Business Travel Software vs. Management: Eine Erklärung

Geschäftsreisen

Sep 23, 2025

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Inhalt:

Die Planung und Verwaltung von Geschäftsreisen im Team kann ganz schön zeitaufwendig sein. Es gibt viele Details zu beachten – von der Buchung über Reiserichtlinien bis zur Abrechnung. Zum Glück gibt es heute digitale Unterstützung. Unternehmen können entweder mit einer Travel Management Company (TMC) (dt. Geschäftsreisebüro) arbeiten oder eine Business Travel Software (BTS) nutzen.

Beide Lösungen fürs Geschäftsreise-Management haben ihre Vorteile. Doch welche ist die richtige für dein Unternehmen – und wo passt Freenow ins Bild? Lass uns das gemeinsam herausfinden.

Was ist ein Business Travel Management Unternehmen (TMC)?

Ein TMC ist im Grunde ein Reisebüro, das sich auf Geschäftsreisen spezialisiert hat. Es übernimmt die komplette Organisation – von Flügen, Hotels und Mietwagen bis hin zu Konferenzräumen, Restaurants und Taxis.

Viele TMCs bieten auch erweiterte Services:

Erstellung von Reiserichtlinien
Verwaltung von Reisekosten
24/7-Kundensupport während der Reise

Der größte Vorteil einer TMC liegt in der persönlichen Betreuung. Dein Unternehmen muss kein eigenes FTE im Travel Management vorhalten, weil die Verantwortung an externe Expert*innen übergeht. Durch ihre Erfahrung können TMCs oft bessere Angebote verhandeln und so Kosten sparen.

Die Kehrseite? Diese Services kosten Geld – und die Ersparnis kann durch Gebühren und Provisionen teilweise wieder aufgezehrt werden.

Was ist eine Geschäftsreise-Software (BTS)?

Eine Business Travel Software (BTS) ist ein digitales Reisemanagement Tool, mit dem deine Mitarbeitenden ihre Reisen selbst organisieren.

BTS sind in der Regel nutzerfreundlich aufgebaut und bieten:

einfache Buchungsprozesse für Flüge, Hotels oder Mietwagen
die Möglichkeit, Reiserichtlinien direkt in der Software festzulegen
Kostenanalyse und Compliance-Reports
Das Besondere: Auch andere geschäftliche Anlässe wie Kundenbesuche, Dienstfahrten oder Firmenevents lassen sich damit abwickeln.

So haben deine Mitarbeitenden maximale Flexibilität, und du als Travel Manager behältst den Überblick.

TMC oder BTS – welche Lösung passt besser?

Ob TMC oder BTS besser für dein Unternehmen geeignet ist, hängt stark von euren Bedürfnissen ab:

TMC: gut für Firmen, die viele Reisen organisieren und persönliche Betreuung schätzen.
BTS: ideal für Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden mehr Selbstständigkeit geben möchten und Wert auf effiziente digitale Prozesse legen.

Aber: Beide Lösungen sind meist auf die Vorab-Buchung von Flügen, Hotels und Mietwagen spezialisiert. Der letzte Reiseabschnitt – die berühmte “Last Mile” mit Taxi oder ÖPNV – bleibt oft außen vor.

Genau hier kommt Freenow ins Spiel.

Warum ein Reisemanagement Tool wie Freenow die perfekte Ergänzung ist

Wenn du deinen Mitarbeitenden Kontrolle über ihre Geschäftsreisen geben möchtest und gleichzeitig den Abrechnungsaufwand reduzieren willst, lohnt sich ein Blick auf Freenow for Business.

Wir sind keine klassische TMC und auch keine komplette BTS – wir sind die smarteste Ergänzung für die letzte Meile deiner Geschäftsreise. Mit uns profitieren Unternehmen von nahtlosen Abläufen, transparenter Kostenkontrolle und einer großen Auswahl an nachhaltigen Mobilitätsoptionen.

5 Vorteile von Freenow for Business

1. Größtes Mobilitätsangebot

Reisende brauchen Flexibilität. Darum bietet Freenow:

Europas größte E-Flotte für leise, nachhaltige Fahrten
Pre-Booking von Taxis bis zu vier Tage im Voraus
sichere Fahrten nach einem langen Arbeitstag oder Firmenevent
einfache Buchung für Kund*innen per Web Booker – ganz ohne App

2. Weniger Kosten

Unser Admin Panel ist einzigartig am Markt. Damit kannst du:

Reiserichtlinien individuell festlegen
Kostenstellen für Mitarbeitende hinterlegen
alle Ausgaben im innerstädtischen Verkehr zentral überwachen

So wird die Reisekostenabrechnung einfacher, transparenter und zuverlässiger.

3. Mehr Effizienz

Mit Freenow sparst du Zeit und minimierst Fehler:

Alle Zahlungen laufen zentral über eine monatliche Sammelrechnung
Spesenabrechnungen sind detailliert und revisionssicher
Routen lassen sich in Echtzeit verfolgen

Das sorgt für schlanke Prozesse und weniger Administrationsaufwand.

4. Zeit sparen

Deine Mitarbeitenden profitieren von:

Echtzeit-Updates zur Ankunft ihres Fahrzeugs
flexiblen Alternativen bei Änderungen (z. B. Taxi statt U-Bahn)
planbarer Mobilität – keine verlorenen Minuten durch Verspätungen

So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: den Job.

5. Nachhaltigkeit leicht gemacht

Nachhaltigkeit ist längst mehr als ein Trend. Mit Freenow kannst du:

in den Reiserichtlinien E-Fahrzeuge als Standard festlegen
CO₂-Berichte im Dashboard abrufen
messbare Nachhaltigkeitsziele verfolgen

So wird Geschäftsreisen umweltfreundlicher – und dein Unternehmen zeigt Verantwortung.

Was Freenow for Business dir zusätzlich bietet

Mit Freenow kannst du mehr als nur Taxis buchen. Unsere App vereint verschiedene Mobilitätsarten – von E-Scootern über Carsharing bis hin zu Mietwagen. Alles zentral gesteuert und abgerechnet.

Das bedeutet für dich:

volle Übersicht über alle Fahrten in Echtzeit
einfache Verwaltung von Mitarbeitenden und Budgets
weniger Papierkram dank In-App-Zahlung und Sammelrechnung

Und das Beste: Freenow funktioniert nahtlos neben deiner TMC oder BTS. Du musst dich also gar nicht zwischen den Systemen entscheiden, sondern ergänzt sie clever um das Reisemanagement Tool, das deine Geschäftsreisen wirklich rund macht.

Fazit

Ob du dich für ein klassisches Geschäftsreisebüro (TMC) oder eine Business Travel Software (BTS) entscheidest – beide Lösungen haben ihre Stärken. Aber sie decken eben nicht alles ab.

Die letzte Meile bleibt oft außen vor. Genau hier setzt Freenow an: Wir bieten deinem Unternehmen mehr Flexibilität, bessere Kostenkontrolle und einen echten Beitrag zur Nachhaltigkeit.

Mit Freenow for Business kannst du: