Geschäftsreisen

Sep 17, 2025
Frau im Taxi auf Geschäftsreise am arbeiten
Zur Zwischenablage hinzugefügt
Teilen

Geschäftsreisen klingen oft glamourös – neue Städte, Meetings mit spannenden Kontakten und ein Tapetenwechsel fürs Büro. In der Realität können sie jedoch ziemlich stressig sein. Zwischen Terminen, Flügen und Hotelwechseln bleibt oft wenig Zeit, um wirklich produktiv zu arbeiten.

Was nämlich häufig vergessen wird: dein Business as Usual bleibt meist nicht zuhause und so leidet deine Work-Life Balance auf Geschäftsreisen zusätzlich.

Genau hier setzen unsere Produktivitätstipps an: Mit der richtigen Vorbereitung, den passenden Tools und ein wenig Planung kannst du deine Geschäftsreise nicht nur überstehen, sondern sie zu einer besonders produktiven Zeit machen.

Hier sind unsere sieben besten Tipps, wie du deine Geschäftsreisen in Sachen Produktivität optimierst.

1. Plane und priorisiere deine Reiseroute und Meetings

Benjamin Franklin wusste schon: „Wer sich nicht vorbereitet, bereitet sich darauf vor, zu scheitern.“ Das gilt besonders auf Geschäftsreisen. Ein klarer Plan sorgt dafür, dass du entspannter reist, keine Zeit verschwendest und dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst.

Wenn du mehrere Orte besuchst, plane die optimale Reihenfolge deiner Termine und reduziere so unnötige Wege. Ein strukturierter Reiseplan hilft dir, Prioritäten zu setzen, Pufferzeiten einzuplanen und Stress zu vermeiden.

Unser Tipp: Notiere dir nicht nur die Uhrzeiten deiner Meetings, sondern auch die Zeiten für Check-in, Transfers und kleine Pausen. Das schafft Raum für spontane Aufgaben und hält dich produktiv.

2. Nutze die Reisezeit für produktives Arbeiten

Die Zeit im Zug, Flugzeug oder Auto ist oft unterschätzt – sie kann ein echter Produktivitätsschub sein. Mit der richtigen Vorbereitung kannst du schon unterwegs Aufgaben erledigen, E-Mails beantworten oder dich auf Meetings vorbereiten.

Prüfe vor der Reise, welche Transportmittel für das Arbeiten geeignet sind: Viele Zugverbindungen (auch Regionalzüge) bieten Steckdosen, WLAN und Tische – perfekt für konzentriertes Arbeiten. Flughäfen verfügen über Lounges, die wie kleine Büros funktionieren.

Tipp: Achte darauf, dass Laptop, Smartphone und alle nötigen Ladegeräte voll aufgeladen sind. Prüfe außerdem, ob dein Internetzugang am Zielort funktioniert. Wenn nicht, lohnt sich der Kauf einer lokalen SIM-Karte. So kannst du überall effizient arbeiten.

Übrigens: Das gilt rechtlich in Sachen Reisezeit als Arbeitszeit.

3. Dokumente digitalisieren – alles in der Cloud

Auf Geschäftsreisen kann alles passieren: Dokumente könnten verloren gehen, Geräte kaputtgehen oder unerwartet benötigt werden. Produktivität auf Reisen hängt stark davon ab, dass du jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Unterlagen hast.

Cloud-Dienste wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive ermöglichen es, Dokumente zentral zu speichern, zu teilen und von jedem Gerät aus zu bearbeiten. So bist du flexibel und kannst auch unterwegs auf alle Unterlagen zugreifen – ein Muss für produktive Geschäftsreisen.

Unser Tipp: Organisiere die Dokumente nach Kategorien (Verträge, Präsentationen, Reisepapiere) und halte sie aktuell. Das spart dir im Notfall wertvolle Zeit.

4. Effizient packen: Weniger ist mehr

Weniger Gepäck bedeutet mehr Bewegungsfreiheit, weniger Stress und mehr Energie für produktives Arbeiten. Packe nur das, was du wirklich brauchst, und vertraue darauf, dass Hotels oft Grundausstattung bereitstellen.

Tipp: Eine gut durchdachte Packliste hilft dir, nichts zu vergessen und gleichzeitig Überflüssiges zu vermeiden. Wechselkleidung, Ladegeräte, wichtige Unterlagen und Basics reichen in der Regel aus.

Bonus: Weniger Gepäck spart Zeit bei Check-in und Gepäckaufgabe und reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass du auf Geschäftsreisen gestresst startest. 

➡️ Hier gehts zur Packliste für Geschäftsreisen.

5. Mit Apps für Produktivität den Überblick behalten

Apps können deine Geschäftsreisen deutlich leichter und produktiver machen. Sie helfen, Termine zu koordinieren, Ausgaben zu verwalten und unterwegs organisiert zu bleiben. Hier sind einige Empfehlungen, die den Mehrwert deiner Geschäftsreise erhöhen:

  • TripIt: Verwalte alle Reisepläne an einem Ort. Die App scannt Bestätigungs-E-Mails und erstellt automatisch detaillierte Reiserouten.
  • Expensify: Perfekt für Reisekostenmanagement. Belege fotografieren, Ausgaben tracken und Abrechnungen erstellen – alles in einer App.
  • Google Trips: Hilft, Sehenswürdigkeiten zu entdecken, Reiserouten zu erstellen und den Überblick zu behalten.
  • TripAdvisor: Bewertungen, Empfehlungen und Tipps von anderen Reisenden.
  • FLIO: Die ultimative Flughafen-App, inklusive Flugtracking, Tipps und Infos rund ums Boarding.
  • Freenow: Buch deine Mobilität einfach und flexibel – Taxi, Mietwagen oder Ride-Sharing, alles in Echtzeit und mit digitalen Quittungen.

Mit diesen Tools kannst du deine produktiven Geschäftsreisen effizient gestalten, weniger Zeit mit organisatorischem Aufwand verschwenden und dich voll auf deine Meetings konzentrieren.

6. Zeitzonen clever managen

Längere Geschäftsreisen bedeuten oft, dass du Zeitzonen überquerst. Wer das ignoriert, riskiert Müdigkeit, Konzentrationsprobleme und Stress – die größten Produktivitätskiller.

Plane deinen Tag so, dass du ausreichend Schlaf bekommst, und berücksichtige Pausen, um dich an die neue Zeitzone zu gewöhnen. Ein kleiner Trick: Versuche schon ein bis zwei Tage vor der Abreise, deinen Schlafrhythmus anzupassen. So startest du erfrischt und bereit für deine Meetings.

Tipp: Apps wie World Time Buddy oder die Kalenderfunktion deines Smartphones helfen dir, Termine über verschiedene Zeitzonen hinweg zu koordinieren.

7. Kommunikation nutzen, um informiert zu bleiben

Produktive Geschäftsreisen leben von Kommunikation. Egal ob E-Mail, Slack oder Teams – halte Kontakt zu deinem Team, informiere über deinen Status und kläre kurzfristige Fragen.

Regelmäßige Updates sorgen dafür, dass du im Projektfluss bleibst, auch wenn du unterwegs bist. Gleichzeitig verhindert es Missverständnisse oder Verzögerungen.

Tipp: Richte dir feste Check-in-Zeiten ein, zum Beispiel morgens und abends. So bleibst du vernetzt, ohne in ständiger Ablenkung zu sein.

8. Automatisiere, was geht

Von der Reisekostenabrechnung bis zu Kalendereinträgen – vieles lässt sich mit smarten Tools oder Produktivitäts Apps automatisieren. So sparst du Zeit und reduzierst Ablenkungen.

Beispiele: Automatische Weiterleitung von Buchungsbestätigungen in deine Reise-App oder digitale Quittungen über Freenow direkt ins Abrechnungssystem.

Fazit: Mit Planung, Tools und Fokus produktiver reisen

Geschäftsreisen müssen nicht stressig sein. Mit den richtigen Produktivitätstipps, effizienten Apps und durchdachter Planung kannst du Zeit sparen, konzentriert arbeiten und deine Reisen sogar genießen. Plane deine Route clever, nutze die Reisezeit für produktives Arbeiten, digitalisiere Dokumente, packe effizient, halte Termine und Ausgaben mit Produktivitäts Apps im Blick, manage Zeitzonen smart und bleibe über Kommunikationsmittel vernetzt.

Wenn du das beherzigst, werden deine Geschäftsreisen nicht nur produktiver, sondern auch entspannter – und du kommst erfrischt und fokussiert an deinem Ziel an.

Für noch mehr Effizienz unterwegs, schau dir unsere unsere Mobilitätslösungen bei Freenow vom Taxi bis zum Ride-Sharing, alles flexibel und digital nachverfolgbar.

Zur Zwischenablage hinzugefügt
8 Tipps für maximale Produktivität auf Geschäftsreisen | Freenow