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Gestionar los gastos de los viajes de negocios puede ser algo complejo. Por eso, le explicamos todo lo que necesita saber al detalle. Empezando por el principio: ¿Qué son exactamente los gastos de viajes de negocios?
A continuación, profundizaremos en los retos a los que todos nos enfrentamos con los gastos de viajes de negocios, como la forma de reducir los costes y de establecer un límite de gasto que funcione para su empresa.
De modo que abróchese el cinturón, acelere motores y pongámonos en marcha.
Si su trabajo le obliga a viajar a otro lugar distinto de su lugar habitual de trabajo, por ejemplo, para visitar a clientes o a otras sucursales de la empresa, los gastos en los que incurra durante este viaje se denominan gastos de viaje de negocios. En otras palabras, representan dinero que no habría tenido que gastar si estuviera trabajando en su lugar habitual de trabajo.
Los gastos de viaje por negocios incluyen el coste de cualquier medio de transporte que utilice para llegar a su destino, siendo los más populares los proverbiales aviones, trenes y automóviles. Pero la lista de gastos de viaje por motivos de trabajo no acaba ahí, ya que también pueden incluirse el alojamiento, las comidas y cualquier equipo necesario para realizar su trabajo fuera de casa.
Entonces, ¿por qué es importante saber qué se considera un gasto de viaje de negocios? Simplificando, si trabaja para una empresa, puede esperar razonablemente que esa empresa le pague o le reembolse cualquier gasto en el que incurra y que esté directamente relacionado con su viaje de negocios.
Llevar la cuenta de los gastos de los viajes de negocios es importante tanto para las empresas como para los autónomos. ¿Por qué? Porque estos gastos suelen ser desgravables y pueden utilizarse para reducir la cantidad de impuestos que deben pagar.
Las empresas que requieren muchos viajes de negocios suelen tener una Política de Viajes y Gastos de Negocios. Esto les ayuda a realizar un seguimiento de los gastos de viaje legítimos al tiempo que se aseguran de que se mantienen en un nivel razonable, lo que puede ser un fino acto de equilibrio.
“¿Cuánto puedo reclamar por gastos de viaje de negocios?” Como empleado, depende del lugar al que viaje y de los detalles específicos de la política de viajes de su empresa.
Si es usted autónomo o una sociedad, esto dependerá de la normativa específica del país en el que tenga su residencia fiscal. Existen normativas estrictas que regulan los gastos de viaje de los autónomos y las sociedades limitadas, por lo que las empresas deben estar al tanto de ello.
Cuantos más gastos de viajes de negocios existan, más complicado puede resultar llevar un control de los mismos. Para un autónomo individual que viaja unas pocas veces al año, puede ser tan sencillo como tener una sola cuenta o tarjeta de crédito que utilice para todos sus gastos de empresa.
Si viaja con más regularidad o es una empresa que envía a varios empleados en viajes de negocios, entonces probablemente deba plantearse utilizar una empresa de gestión de viajes o algún tipo de software de gestión de viajes y gastos. Cada uno de ellos tiene sus ventajas particulares y su elección dependerá de su situación.
Recurrir a una empresa de gestión de viajes es una buena solución si no dispone del tiempo y los recursos necesarios dentro de la empresa para ocuparse de las reservas, las pólizas y los gastos de sus viajes de negocios. Esto significa básicamente subcontratar un departamento de viajes de negocios que se encargará de toda la administración relacionada con sus viajes de negocios.
Si prefiere mantener el control directo de sus viajes y gastos de negocios, el software de gestión de viajes y gastos es una gran alternativa.
Existen muchos proveedores de software de gestión de viajes y gastos en el mercado, con distintos grados de facilidad de uso y funciones. La mayoría están diseñados para grandes empresas que emplean a uno o más.
Los gestores de viajes suelen requerir una formación específica para manejarlos con eficacia. Si busca la mejor aplicación de gastos de viaje para empresas en términos de facilidad de uso y flexibilidad y que pueda ser utilizada por empresas de todos los tamaños, eche un vistazo a FREENOW for Business.
El software de gestión de gastos de viajes de negocios de FREENOW, o Panel de Administración, es una solución digital para la gestión de viajes de negocios que permite a usted y a sus empleados controlar sus viajes de negocios a través de una interfaz sencilla y fácil de usar que contiene una serie de opciones de viaje flexibles.
Con funciones como herramientas de reserva en línea, seguimiento de gastos y gestión de políticas de viaje corporativas e individuales, una aplicación de viajes de negocios como la que ofrece FREENOW puede hacer que la gestión de sus viajes y gastos de negocios sea más fácil, eficiente y económica.
La aplicación de viajes de negocios de FREENOW, Panel de administración, es una de las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos de viaje. Pone la organización de los viajes de negocios en manos de quienes lo necesitan sin añadir más estrés.
Tanto usted como sus empleados pueden organizar los viajes de la forma que más les convenga mientras se mantienen sincronizados con un sistema de gestión central. Realiza un seguimiento de los gastos y se asegura de que se cumplen sus políticas de viajes.
Aunque a menudo son una parte vital de las operaciones de su empresa, los gastos de viaje pueden escapársele fácilmente de las manos y acabar costándole más de lo necesario.
La forma de evitarlo es elaborando una Política de Gastos de Viaje que establezca con claridad qué categorías de gastos de viaje de negocios se incluyen y fije límites de gasto clave.
A continuación encontrará algunos consejos para fijar límites de gastos que sean justos tanto para la empresa como para sus viajeros:
Den a los empleados la posibilidad de elegir una habitación estándar en un hotel con una determinada categoría de estrellas o fijen un precio máximo por noche.
La mayoría de las empresas lo gestionan fijando un límite o rango por cliente.
Especifique qué extras necesarios están incluidos, por ejemplo, acceso WiFi, aparcamiento, impresión, etc.
Con el software de viajes de negocios de FREENOW, puede elaborar fácilmente sus políticas de viajes y asegurarse de que se cumplen.
Únicamente tiene que establecer sus normas y restricciones de viaje a través del Panel de administración. Puede limitar los viajes por ubicación, tipo de vehículo, tipo de pago y mucho más, personalizando su cuenta para adaptarla a las necesidades de su empresa.
Los viajes de negocios son un gran negocio. Miles de personas viajan por negocios cada año e incluso las pequeñas empresas están dispuestas a sacar provecho de la economía global. Sin embargo, los viajes de negocios no son baratos y las pequeñas empresas deben evaluar cuidadosamente si la inversión merece la pena.
El coste medio de los viajes de negocios suele variar mucho en función del destino. Cuando se trata de volar, desplazarse entre ciudades europeas puede costar entre 200 y 500 euros si vuela en línea regular, o tan solo 10 euros si se conforma con volar en clase económica y espera las ofertas. Sin embargo, si se trata de un vuelo de larga distancia en clase preferente, el precio puede ascender a cuatro cifras.
Las tarifas por kilometraje de los trayectos en coche también varían de un país a otro, oscilando entre los 0,19 euros de España y los 0,53 euros de Finlandia. La variación es aún más extrema cuando se trata de taxis, ya que un trayecto de 3 km oscila entre menos de 1 euro en Nueva Delhi y más de 20 euros en Zúrich.
Al margen de los gastos de transporte, el gasto medio diario en Europa ronda los 400-500 euros, mientras que en Estados Unidos es algo más barato, en torno a los 300-400 euros. Los lugares más baratos para los viajes de negocios se encuentran en Asia y Nueva Delhi vuelve a ser uno de los más bajos, con unos 200 euros diarios.
Los viajes de negocios pueden ser extremadamente rentables para una empresa, de lo contrario no serían un negocio tan rentable. Tomarse el tiempo necesario para asegurarse de que no está gastando más de lo necesario hará que sea una inversión aún mejor. Así pues, he aquí algunos consejos que le ayudarán a reducir sus gastos en viajes de negocios:
Si aún se pregunta qué gastos se incluyen en los gastos de viaje de negocios, le ofrecemos algunos ejemplos de viajes de negocios que puede reclamar como gastos deducibles de impuestos:
En conclusión, apostar por herramientas modernas como el panel de administración de FREENOW para viajes de negocios no solo es una decisión inteligente, sino estratégica para gestionar los gastos de los viajes de negocios con eficacia. Descubra aquí cómo nuestra aplicación para viajes de negocios puede transformar sus procesos.
