unternehmen mehrere Mitarbeiter*innen auf Geschäftsreisen schickst, solltest du wahrscheinlich ein Geschäftsreisebüro oder eine Software für die Verwaltung von Geschäftsreisen und Spesen in Betracht ziehen. Jede dieser Lösungen hat ihre eigenen Vorteile und die Wahl hängt letztendlich von deinen Umständen ab.
Ein Geschäftsreisebüro ist eine sinnvolle Lösung für Unternehmen, die weder die Zeit noch die Ressourcen haben, sich um Buchungen, Richtlinien und Ausgaben im Zusammenhang mit Geschäftsreisen zu kümmern. Im Grunde handelt es sich um die Auslagerung einer Geschäftsreiseabteilung, die sich um die gesamte Verwaltung deiner Geschäftsreisen kümmert.
Wenn du stattdessen lieber selbst die Kontrolle über deine Reisekosten behalten möchtest, ist eine Reise- und Reisekostenmanagementsoftware eine gute Alternative.
Es gibt viele verschiedene Anbieter von Reise- und Spesenmanagement-Software mit unterschiedlichen Anforderungen an Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität. Die meisten wurden für große Unternehmen entwickelt, die eine oder mehrere dieser Softwarelösungen einsetzen.
Reisemanager benötigen oft eine spezielle Schulung, um diese Software effizient nutzen zu können. Wer auf der Suche nach einer Anwendung für Reisekostenabrechnung ist, die besonders anwenderfreundlich und flexibel ist und von Unternehmen jeder Größe genutzt werden kann, sollte einen Blick auf FREENOW for Business werfen.
Das FREENOW Admin Panel ist eine digitale Reisekostenmanagement-Lösung, mit der Du und Deine Mitarbeiter eure Geschäftsreisen über eine einfache und benutzerfreundliche Oberfläche mit einer Vielzahl von Reisemöglichkeiten verwalten können.
Eine Geschäftsreise-App wie FREENOW macht die Verwaltung von Geschäftsreisen und Reisekosten einfacher, effizienter und kostengünstiger, indem sie Funktionen wie Online-Buchungen, Kostenerfassung und die Verwaltung von Reiserichtlinien für Unternehmen und Einzelpersonen bietet.
Admin Panel, die Geschäftsreise-App von FREENOW, ist eine der besten Apps zur Reisekostenerfassung. Sie ermöglicht es, die Planung von Geschäftsreisen direkt auf die Bedürfnisse der Reisenden abzustimmen, ohne sie zusätzlich zu belasten.
Deine Mitarbeiter*innen können ihre Reisen ganz nach ihren Wünschen planen und sind gleichzeitig mit einem zentralen Verwaltungssystem verbunden. Dieses behält den Überblick über die Ausgaben und stellt sicher, dass deine Reiserichtlinien eingehalten werden.
Kosten senken - eigene Reiserichtlinien und Kostenstellen erstellen und verwalten, um die Ausgaben unter Kontrolle zu halten.
Reduziere den CO2-Ausstoß deines Unternehmens - FREENOW verfügt über eine der größten Flotten elektrischer und emissionsfreier Fahrzeuge in Europa, die deinem Unternehmen hilft, den CO2-Ausstoß zu reduzieren. Die Software kann den CO2-Fußabdruck jedes Geschäftsreisenden aufzeichnen und detaillierte CO2-Berichte erstellen. Anhand dieser Informationen kannst du deine Nachhaltigkeitsziele und deine CSR-Strategie festlegen und deine Reiserichtlinien anpassen, um deinen CO2-Ausstoß zu reduzieren.
Mobilitätsbudget - Mit der App von FREENOW können deine Mitarbeiter*innen für ihre Geschäftsreisen Vorteile erzielen, die mit einem eigenen Firmenwagen vergleichbar sind. Sie erhalten ein monatliches Budget, das sie für ihre persönlichen Reisen ausgeben können, sei es für den Weg zur Arbeit, zum Ausgehen oder in den Urlaub.
Obwohl Reisekosten oft ein wichtiger Bestandteil der Geschäftstätigkeit sind, können sie leicht aus dem Ruder laufen und am Ende ein Vielfaches der Einnahmen verschlingen.
Dies lässt sich vermeiden, indem man eine Reisekostenrichtlinie aufstellt, in der die verschiedenen Reisekostenkategorien und die wichtigsten Ausgabengrenzen klar definiert sind.
Hier einige Tipps zur Festlegung von Ausgabengrenzen, die sowohl für Unternehmen als auch für Reisende fair sind:
Verkehr
Flugreisen - die meisten Geschäftsreisenden akzeptieren Economy-Class-Flüge für Kurzstrecken.
Landverkehr - fordere deine Mitarbeiter*innen dazu auf, diese kostengünstigen und zeitsparenden Verkehrsmittel zu nutzen.
Unterkunft - biete deinen Mitarbeiter*innen die Wahl eines Standardzimmers in einem Hotel mit einer bestimmten Sternekategorie oder lege einen Höchstpreis pro Nacht fest.
Verpflegung
Tägliches Essensgeld - lege einen Höchstbetrag pro Tag fest, damit deine Mitarbeiter*innen selbst entscheiden können, wie viel sie für jede Mahlzeit ausgeben möchten.
Alkohol - in den meisten Unternehmen sind alkoholische Getränke nicht im Preis inbegriffen, es sei denn, sie werden zur Begrüßung eines Kunden angeboten.
Trinkgeld - passe das Trinkgeld den jeweiligen Landesgegebenheiten an, d. h. in Ländern, in denen Trinkgeld erwartet wird, wie z. B. in den USA, solltest du den üblichen Betrag für Trinkgeld einkalkulieren, sofern dieser nicht bereits als Servicegebühr in der Rechnung enthalten ist.
Unterhaltung - Die meisten Unternehmen legen ein Limit oder eine Preisspanne pro Kunde fest.
Extras - Lege fest, welche Extras im Preis enthalten sind, z. B. Internetzugang, Parkgebühren, Druckkosten usw.
Mit der Geschäftsreisesoftware von FREENOW kannst du ganz einfach deine Reiserichtlinien festlegen und deren Einhaltung sicherstellen.
Lege deine Reiseregeln und -beschränkungen einfach über das Admin Panel fest. Du kannst Reisen nach Ort, Fahrzeugtyp, Zahlungsart und vielem mehr definieren und so deinen Account an die Bedürfnisse deines Unternehmens anpassen.
Geschäftsreisen sind ein lukratives Geschäft. Tausende von Menschen unternehmen jedes Jahr Geschäftsreisen, und auch kleine Unternehmen wollen an der globalen Wirtschaft teilhaben. Geschäftsreisen sind jedoch nicht billig, und kleine Unternehmen müssen sorgfältig abwägen, ob sich die Investition lohnt.
Die durchschnittlichen Kosten für Geschäftsreisen können je nach Reiseziel erheblich variieren. Ein Flug innerhalb Europas kann zwischen 200 und 500 Euro auf einem Linienflug kosten oder nur 10 Euro, wenn man mit einem Billigflieger fliegt und auf ein Schnäppchen wartet. In der Business Class auf Langstreckenflügen muss man jedoch mit einem vierstelligen Betrag rechnen.
Auch die Kilometerpreise für Autofahrten variieren von Land zu Land und reichen von 0,19 € in Spanien bis 0,53 € in Finnland. Noch extremer sind die Unterschiede bei Taxis: Eine 3 km lange Fahrt kann zwischen weniger als 1 € in Delhi und mehr als 20 € in Zürich kosten.
Ohne Transportkosten liegen die durchschnittlichen Tagesausgaben in Europa bei etwa 400-500 €, während sie in den USA mit etwa 300-400 € etwas günstiger sind. Die günstigsten Destinationen für Geschäftsreisen liegen in Asien, auch hier ist Delhi mit rund 200 € pro Tag eine der günstigsten Destinationen.
Geschäftsreisen können für ein Unternehmen sehr profitabel sein - sonst wären sie kein so großes Geschäft! Wenn du dir die Zeit nimmst, sie gut zu planen und dafür sorgst, dass die Kosten nicht übermäßig hoch sind, wird sich die Investition auf jeden Fall auszahlen. Hier sind einige Tipps, wie du deine Geschäftsreisekosten senken kannst:
Biete mehr Flexibilität, um die besten Reiseangebote nutzen zu können.
Vergiss nicht, die Mehrwertsteuer auf deine Reisekosten abzurechnen, wenn du mehrwertsteuerpflichtig bist.
Empfehle, wann immer möglich öffentliche Verkehrsmittel zu benutzen.
Schaffe Anreize für besonders reisefreudige Mitarbeiter*innen, um sie zum Sparen zu bewegen.
Nutze eine Geschäftsreise-App wie FREENOW für Unternehmen, um die besten Tarife zu erhalten und den Überblick über deine Ausgaben zu behalten.
Wenn du dir noch nicht sicher bist, welche Kosten als Geschäftsreisekosten gelten, findest du hier einige Beispiele für steuerlich absetzbare Geschäftsreisekosten:
Fahrten mit dem Flugzeug, Zug, Bus oder Auto zwischen deinem Wohnort und dem Ziel deiner Geschäftsreise. (Wenn du ein Ticket bekommst oder im Rahmen eines Vielfliegerprogramms oder ähnlichem kostenlos fährst, sind deine Kosten gleich Null.)
Kosten für ein Taxi oder ein anderes Verkehrsmittel zwischen
dem Flughafen oder Bahnhof und deinem Hotel
dem Hotel und dem Arbeitsplatz deiner Kunden oder Klienten, dem Ort deiner Geschäftsbesprechung oder deinem vorübergehenden Arbeitsplatz
Die Beförderung von Gepäck, Mustern oder Ausstellungsmaterial zwischen deinem festen und deinem vorübergehenden Arbeitsplatz.
Nutzung deines Autos während deines Geschäftsaufenthalts. Du kannst die tatsächlichen Kosten oder den Standard-Kilometerpreis sowie Maut- und Parkgebühren absetzen. Wenn du ein Auto mietest, kannst du nur den geschäftlichen Teil der Ausgaben absetzen.
Unterkunft und Geschäftsessen
Reinigung und Wäscherei während der Reise
Geschäftsgespräche während der Geschäftsreise. (Dies gilt auch für geschäftliche Kommunikation per Fax oder andere Kommunikationsmittel.)
Trinkgelder, die du für Dienstleistungen zahlst, die Teil dieser Ausgaben sind
Sonstige übliche und notwendige Ausgaben während der Geschäftsreise. (Dazu gehören z. B. Kosten für die An- und Abreise zu einem Geschäftsessen, Kosten für die Miete eines Computers, Parkgebühren usw.).
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Einführung moderner Tools wie das FREENOW Admin Panel für Geschäftsreisen nicht nur eine clevere Idee, sondern auch von strategischer Bedeutung für die effektive Verwaltung von Geschäftsreisekosten ist. Hier erfährst du, wie unsere Geschäftsreise-Tools deine Geschäftsprozesse optimieren können.
