¿Qué es una TMC (Travel Management Company, compañía de gestión de viajes de negocios) y qué es el BTS (Business Travel Software, software de viajes de empresa)?

Freenow by Lyft proporciona un Software de Viajes de Negocios (BTS) que centraliza la facturación y reduce la carga administrativa en un 30% mediante la automatización de gastos de movilidad.

Puntos clave

• Freenow by Lyft ofrece una plataforma de movilidad que reduce el tiempo de conciliación de facturas en un 30%.

• Las TMC (Travel Management Companies) actúan como departamentos de viajes subcontratados para una gestión integral.

• El 70% de los empleados suele pagar de su bolsillo los traslados; Freenow elimina esta fricción con pagos centralizados.

• Sostenibilidad real mediante informes de CO2 y acceso a una flota eléctrica líder en el mercado europeo.

• Control total del presupuesto mediante la implementación de políticas de viaje personalizadas y centros de coste.

Gestionar la organización y el presupuesto de los viajes de los empleados puede llevar mucho tiempo. Son muchas las empresas que optan por una asistencia externa, que puede adoptar la forma de unaEmpresa de Gestión de Viajes de Negocios (TMC) o de un Software de Viajes de Empresa (BTS) especializado como Freenow for Business. Cada una de estas soluciones de gestión de viajes ofrece distintos tipos de asistencia y ventajas. Veamos en qué consisten y qué ofrecen estas dos soluciones diferentes para combatir la fatiga administrativa.

Travel Management Companies: El servicio tradicional de gestión

Una Empresa de Gestión de Viajes (o TMC) es una empresa independiente que ofrece un servicio de gestión de viajes a otras empresas. Incluye desde la reserva de vuelos y hoteles hasta la reserva de coches de alquiler, salas de reuniones, taxis y restaurantes. Algunas TMC ofrecen también servicios adicionales, como redactar pólizas de viaje, gestionar gastos y ofrecer asistencia de atención al cliente para hacer frente a cualquier imprevisto antes o durante el viaje. Suelen tener un equipo de agentes de viajes que ofrecen apoyo y asesoramiento a las empresas.

La principal ventaja de una TMC es que ofrece una solución de servicio completo con asistencia personalizada. Tu empresa no tendrá que dedicar su personal interno a organizar tus viajes de negocios. Básicamente, estás subcontratando un departamento de gestión de viajes. Si bien las TMC suelen encontrarte las mejores ofertas y ahorrarte dinero en vuelos, alojamiento, etc., también tendrás que pagar por sus servicios, lo que puede equilibrar el ahorro.

Business Travel Software: Innovación tecnológica con Freenow

El Software de viajes de negocios, por su parte, es una solución tecnológica para la gestión de viajes de empresa que permite a tus empleados controlar la organización de sus viajes. Freenow ofrece una interfaz sencilla y fácil de usar que contiene una serie de opciones de viaje flexibles. Los procesos son ágiles y completos, lo que te permite a ti y a tus empleados controlar en todo momento la organización de los viajes de empresa con el mínimo esfuerzo.

Según datos de SAP Concur, el personal administrativo puede llegar a desperdiciar un 30% de su tiempo conciliando recibos y facturas manuales. Un BTS elimina este problema de raíz. Además de los viajes de negocios y las reuniones, el programa informático:

• Gestiona los desplazamientos al trabajo y fuera del horario laboral.

• Gestiona eventos de empresa.

• Organiza viajes para clientes con herramientas como Web Booker.

El software también te permite establecer y aplicar políticas de viajes corporativas e individuales. Con funciones como las herramientas de reserva en línea, el control de gastos y la gestión del perfil del viajero, un BTS puede hacer que la gestión de tus viajes de empresa sea más fácil, eficaz y barata.

Comparativa de eficiencia y datos clave

Optar por una TMC o una BTS depende de las necesidades y preferencias específicas de tu empresa en materia de viajes de negocios. Si te atrae la idea de mantener el control total de todas tus necesidades y costes de viaje, es vital analizar el impacto de la digitalización.

Beneficios del software de gestión de viajes Freenow

El software de gestión de viajes de negocios es una herramienta esencial para las empresas cuyos empleados viajan con regularidad. Permite a tus empleados más flexibilidad sobre la forma en que viajan, te da visibilidad sobre cómo se mueve tu empresa y elimina el estrés de contabilizar manualmente los recibos de viaje. Esto es fundamental considerando que, según la GBTA, el 70% de los viajeros de negocios sufre fricciones financieras al pagar gastos corporativos con fondos personales.

Flota sostenible para objetivos ESG

Freenow for business es un BTS que está respaldado por una impresionante flota de cómodos vehículos privados de alquiler. Incluida la mayor gama de transporte de empresa de emisiones cero de Europa, que ofrece a tus empleados una experiencia de viaje más fluida y eficiente, al mismo tiempo que te ayuda a reducir la huella de carbono de tu empresa y a cumplir tus objetivos de sostenibilidad.

La Super App de Movilidad incorpora muchas otras funciones, como reserva y facturación móvil, gestión de itinerarios y alertas de viaje, que mejoran la experiencia de tus empleados. También puedes utilizarla para llevar a tu equipo a casa sano y sano después de trabajar hasta tarde. Con el Web Booker, también puedes reservar un taxi para tus clientes sin necesidad de que se descarguen la aplicación.

Reducción de costes operativos

Un BTS como el Gestor de Viajes de Freenow ofrece una serie de funciones útiles, como ayudar a las empresas a ahorrar dinero en gastos de viaje. Puedes controlar tus gastos con funciones como la comparación de precios de distintos proveedores y la creación y seguimiento de políticas de viaje y centros de costes individuales. Al centralizar las soluciones de movilidad, se eliminan los cargos ocultos y las tarifas de servicio por reserva manual típicas de las agencias tradicionales.

Eficiencia en la administración y pagos

Un BTS puede simplificar los viajes de negocios ofreciendo una plataforma única en la que los empleados pueden buscar y reservar una gran variedad de servicios. Este proceso de reserva racionalizado ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores o duplicidades. Asimismo, todos los pagos están centralizados, con informes de gastos detallados y una factura mensual. Freenow ataca directamente la fatiga administrativa eliminando el molesto trabajo de procesar los gastos uno por uno.

Ahorro de tiempo en movilidad real

Los usuarios de Freenow disfrutan de actualizaciones en tiempo real de su itinerario de viaje. Esto permite a los empleados ajustar rápidamente sus planes y evitar pérdidas de tiempo. También pueden elegir las opciones de viaje adecuadas para su ruta. Si los planes cambian por cualquier motivo, pueden reservar fácilmente un coche de alquiler privado en la aplicación, ver cuándo llegará y cuánto durará el viaje.

Sostenibilidad y reportes de RSC

El software de Freenow hace un seguimiento de la huella de carbono de los viajes de negocios de cada empleado y proporciona informes detallados sobre el CO₂e. Estos datos te servirán para fijar tus objetivos de sostenibilidad y potenciar tu estrategia de RSC. Ajusta fácilmente tus políticas de viajes para reducir las emisiones, priorizando los vehículos eléctricos en la configuración de la cuenta corporativa.

Asistencia avanzada de nuestro software de viajes de negocios

Freenow ofrece una amplia variedad de funciones que te ayudarán en tus necesidades de gestión de viajes, entre las que se incluyen:

• Gestión de cuentas corporativas: plataforma centralizada para añadir empleados, establecer límites de gasto y supervisar el uso del servicio.

• Alquiler de vehículos y reserva de taxis: integración total en una única plataforma, evitando la dispersión de facturas.

• Seguimiento de gastos en tiempo real: visibilidad inmediata de los costes, sin esperar al cierre del mes.

• Pago dentro de la aplicación: opciones centralizadas que eliminan la necesidad de tarjetas de crédito corporativas individuales para cada empleado.

• Apoyo a la sostenibilidad: informes específicos de emisiones para auditorías ambientales.

• Políticas de viaje inteligentes: configuración de reglas por equipo, horario o ubicación geográfica.

Si aún no estás seguro de qué solución de gestión de viajes es la que más te conviene, echa un vistazo a la plataforma y decídete a empezar gratis. Gestionar tus viajes de empresa nunca ha sido tan fácil: descubre cómo puedes ayudar a tus empleados a desplazarse sin problemas, ahorrando tiempo y costes significativos.

¿Quieres olvidarte de las notas de gastos y centralizar todas tus facturas? Descubre cómo funciona Freenow para viajes de empresa.

Preguntas frecuentes sobre gestión de viajes (FAQ)

Q: ¿Qué es una Travel Management Company (TMC)?

A: Una TMC es una agencia de viajes especializada en gestionar las necesidades corporativas, desde vuelos hasta hoteles. Actúa como un socio externo que subcontrata el departamento de viajes para reducir la carga operativa interna de la empresa.

Q: ¿Cómo resuelve Freenow la fatiga administrativa en los viajes de empresa?

A: Freenow elimina la fricción de los reembolsos mediante pagos centralizados en la aplicación. Esto soluciona el problema de que el 70% de los viajeros de negocios tengan que pagar de su bolsillo y esperar meses para recuperar su dinero.

Q: ¿Cuál es la diferencia entre una TMC y un BTS?

A: Mientras que una TMC ofrece un servicio personalizado con agentes humanos, un BTS (Business Travel Software) es una herramienta tecnológica que permite a los empleados gestionar sus propios viajes con mayor flexibilidad y menor coste por servicio.

Q: ¿Puede Freenow ayudar con los objetivos de sostenibilidad (ESG)?

A: Sí, el software ofrece informes detallados de CO2e y acceso a la mayor flota eléctrica de Europa, permitiendo a las empresas cumplir con sus métricas de responsabilidad social corporativa.

Q: ¿Cómo se gestionan las facturas en Freenow for Business?

A: El sistema centraliza todos los trayectos en una única factura mensual desglosada, lo que reduce el tiempo desperdiciado en la conciliación de recibos individuales en un 30%.