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En los últimos años, las nuevas tendencias de los viajes de empresa los han convertido en la "nueva normalidad" para muchas organizaciones. Este cambio ha hecho que las reservas de viajes de negocios casi se hayan duplicado desde 2019.
A medida que aumenta el número de empleados que se desplazan por trabajo, también lo hace la necesidad de que las organizaciones dispongan de pautas claras y completas para los viajes de negocios que los empleados (y la empresa) utilicen a modo de guía.
Tanto si quieres mejorar la política de viajes de negocios actual de tu empresa como si quieres crear una desde cero, has venido al lugar adecuado.
Esta guía reúne todo lo que necesitas saber sobre las ventajas, los procedimientos y las prácticas recomendadas para elaborar una documentación normativa lo más eficaz posible. Pero antes, ¿en qué consiste exactamente una política de viajes de negocios, y realmente necesitas una?
¿QUÉ ES UNA POLÍTICA DE VIAJES DE NEGOCIOS?
La política de viajes de negocios de una empresa es el documento formal en el que una empresa establece normas y procedimientos para los desplazamientos de trabajo de sus empleados. Esta política garantiza que el personal siga el protocolo de la empresa cuando se desplaza por negocios, facilitándole toda la información pertinente.
Las políticas de viajes de negocios no solo incluyen pautas para el viaje de negocios en sí, sino también para las tareas que deben hacerse antes y después, como los preparativos y la reserva del viaje y la contabilización de los gastos.
POR QUÉ UNA EMPRESA NECESITA UNA POLÍTICA DE VIAJES
Aunque crear una política de viajes para tu empresa no es un requisito legal, existen obligaciones legales relacionadas con los viajes de trabajo que una política de este tipo ayudaría a cubrir.
Por ejemplo, los empleadores tienen un deber de diligencia y deben garantizar la seguridad de sus empleados. La empresa también debe cumplir diversas normativas relacionadas con las implicaciones fiscales, el reembolso de gastos y los requisitos de visado. Una política de viajes de negocios demuestra que los procedimientos de tu empresa tienen en cuenta todos estos aspectos.
Y aunque puede que tu empresa no "necesite" legalmente una política de viajes corporativa, hay una gran cantidad de ventajas que justifican su existencia.
OCHO VENTAJAS DE CREAR UNA POLÍTICA DE VIAJES DE NEGOCIOS
Disponer de una política de viajes de negocios para el personal es muy beneficioso para tu empresa.
He aquí algunas de las ventajas de una política de este tipo:
Aporta claridad y transparencia
Una política de viajes de empresa adecuada define claramente las expectativas y responsabilidades tanto de la empresa como de los empleados cuando viajan por trabajo. Cuando todas las normas están claramente documentadas, se acabaron las ambigüedades y las conjeturas, lo que en última instancia beneficia a todas las partes implicadas.
Garantiza la seguridad del personal
Los empleadores deben cumplir su deber legal de diligencia siguiendo determinados protocolos de seguridad y mitigando los posibles riesgos asociados a los viajes de negocios. Puedes añadir a tu política medidas de seguridad para los viajes de negocios, como precauciones sanitarias, planes de emergencia y la necesidad de un seguro de viaje.
Estas medidas mejoran la seguridad del personal y demuestran que esta cuestión es importante para ti. Al mismo tiempo, protegen a la empresa de reclamaciones de responsabilidad si los empleados hacen caso omiso de las pautas de la empresa y se ponen en peligro.
Controla los gastos de viaje
Una de las mayores ventajas de tener una política de viajes de negocios es que te ayuda a controlar y gestionar los gastos relacionados con este tipo de viajes.
En tu política, estableces normas para reservar los desplazamientos y el alojamiento, el pago de los gastos de viaje y el reembolso de los gastos a los empleados. También puedes determinar qué opciones de movilidad están permitidas y qué proveedores se prefieren para mantener los costes a raya. Esto ayuda a controlar los gastos de viaje, fomenta la eficiencia y garantiza que los empleados respeten los topes de presupuesto marcados por la empresa.
Reduce las tareas administrativas
En principio, una política de viajes clara y bien pensada facilita a los empleados la organización de los desplazamientos por trabajo, agilizando los preparativos y otras tareas administrativas propias de estos viajes.
Al tener unas pautas claras que seguir, se eliminan buena parte de las ambigüedades, lo que hace que todo el proceso sea mucho más eficaz. Las políticas de viajes también reducen la carga de trabajo de los gestores de viajes y del personal de RR. HH., que pueden remitir a los empleados a la política de la empresa siempre que tengan preguntas sobre los viajes de negocios.
Mejora tu reputación global
Una política de viajes ayudará a tu empresa a supervisar el comportamiento de los empleados cuando viajan por trabajo, al establecer unas normas sobre cómo deben representar a la organización. También demuestra tu compromiso con el bienestar de los empleados y las prácticas empresariales responsables, algo sumamente positivo para la reputación de la compañía.
Mejora la cultura de la empresa
Todo documento que fomente la transparencia en torno a los viajes de negocios es bueno para la cultura de la empresa. Al aplicar las mismas normas y procedimientos a todos los empleados, fomenta un trato equitativo.
Y en el caso de que haya una flexibilidad específica para cada puesto (por ejemplo, si los altos cargos disponen de un mayor presupuesto para viajes), especificarlo en la política ayudará al personal a entender las posibles diferencias en los viajes de negocios.
Atrae a nuevos empleados
Aunque el documento en sí no sea de acceso público, es probable que haya aspectos de la política de viajes que RR. HH. quiera destacar al promocionar la contratación de nuevos talentos.
Por ejemplo, ¿tu política incorpora el bleisure a los viajes de negocios? ¿Utilizas sistemas de ludificación para recompensar al personal por seguir el protocolo de viajes? Este tipo de ventajas son excelentes para la imagen de marca de tu empresa.
Fomenta la sostenibilidad
Incluir directrices para reducir la huella de carbono en los desplazamientos de trabajo convierte la política de viajes en una herramienta clave de sostenibilidad. Esto puede traducirse en priorizar el tren frente al avión en trayectos cortos, fomentar el uso de vehículos eléctricos o compartidos, limitar los viajes innecesarios mediante reuniones online y hacer seguimiento de las emisiones generadas.
De este modo, la empresa mejora su impacto ambiental y refuerza su compromiso con la responsabilidad social corporativa.
PRÁCTICAS RECOMENDADAS EN MATERIA DE POLÍTICA DE VIAJES
Para que una política de viajes de negocios funcione de verdad en el día a día, no basta con redactar un documento y archivarlo. Debe ser clara, práctica y fácil de aplicar para empleados, responsables de equipo y finanzas. Estas buenas prácticas te ayudarán a crear una política útil, coherente y sostenible en el tiempo.
Definir los objetivos de la política de viajes
Antes de redactar una sola línea, es esencial tener claros los objetivos: ¿quieres principalmente controlar gastos, reforzar la seguridad, mejorar la experiencia del empleado, reducir la huella de carbono o todo lo anterior? Definir metas concretas permite tomar decisiones coherentes sobre qué incluir y qué dejar fuera. Además, facilita medir el éxito de la política mediante indicadores claros, como el ahorro medio por viaje, el nivel de satisfacción del personal o la reducción de incidencias y reclamaciones.
Ofrecer flexibilidad
Una política de viajes excesivamente rígida suele generar frustración y, al final, incumplimientos. Es recomendable establecer un marco claro, pero con cierto margen para adaptarse a situaciones concretas: diferentes perfiles de viaje, destinos, urgencias o necesidades personales. Por ejemplo, ofrecer opciones alternativas de transporte o rangos de presupuesto en hoteles dentro de unos límites definidos. Esta flexibilidad controlada mejora la percepción de justicia y facilita que los empleados se sientan respetados, lo que a la larga incrementa el cumplimiento voluntario de la política.
Alinear las necesidades de la empresa con la política de viajes
La política debe estar alineada con la estrategia general de la empresa: objetivos comerciales, expansión internacional, cultura corporativa y compromisos de sostenibilidad. No tiene sentido, por ejemplo, exigir el mínimo gasto posible si al mismo tiempo se apuesta por una experiencia premium para clientes clave. Es importante involucrar a distintos departamentos (finanzas, RR. HH., prevención de riesgos, sostenibilidad) en su diseño. Así se garantiza que el documento refleja la realidad operativa y puede acompañar el crecimiento del negocio sin quedar obsoleto en poco tiempo.
Utilizar las herramientas correctas
La mejor política de viajes puede quedarse en papel mojado si no se apoya en las herramientas adecuadas. Plataformas de reservas corporativas, apps de movilidad, soluciones para gestionar gastos y recibos o sistemas de aprobación online simplifican la aplicación diaria de las normas. Además, permiten centralizar datos y generar informes en tiempo real sobre costes, destinos, proveedores o emisiones. Elegir bien estas herramientas reduce la carga administrativa, minimiza errores manuales y facilita que los empleados cumplan la política casi de forma automática.
Definir presupuesto
Sin un marco económico claro, los viajes de empresa pueden disparar los costes sin control. La política debe fijar límites realistas por tipo de gasto: alojamiento, transporte, dietas o extras, teniendo en cuenta el mercado y el nivel del puesto. Es útil establecer rangos por ciudad o país, así como reglas sobre cuándo se permite una categoría superior (por ejemplo, vuelos de larga distancia o viajes con cliente). Un presupuesto bien definido aporta seguridad a los empleados, facilita la planificación y ayuda a evitar conflictos y sorpresas en la contabilidad.
CÓMO REDACTAR UNA POLÍTICA DE VIAJES DE NEGOCIOS
Hay una gran cantidad de plantillas de políticas de viajes de negocios que puedes utilizar. Son ideales para las empresas más pequeñas que crean por primera vez una política de viajes de trabajo. El diseño y el lenguaje de estas plantillas son básicos, así que lo único que tienes que hacer es adaptar el contenido a los procedimientos de tu empresa.
Las políticas de viajes empresariales sostenibles no solo son una herramienta para reducir las emisiones de carbono y el impacto ambiental, sino que también tienen efectos positivos en la moral y el compromiso de los empleados. Al promover opciones de transporte más sostenibles, como el uso del transporte público, el carpooling, el teletrabajo o el uso de vehículos eléctricos, las empresas no solo están contribuyendo a la reducción de la contaminación atmosférica, sino que también están mostrando su compromiso con valores éticos y responsables.
May López, Directora de Desarrollo de Empresas por la Movilidad Sostenible, subraya la importancia de las políticas de viajes en el ámbito empresarial:
"Una política de viajes contribuye, claramente, al compromiso con la sostenibilidad de la organización ya que reduce las emisiones de CO2 de Alcance 3 y, al mismo tiempo, fideliza a los empleados. Además, contribuye a una mejora de la calidad del aire, del impacto ambiental en general e, incluso, a reducir la siniestralidad in itinere. Por ello, urge un cambio de fiscalidad que ayude a su promoción a nivel empresarial".
Estas palabras resaltan la relevancia de implementar políticas de viajes sostenibles que no solo benefician al medio ambiente, sino también a la propia empresa y a sus trabajadores.
Además, estas políticas pueden tener un impacto significativo en la productividad de los empleados. Al reducir los tiempos de desplazamiento y ofrecer opciones flexibles de trabajo, las empresas pueden ayudar a sus trabajadores a equilibrar mejor sus vidas laborales y personales, lo que a su vez puede traducirse en una mayor satisfacción laboral y una menor rotación de personal.
QUÉ INCLUYE UNA POLÍTICA DE VIAJE DE NEGOCIOS
Una política de viajes de negocios eficaz debe ser un documento práctico, fácil de consultar y lo bastante completo como para resolver la mayoría de dudas habituales. No se trata solo de marcar normas, sino de ofrecer un marco claro que oriente a los empleados antes, durante y después del viaje. Para ello, es fundamental definir cómo se reservan los desplazamientos, qué gastos se permiten, qué niveles de confort son aceptables, qué ocurre en caso de emergencia, qué requisitos legales se aplican y cómo se integran los objetivos de sostenibilidad de la empresa en todos estos aspectos.
Proceso de reserva y aprobación: Debe indicar qué herramientas o plataformas se utilizan para reservar transporte y alojamiento, quién puede hacer las reservas y cuándo es necesaria la aprobación de un responsable. También conviene especificar los plazos mínimos para solicitar los viajes y las excepciones en caso de desplazamientos urgentes o de última hora.
Pautas de gastos: Aquí se detallan los gastos que se pueden cargar a la empresa y los que no, cómo y cuándo presentar justificantes, el uso de tarjetas corporativas y los plazos de reembolso. Es clave definir límites por tipo de gasto (dietas, hoteles, transporte) y el tratamiento del bleisure para evitar malentendidos y conflictos internos.
Especificaciones de viaje y alojamiento: Incluye el nivel de servicio permitido en transporte (turista, preferente, AVE, avión), el tipo de alojamiento recomendado y los rangos de precio por ciudad o país. También puede recoger proveedores preferentes, políticas sobre ascensos de categoría, duración mínima del viaje para ciertas comodidades y criterios de proximidad al lugar de trabajo o evento.
Directrices de seguridad: Establecen cómo viajar de forma segura, qué seguros deben estar activos, cómo actuar en caso de accidente o emergencia y qué hacer en destinos de mayor riesgo. Pueden incluir contactos de urgencia, requisitos de formación previa, recomendaciones sanitarias y uso de canales corporativos para reportar incidencias durante el viaje, tanto dentro como fuera del país.
Requisitos legales: Recogen las obligaciones vinculadas a fiscalidad, visados, permisos de trabajo, protección de datos y cualquier otra normativa aplicable a los viajes de negocios. Debe quedar claro quién gestiona la documentación, con cuánta antelación debe tramitarse y qué responsabilidades asume cada parte para garantizar el cumplimiento legal en todos los desplazamientos.
Medidas de sostenibilidad: Definen cómo integrar la reducción de la huella de carbono en la política de viajes: priorización del tren frente al avión, elección de alojamientos con certificaciones ambientales, uso de vehículos eléctricos o compartidos y límites a los viajes presenciales cuando puedan sustituirse por reuniones online. También es recomendable incluir cómo se medirán y reportarán las emisiones asociadas.
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- Gestión de gastos y recibos
- Procedimientos de reserva
- Sostenibilidad y huella de carbono
- Flexibilidad y aportaciones de los empleados
- Control de costes
- Cumplimiento
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