Dienstreisen und Steuern in Deutschland: Was du wissen musst

Dienstreisen gehören für viele zum Arbeitsalltag – ob Kundentermin in einer anderen Stadt, ein Fachkongress oder ein Workshop. Klar, solche Trips sind spannend und oft wertvoll für den Job, aber sie kosten auch Geld. Im Schnitt gibt eine deutsche Geschäftsreisende oder ein Geschäftsreisender 2024 rund 400 Euro pro Reise aus.

Die gute Nachricht: Viele dieser Ausgaben kannst du steuerlich geltend machen. Damit senkst du deine Steuerlast – und schonst deinen Geldbeutel. In diesem Blog erfährst du:

• welche Kosten du bei einer Dienstreise steuerlich absetzen kannst,
• wie du sie in deiner Steuererklärung einträgst,
• was gilt, wenn dein Arbeitgeber Kosten übernimmt,
• und wie Freenow dir hilft, den Überblick zu behalten.

Was gilt als Dienstreise?

Eine Dienstreise liegt vor, wenn du beruflich bedingt an einem anderen Ort arbeitest, der nicht dein regelmäßiger Arbeitsplatz ist. Das kann ein Termin bei Kund*innen, ein Seminar oder sogar ein Betriebsausflug sein.

Klingt einfach – doch steuerlich lohnt es sich, genau hinzuschauen. Gerade wenn du remote arbeitest, ist es wichtig, zwischen deinem Homeoffice und dem eigentlichen Arbeitsort zu unterscheiden. Erst wenn der Einsatzort zeitlich befristet und außerhalb deiner üblichen Arbeitsstätte liegt, gilt er als Dienstreise im steuerlichen Sinn.

Welche Kosten kannst du von der Steuer absetzen?

Wenn du eine Geschäftsreise steuerlich absetzen möchtest, gibt es mehrere Kategorien von Reisekosten, die du berücksichtigen solltest.

1. Verpflegungspauschale

Essen unterwegs kostet. Damit du nicht jeden belegten Bagel einzeln nachweisen musst, gibt es Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand:

• 28 Euro pro Tag, wenn du mehr als 24 Stunden unterwegs bist.
• 14 Euro für An- und Abreisetage sowie für Trips mit mindestens 8 Stunden Abwesenheit.

Bei Auslandsreisen gelten eigene Spesensätze / Pauschalen je nach Land. Aber Achtung: Bekommst du kostenlose Mahlzeiten (z. B. im Hotel), musst du diese von der Pauschale abziehen.

Fahrtkosten

Ganz egal, ob Zugticket, Flug oder Taxi – die Fahrtkosten deiner Dienstreise kannst du steuerlich absetzen.

• Mit dem privaten Auto gilt die Kilometerpauschale: 30 Cent pro Kilometer bis 20 km, danach 36 Cent ab dem 21. Kilometer.
• Bei öffentlichen Verkehrsmitteln (Bus, Bahn, U-Bahn) setzt du die tatsächlichen Ticketpreise an.
• Auch Taxis oder Ride-Hailing-Dienste wie Freenow kannst du angeben – hier zählt der Rechnungsbetrag.

Wichtig: Fahrten mit dem Firmenwagen setzt du nicht extra an, da sie bereits vom Arbeitgeber übernommen werden.

Übernachtungskosten

Schläfst du im Hotel, kannst du die tatsächlichen Kosten steuerlich absetzen – solange du eine Rechnung hast. Enthält der Preis Frühstück, musst du diesen Teil herausrechnen, weil er schon über die Verpflegungspauschale abgedeckt ist.

Keine Rechnung? Dann gilt die Übernachtungspauschale von 20 Euro pro Nacht innerhalb Deutschlands.

Nebenkosten der Dienstreise

Auch die kleinen Posten summieren sich: Parkgebühren, Maut, Internet im Hotel oder das U-Bahn-Ticket zwischen Hotel und Terminort. Alle diese Nebenkosten gehören in deine Steuererklärung.

Tipp: Sammle die Belege direkt digital, damit nichts verloren geht.

Wenn der Arbeitgeber zahlt

Viele Firmen übernehmen einen Teil der Kosten – was super ist. Steuerlich gilt: Alles, was dir dein Arbeitgeber erstattet, kannst du nicht zusätzlich absetzen.

Typische Fälle:

• Verpflegungspauschalen bis zur gesetzlichen Höhe bleiben steuerfrei.
• Kilometerpauschale kann ebenfalls steuerfrei erstattet werden.
• Übernachtungskosten werden in voller Höhe anerkannt, wenn dein Unternehmen zahlt.

Aber: Falls nur ein Teil übernommen wird, darfst du den Rest selbst in deiner Steuererklärung für Dienstreisen ansetzen. Beispiel: Hotel wird erstattet, Essen nicht → Verpflegungspauschale angeben.

So gibst du Dienstreisen in der Steuererklärung an

Die Reisekosten deiner Dienstreisen fallen in deiner Steuererklärung unter Werbungskosten. Hierzu dient die Anlage N.

Dort trägst du alle Reisekosten ein, die im Rahmen deiner beruflichen Auswärtstätigkeit entstanden sind. Dazu zählen auch Fahrten zu Bewerbungsgesprächen oder Fortbildungen.

Die wichtigsten Punkte für deine Dienstreisen Steuererklärung:

• Verpflegungspauschale: bei Abwesenheiten von mehr als 8 Stunden.
• Fahrtkosten: egal ob Kilometerpauschale oder tatsächliche Kosten für Bahn, Taxi, Flug.
• Übernachtungskosten: abzüglich Frühstück oder anderer inkludierter Mahlzeiten.
• Nebenkosten: alles von Parktickets bis WLAN.

Belege sind Pflicht! Rechnungen, Tickets und Quittungen solltest du griffbereit haben.

Geschäftsreisen mit Freenow: Einfacher, digitaler, smarter

Mobilitätsdienste wie Freenow machen deine Dienstreisen nicht nur angenehmer, sondern helfen auch bei der Steuer.

Deine Vorteile mit Freenow for Business:

• Digitale Belege: Alle Fahrten werden in deinem Konto gespeichert. Am Monatsende hast du eine Übersicht, die du direkt für deine Steuer nutzen kannst – ohne Papierchaos.
• Tatsächliche Kosten statt Pauschalen: Bei Taxis und Ride-Hailing setzt du die echten Kosten an. Besonders auf kurzen Strecken kann das günstiger sein als die Kilometerpauschale.
• Mehr Komfort, weniger Stress: Keine Parkplatzsuche, kein Gedränge im ÖPNV. Stattdessen mehr Zeit und Ruhe für deine eigentlichen Aufgaben.

Ob Kundentermin in der City oder der Weg zum Bahnhof – mit Freenow bist du flexibel und steuerlich bestens aufgestellt.

Warum sich Dienstreisen steuerlich absetzen immer lohnt

Geschäftsreisen verursachen oft hohe Kosten – von durchschnittlich 400 Euro pro Trip ist schnell die Rede. Diese Reisekosten kannst du steuerlich absetzen und so einen großen Teil zurückholen.

Selbst wenn dein Arbeitgeber Teile übernimmt, solltest du den Rest dokumentieren. Jede Quittung kann sich auszahlen.

Falls du unsicher bist, welche Posten erlaubt sind: Steuerprogramme wie Taxfix oder eine Steuerberaterin helfen dir, nichts zu übersehen.

Fazit: Clever reisen, clever sparen

Dienstreisen sind ein wichtiger Teil des Berufslebens – aber sie müssen kein finanzielles Minusgeschäft sein. Mit Verpflegungspauschale, Fahrtkosten, Übernachtung und Nebenkosten hast du gleich mehrere Stellschrauben, um deine Reisekosten Steuer absetzen zu können.

Und mit Freenow an deiner Seite wird nicht nur die Fahrt, sondern auch die Steuererklärung entspannter. Weniger Zettelwirtschaft, mehr Übersicht, mehr Erstattung.

Also: Sammle deine Belege, nutze digitale Tools – und mach das Beste aus deiner nächsten Geschäftsreise.

👉 Kurz zusammengefasst:

• Dienstreisen sind steuerlich absetzbar.
• Wichtig sind Verpflegungspauschalen, Fahrtkosten, Übernachtung und Nebenkosten.
• Arbeitgebererstattungen mindern, aber ersetzen deine Steuerchancen nicht komplett.
• Mit Freenow for Business behältst du alle Ausgaben im Blick – smart, digital und stressfrei.