Mach mehr aus deinen Geschäftsreisen: Die besten Softwarelösungen für Reisebuchungen

Heute können selbst kleine Unternehmen problemlos nationale und internationale Geschäftsreisen ohne Geschäftsreisebüro organisieren. Du musst kein großer Konzern sein, um dein Team selbstständig über Landesgrenzen hinaus zu bringen. Sobald dein Unternehmen wächst, werden deine Mitarbeitenden wahrscheinlich öfter auf Geschäftsreisen sein.

Am Anfang ist der Bedarf vielleicht noch überschaubar. Doch mit zunehmendem Erfolg kann die Planung schnell kompliziert werden. Genau hier hilft dir die passende Reisesoftware oder ein Geschäftsreise Tool.

Mit der richtigen Reisemanagement Software oder einem Travel Management System sparst du Zeit, behältst Kosten im Blick und machst die Reiseplanung für dein Team deutlich einfacher.

Wie findest du die richtige Reisesoftware-Lösung?

Wenn du die passende Reisesoftware für dein Unternehmen suchst, solltest du deine Bedürfnisse, solltest du dir überlegen, wie du sie mit Bedacht auswählst. Diese Kriterien können dir bei der Auswahl helfen:

• Funktionen: Welche Features sind für deine Geschäftsabläufe wichtig?
• Budget: Wie viel willst du investieren? Gibt es Toolkosten pro Buchung oder pro Mitarbeitenden? Gibt es einen Mindestumsatz ?
• Benutzerfreundlichkeit: Ist die Software leicht verständlich für dein Team?
• Integration: Lässt sie sich nahtlos mit bestehenden Systemen verbinden?

Die richtige Travel Management Software passt sich den Bedürfnissen deines Unternehmen an – nicht umgekehrt.

Erwäge, wie viel du bereit bist, für die Software auszugeben. Achte darauf, dass die Software benutzerfreundlich und für deine verständlich und einfach zu bedienen ist. Stelle sicher, dass die Software nahtlos mit deinen bestehenden Systemen zusammenarbeiten kann.

Unser umfassender Leitfaden zum Thema Reisesoftware für Kleinunternehmen

Es gibt viele Anbieter von Geschäftsreisen Software, die sich speziell an kleine und mittelständische Unternehmen richten. Hier ein Überblick:

• Freenow: Bietet umfassende Möbilitätslösungen, die auf die Bedürfnisse von Kleinunternehmen zugeschnitten sind. Europas größte Auswahl an umweltfreundlichen Verkehrsmitteln macht das Reisen einfacher und effizienter. So wird auch der CO2-Fußabdruck deines Unternehmens kleiner. Die App bietet viele Funktionen, wie z.B. die Vorbestellung von Taxis. Wichtig: Mit der App kann dein Team ihre Mobilität vor Ort selbst in die Hand nehmen.
• TravelPerk: Eine umfassende Plattform für Travel Management Systeme, die speziell für kleinere und mittlere Unternehmen entwickelt wurde. Sie bietet Funktionen wie Buchungsverwaltung, Kostenüberwachung, Berichterstattung und unterstützt Reisende.
• TripActions: Moderne Geschäftsreiseplattform mit Buchungstools, Spesenmanagement und Hilfestellung für Reisende. . Sie richtet sich an Unternehmen aller Größen. Die benutzerfreundliche Oberfläche besonders für kleine Unternehmen von Vorteil sein kann.
• TripIt: Verwalte alle Reiserouten, Buchungen und Reisepläne an einem Ort. Ideal für kleine Unternehmen mit häufig reisenden Mitarbeitenden, die eine einfache Möglichkeit brauchen, ihre Reisen effektiv zu erfassen.
• TravelBank: Bietet Reisebuchung und Spesenmanagement für kleine und mittlere Unternehmen. Es bietet Funktionen wie Budgetierung, Spesenabrechnung und Belohnungen für kostensparendes Verhalten.
• Concur Travel (SAP): Skalierbare Lösung für alle Unternehmensgrößen. SAP klingt natürlich zunächst nach einer Enterprise-Lösung, doch die skalierbaren Funktionen können auch für Kleinunternehmen von Vorteil sein. 
• Zoho Expense: Zoho Expense ist Teil der Zoho Suite von Geschäftsanwendungen und bietet Spesenmanagementlösungen für Kleinunternehmen. Dank seiner Integrationsmöglichkeiten mit anderen Reisebuchungsplattformen ist es ein nützliches Tool für die Verwaltung von Reisekosten
• Expensify: Es ist eine Software zur Verwaltung von Spesen. Sie lässt sich einfach in verschiedene Reisebuchungsplattformen integrieren. Besonders für Kleinunternehmen gedacht, die ihre Spesenabrechnung für reisebezogene Ausgaben effizienter gestalten wollen.

Vorteile einer Geschäftsreisen Software für dein Unternehmen

Mit einer Reisemanagement Software kannst du deine Geschäftsreisen effizient organisieren. Wichtige Funktionen sind:

• Buchung & Reisemanagement: Flüge, Hotels, Mietwagen, Taxis – alles an einem Ort. Sie ermöglicht es den Mitarbeitenden, nach Bestandteilen der Reise zu suchen und diese zu buchen. Hinterlegte Reiserichtlinien, stellen Compliance und Budgeteinhaltung sicher. Nach der Buchung finden die Reisenden alle Tickets und Bestätigungen an einem Ort. Du als Travel Admin behältst ebenfalls den Überblick.
• Reisekostenmanagement : Belege erfassen, Spesenabrechnungen einreichen, Prozesse automatisieren. Viele Geschäftsreise Tools enthalten auch Spesenmanagement-Features, mit denen die Reisenden Ausgaben einreichen und erstattet bekommen können. Diese Tools automatisieren oft den Prozess der Spesenabrechnung, setzen die Unternehmensrichtlinien durch und erleichtern die Rückerstattungsverfahren.
• Reiserichtlinien: Eine Geschäftsreisesoftware kann bei der Erstellung und Durchsetzung von Reiserichtlinien des Unternehmens helfen. Administratoren können die Richtlinien individuell anpassen und sicherstellen, dass die Mitarbeitenden bei der Buchung von Reisen die Richtlinien einhalten.
• Reise-Risikomanagement: Mithilfe der von Sicherheits-Features werden die Reisenden auf Geschäftsreisen bestmöglich geschützt. Die Geschäftsreise-Software verwaltet Reiserisiken und sorgt für Sicherheit. Dies kann Echtzeit-Reisewarnungen, Notfall-Hilfsdienste und Funktionen zur Nachverfolgung von Reisenden umfassen.
• Analysen & Berichte: Eigentlich alle Geschäftsreisesoftware bieten unterschiedliche Analyse- und Berichtstools, die deinem Unternehmen Einblicke in Reiseausgabenmuster und -trends verschaffen. Diese Funktionen helfen dir, deine Reisebudgets zu verbessern. Du kannst Kosteneinsparungen erkennen und deine Nachhaltigkeitsziele festlegen. Außerdem kannst du die Einhaltung dieser Ziele überwachen. So triffst du bessere Entscheidungen für deine Geschäftsreisen.
• Integrationen: Nahtloser Datenaustausch mit Buchhaltung, HR oder CRM-Systemen. Viele Softwarelösungen für Dienstreisen bieten Integrationen mit anderen Tools wie Buchhaltungssoftware, Personalverwaltungssystemen (HRMS) und Customer Relationship Management (CRM)-Plattformen. Dies ermöglicht einen nahtlosen Datenaustausch und die Automatisierung von Arbeitsabläufen zwischen den verschiedenen Abteilungen deines Unternehmens.

Geschäftsreisen effizient und angenehm gestalten

Die richtige Travel Management Software vereinfacht den gesamten Prozess, egal ob für kleine, mittelständische oder Enterprise-Unternehmen:

• Kostenkontrolle und Budgetoptimierung: Besserer Überblick über Kosten und Potenziale
• Einfachere Buchung von Reisen
• Effizientere Spesenabrechnung
• Sicherere, angenehmere Reiseerlebnisse für dein Team: Leichtere Vor- und Nachbereitung der Reisen

So können sich deine Mitarbeiter*innen auf ihre Arbeit konzentrieren, du sparst Zeit und Ressourcen und stellst sicher, dass alle Geschäftsreisen reibungslos verlaufen.

Fazit

Mit der passenden Reisesoftware wird Geschäftsreisemanagement für kleine Unternehmen einfach. Du kannst Kosten sparen, Prozesse optimieren und das Reiseerlebnis deines Teams verbessern.

Finde jetzt die Software, die zu deinem Unternehmen passt, und mach Geschäftsreisen unkompliziert – so kannst du dich voll auf das Wachstum deines Unternehmens konzentrieren.

Worauf wartest du also noch? Finde die Geschäftsreisesoftware, die dir und deinen Mitarbeitern*innen das Reisen leicht macht. So kannst du dich ganz auf das Wachstum deines Unternehmens konzentrieren.