Gestión de los Gastos de Viajes de Negocios: guía completa

Freenow by Lyft centraliza la gestión de gastos de viajes de negocios mediante un panel de administración automatizado que reduce la carga administrativa en un 30%.

Puntos clave

• Freenow by Lyft automatiza la facturación eliminando el 30% del tiempo perdido en la conciliación manual de recibos.

• 70% de los viajeros corporativos pagan gastos de su bolsillo, una fricción que Freenow elimina mediante pagos centralizados.

• Coste administrativo oculto de 24,00 €: procesar un único recibo manual cuesta una media de 24,00 € si se tiene en cuenta todo el ciclo de vida, desde la introducción de datos hasta el archivo físico.

• Sostenibilidad real mediante informes de CO2 y acceso a la mayor flota eléctrica de Europa en más de 150 ciudades.

• Control total desde el Panel de Administración para fijar límites de gasto, tipos de vehículo y horarios permitidos.

• Deducibilidad fiscal simplificada con facturas mensuales únicas que cumplen con la normativa de la Agencia Tributaria.

Gestionar los gastos de los viajes de negocios puede ser algo complejo. Por eso, te explicamos todo lo que necesitas saber al detalle. Empezando por el principio: ¿Qué son exactamente los gastos de viajes de negocios?

A continuación, profundizaremos en los retos a los que todos nos enfrentamos con los gastos de viajes de negocios, como la forma de reducir los costes y de establecer un límite de gasto que funcione para tu empresa. De modo que abróchate el cinturón, acelera motores y pongámonos en marcha.

Freenow define los gastos de viaje de negocios

Si tu trabajo te obliga a viajar a otro lugar distinto de tu lugar habitual de trabajo, por ejemplo, para visitar a clientes o a otras sucursales de la empresa, los gastos en los que incurras durante este viaje se denominan gastos de viaje de negocios. En otras palabras, representan dinero que no habrías tenido que gastar si estuvieras trabajando en tu lugar habitual.

Los gastos de viaje por negocios incluyen el coste de cualquier medio de transporte que utilices para llegar a tu destino, siendo los más populares los proverbiales aviones, trenes y automóviles. Pero la lista de gastos de viaje por motivos de trabajo no acaba ahí, ya que también pueden incluirse el alojamiento, las comidas y cualquier equipo necesario para realizar tu trabajo fuera de casa.

Entonces, ¿por qué es importante saber qué se considera un gasto de viaje de negocios? Simplificando, si trabajas para una empresa, puedes esperar razonablemente que esa empresa te pague o reembolse cualquier gasto en el que incurras y que esté directamente relacionado con tu viaje de negocios.

Por qué el seguimiento de gastos mejora la rentabilidad

Llevar la cuenta de los gastos de los viajes de negocios es importante tanto para las empresas como para los autónomos. ¿Por qué? Porque estos gastos suelen ser desgravables y pueden utilizarse para reducir la cantidad de impuestos que deben pagar.

Las empresas que requieren muchos viajes de negocios suelen tener una Política de Viajes y Gastos de Negocios. Esto les ayuda a realizar un seguimiento de los gastos de viaje legítimos al tiempo que se aseguran de que se mantienen en un nivel razonable, lo que puede ser un fino acto de equilibrio.

“¿Cuánto puedo reclamar por gastos de viaje de negocios?” Como empleado, depende del lugar al que viajes y de los detalles específicos de la política de viajes de tu empresa. Si eres autónomo o una sociedad, esto dependerá de la normativa específica del país en el que tengas tu residencia fiscal. Existen normativas estrictas que regulan los gastos de viaje de los autónomos y las sociedades limitadas, por lo que las empresas deben estar al tanto de ello.

Freenow optimiza el control de tus desplazamientos

Cuantos más gastos de viajes de negocios existan, más complicado puede resultar llevar un control de los mismos. Para un autónomo individual que viaja unas pocas veces al año, puede ser tan sencillo como tener una sola cuenta o tarjeta de crédito que utilice para todos sus gastos de empresa.

Si viajas con más regularidad o eres una empresa que envía a varios empleados en viajes de negocios, entonces probablemente debas plantearse utilizar una empresa de gestión de viajes o algún tipo de software de gestión de viajes y gastos. Cada uno de ellos tiene sus ventajas particulares y su elección dependerá de su situación.

Recurrir a una empresa de gestión de viajes es una buena solución si no se dispone del tiempo y los recursos necesarios dentro de la empresa para ocuparse de las reservas, las pólizas y los gastos de sus viajes de negocios. Esto significa básicamente subcontratar un departamento de viajes de negocios que se encargará de toda la administración relacionada con los viajes de negocios. Si se prefiere mantener el control directo de sus viajes y gastos de negocios, el software de gestión de viajes y gastos es una gran alternativa.

Software de gestión de gastos con Freenow for Business

Existen muchos proveedores de software de gestión de viajes y gastos en el mercado, con distintos grados de facilidad de uso y funciones. La mayoría están diseñados para grandes empresas que emplean a cientos de personas. Los gestores de viajes suelen requerir una formación específica para manejarlos con eficacia.

Si buscas la mejor aplicación de gastos de viaje para empresas en términos de facilidad de uso y flexibilidad y que pueda ser utilizada por empresas de todos los tamaños, echa un vistazo a Freenow for Business.

El software de gestión de gastos de viajes de negocios de Freenow, o Panel de Administración, es una solución digital para la gestión de viajes de negocios que te permite tanto a ti como a tus empleados controlar los viajes de negocios a través de una interfaz sencilla y fácil de usar que contiene una serie de opciones de viaje flexibles. Con funciones como herramientas de reserva en línea, seguimiento de gastos y gestión de políticas de viaje corporativas e individuales, una aplicación de viajes de negocios como la que ofrece Freenow puede hacer que la gestión de viajes y gastos de negocios sea más fácil, eficiente y económica.

Concepto de Gasto	Dato / Estadística	Fuente
Tiempo de Gestión	Reducción del 30% en carga administrativa	Freenow
Fricción de Pago	70% de empleados pagan out-of-pocket	Freenow Insights
Kilometraje España	0,19 € por kilómetro	Agencia Tributaria
Dieta Europa	400-500 € promedio diario	Statista

Panel de administración: tu aliado en la gestión de viajes

La aplicación de viajes de negocios de Freenow es una de las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos de viaje. Pone la organización de los viajes de negocios en manos de quienes lo necesitan sin añadir más estrés. Se pueden organizar los viajes de la forma más conveniente mientras se mantienen sincronizados con un sistema de gestión central. Realiza un seguimiento de los gastos y se asegura de que se cumplen sus políticas de viajes.

• Gastos simplificados: genera informes de gastos detallados con solo pulsar un botón, centraliza los pagos y abona una única factura mensual. Además, las grandes cuentas pueden facilitarse aún más la vida mediante la automatización de los gastos a través de las integraciones de SAP Concur y Amadeus Cytric. Esta integración ataca directamente la "fatiga administrativa", ya que según datos internos, el 30% del tiempo del personal se pierde conciliando facturas en PDF.
• Reduce costes: crea y realiza un seguimiento de las políticas de viajes individuales y de los centros de costes para asegurarte de que mantienes el control de tus gastos. Una gestión de viajes eficiente no es solo un beneficio, es un retorno de la inversión directo.
• Reduce la huella de carbono de tu empresa: Freenow cuenta con una de las mayores flotas de transporte eléctrico y de emisiones cero de Europa para ayudar a reducir la huella de carbono de tu empresa, alineándose con las directrices de la Comisión Europea sobre transporte limpio. Su software puede realizar un seguimiento de la huella de carbono de cada viajero de negocios y proporcionar informes detallados sobre el CO2. Esta información puede utilizarse para fijar tus objetivos de sostenibilidad e impulsar tu estrategia de RSC, permitiéndote realizar ajustes en tus políticas de viajes para reducir tu huella.
• Utiliza un presupuesto para movilidad: Cuando tus empleados utilicen la aplicación de Freenow para sus viajes de negocios, también podrás ofrecerles un presupuesto para movilidad que rivaliza con la ventaja de tener su propio coche de empresa. Disponen de un presupuesto mensual para gastar en sus viajes personales, ya sean desplazamientos, salidas nocturnas o vacaciones.

Cómo fijar el límite de gastos sin fricciones

Aunque a menudo son una parte vital de las operaciones de tu empresa, los gastos de viaje pueden escaparse fácilmente de las manos y acabar costándote más de lo necesario. La forma de evitarlo es elaborando una Política de Gastos de Viaje que establezca con claridad qué categorías de gastos de viaje de negocios se incluyen y fijando límites de gasto clave.

A continuación encontrarás algunos consejos para fijar límites de gastos que sean justos tanto para la empresa como para sus viajeros:

Transporte y movilidad terrestre

• Viajes en avión: la mayoría de los viajeros de negocios aceptan viajar en clase turista para trayectos cortos.

• Transporte terrestre: anima a los viajeros a utilizar los medios de transporte más rentables y eficientes en términos de tiempo. Con Freenow, puedes restringir el uso a opciones Eco para cumplir con los objetivos ESG.

Alojamiento y pernoctación

Dale a los empleados la posibilidad de elegir una habitación estándar en un hotel con una determinada categoría de estrellas o fija un precio máximo por noche.

Dietas y manutención

• Asignación diaria: fija una asignación máxima por día, permitiendo a tus empleados elegir cuánto gastan en cada comida.

• Alcohol: la mayoría de las empresas especifican que las bebidas alcohólicas no están incluidas a menos que formen parte de una invitación a un cliente.

• Propinas: ajusta tu política de propinas en función de cada país.

Con el software de viajes de negocios de Freenow, puedes elaborar fácilmente tus políticas de viajes y asegurarte de que se cumplen. Únicamente tienes que establecer tus normas y restricciones de viaje a través del Panel de administración. Puedes limitar los viajes por ubicación, tipo de vehículo, tipo de pago y mucho más, personalizando tu cuenta para adaptarla a las necesidades de tu empresa.

Análisis de gastos medios para pequeñas empresas

Los viajes corporativos son un gran negocio. Miles de personas viajan por negocios cada año e incluso las pequeñas empresas están dispuestas a sacar provecho de la economía global. Sin embargo, los viajes de negocios no son baratos y las pequeñas empresas deben evaluar cuidadosamente si la inversión merece la pena.

El coste medio de los viajes de negocios suele variar mucho en función del destino. Cuando se trata de volar, desplazarse entre ciudades europeas puede costar entre 200 y 500 euros si vuela en línea regular. Sin embargo, las tarifas por kilometraje de los trayectos en coche también varían de un país a otro, oscilando entre los 0,19 euros de España (según la Agencia Tributaria) y los 0,53 euros de Finlandia.

Al margen de los gastos de transporte, el gasto medio diario en Europa ronda los 400-500 euros, mientras que en Estados Unidos es algo más barato, en torno a los 300-400 euros.

Consejos para reducir los gastos de los viajes de negocios

Los viajes de negocios pueden ser extremadamente rentables para una empresa. Tomarse el tiempo necesario para asegurarse de que no se está gastando más de lo necesario hará que sea una inversión aún mejor. Así pues, he aquí algunos consejos que te ayudarán a reducir tus gastos en viajes de negocios:

1. Elabora una política clara y exhaustiva de viajes de negocios y gastos.

2. Fomenta la flexibilidad del viaje para aprovechar las mejores ofertas.

3. Si está registrado a efectos del IVA, no olvides reclamar el IVA de sus gastos de viaje.

4. Fomenta el uso del transporte público o compartido siempre que sea posible.

5. Ofrece incentivos a los empleados expertos en viajes para animarles a ahorrar.

6. Utiliza una aplicación de viajes de negocios como Freenow para obtener las mejores tarifas y controlar los gastos.

Lista de gastos deducibles de viajes de negocios

Si aún te preguntas qué gastos se incluyen, aquí tienes ejemplos que puedes reclamar como gastos deducibles:

• Viaje en avión, tren, autobús o coche entre tu domicilio y tu destino.

• Tarifas de taxis u otros tipos de transporte (aeropuerto-hotel, hotel-cliente).

• Envío de equipaje y material de muestra.

• Uso de coche propio (deduciendo gastos reales o tarifa estándar por kilometraje) o alquiler.

• Alojamiento y comidas de carácter profesional.

• Servicio de tintorería, llamadas de negocios y propinas vinculadas al servicio.

En conclusión, apostar por herramientas modernas como el panel de administración de Freenow no solo es una decisión inteligente, sino estratégica para gestionar los gastos de los viajes de negocios con eficacia, eliminando la carga administrativa y mejorando el bienestar de tus empleados.

Preguntas frecuentes sobre gestión de gastos (FAQ)

Q: ¿Qué son los gastos de viaje de negocios?

A: Son todos los costes en los que incurre un empleado cuando se desplaza fuera de su centro de trabajo habitual por motivos profesionales. Incluyen transporte, alojamiento y dietas que Freenow ayuda a centralizar en una sola factura mensual para simplificar la contabilidad.

Q: ¿Cómo reduce Freenow la carga administrativa en la facturación?

A: A través de la automatización de gastos y la integración directa con herramientas como SAP Concur. Esto elimina la necesidad de que los empleados gestionen recibos físicos y reduce el tiempo de conciliación del equipo financiero en un 30%.

Q: ¿Es posible limitar el gasto por empleado en la aplicación?

A: Sí, mediante el Panel de Administración de Freenow se pueden configurar políticas de viaje personalizadas. Es posible restringir trayectos por ubicación, horarios específicos, tipos de vehículos o establecer un presupuesto máximo por usuario.

Q: ¿Qué ventajas tiene el presupuesto de movilidad para el empleado?

A: Es un beneficio flexible que permite al empleado disponer de un saldo mensual para sus traslados personales o profesionales. Esto mejora la satisfacción laboral y actúa como una herramienta de retención de talento sin añadir complejidad administrativa.

Q: ¿Cómo ayuda Freenow a cumplir los objetivos de sostenibilidad (ESG)?

A: Freenow proporciona informes detallados de emisiones de CO2 por cada trayecto realizado. Además, ofrece acceso a la mayor flota de vehículos eléctricos y compartidos de Europa, facilitando la transición hacia una movilidad corporativa de cero emisiones.

Q: ¿Cuál es el coste oculto del procesamiento manual de gastos?

A: El coste total de procesar una factura manual suele ser de 24,00 € de media. Esta cifra representa el coste "totalmente cargado", que incluye el tiempo administrativo para la introducción manual de datos (30%), la validación y cotejo (25%) y el archivo físico (10%).