Selbstständigkeit und Steuern: So verbuchst du Ausgaben richtig

Wenn du in die Selbstständigkeit startest, übernimmst du nicht nur Verantwortung für deine Kunden, Projekte oder Produkte, sondern auch für deine Steuern. Während Angestellte ihre Lohnsteuer automatisch abgeführt bekommen, musst du als Selbstständige*r deine Einnahmen und Ausgaben selbst im Blick behalten.

Das Gute daran: Viele Kosten kannst du als Betriebsausgabe absetzen und so deine Steuerlast deutlich senken. Ob es die neue Software, dein Büro im Coworking-Space oder die Fahrtkosten für Selbstständige sind – jede korrekt dokumentierte Ausgabe reduziert dein zu versteuerndes Einkommen.

👉 Wichtig: Der Grundfreibetrag liegt 2025 bei 12.096 € (für Alleinstehende) bzw. 24.192 € (für zusammenveranlagte Paare). Einkommen bis zu dieser Grenze bleibt steuerfrei. Erst, wenn deine Gewinne darüber hinausgehen, greifen die Einkommensteuertarife.

Absetzbare Ausgaben & Voraussetzungen

Absetzbare Ausgaben – im Steuerrecht „Betriebsausgaben“ genannt – sind Kosten, die direkt durch deine berufliche Tätigkeit entstehen. Das Finanzamt erkennt sie nur an, wenn diese drei Bedingungen erfüllt sind:

• Beruflicher Bezug: Der Aufwand muss in direktem Zusammenhang mit deiner Selbstständigkeit stehen. Ein Taxi zur privaten Feier ist nicht absetzbar, die Fahrt zum Kundentermin dagegen schon.
• Nachweis: Du brauchst eine ordentliche Rechnung. Tickets oder handgeschriebene Zettel reichen nicht.
• Buchführung: Alle Ausgaben müssen in deiner Buchhaltung dokumentiert werden – egal, ob du ein Steuerprogramm, Excel oder eine professionelle Lösung nutzt.

Welche Ausgaben können abgesetzt werden?

Als Selbstständige*r kannst du viele Posten als Betriebsausgabe absetzen. Hier ein Überblick über die wichtigsten Kategorien:

1. Homeoffice und Nebenkosten: Wenn du deine Wohnung teilweise fürs Arbeiten nutzt, kannst du die Kosten anteilig geltend machen – Strom, Internet, Heizung oder Wasser. Das Finanzamt akzeptiert bis zu 30 % der Nebenkosten, berechnet nach der Größe deines Arbeitszimmers.
2. Büroausstattung und IT: Alles, was du für die Arbeit anschaffst – vom Laptop über Software-Abos bis hin zu Schreibmaterial – zählt als Betriebsausgabe.
3. Weiterbildung: Seminare, Online-Kurse, Konferenzen und sogar Fachliteratur sind voll absetzbar, wenn sie mit deinem Job zu tun haben.
4. Versicherungen & Vorsorge

• Krankenversicherung (Beiträge komplett absetzbar)
• Berufshaftpflicht, Rechtsschutz oder andere berufliche Versicherungen
• Altersvorsorge: 2025 kannst du bis zu 27.565 € (Alleinstehende) bzw. 55.130 € (Paare) als Vorsorgeaufwendungen geltend machen

5. Fahrtkosten für Selbstständige: Egal ob Bahn, Flugzeug oder Taxi – wenn die Fahrt betrieblich notwendig ist, kannst du sie absetzen. Dazu gleich mehr im Detail.6. Büro- oder Coworking-Miete: Ein Arbeitsplatz außerhalb deiner Wohnung ist zu 100 % steuerlich absetzbar – genauso wie Nebenkosten.

Fahrtkosten für Selbstständige

Fahrtkosten gehören zu den Klassikern unter den Betriebsausgaben. Gerade wenn du viel unterwegs bist, summieren sich diese Ausgaben schnell.

Was zählt zu Fahrtkosten für Selbstständige?

• Bahn- oder Bustickets
• Flugtickets für Geschäftsreisen
• Taxikosten für Kundentermine, Messen oder Geschäftsessen
• Kilometergeld, wenn du dein eigenes Auto nutzt (aktuell 0,30 € pro km für Pkw, 0,20 € für Motorräder und Fahrräder)

Warum sind Taxikosten für Selbstständige besonders relevant?

Taxi als Betriebsausgabe hat gleich mehrere Vorteile:

• du sparst Zeit, wenn du in der Stadt von Termin zu Termin musst
• du musst dich nicht mit Parkplatzsuche oder Spritabrechnung beschäftigen
• mit einer ordentlichen Rechnung kannst du die Kosten 1:1 in der Steuererklärung geltend machen

Wichtig ist nur: Der Anlass der Fahrt muss beruflich sein. Ein Taxi vom Hotel zur Messe ist absetzbar, die Fahrt nach der Messe in die Bar nicht.

Taxi als Betriebsausgabe: Praxis

Wenn du als Selbstständige*r ein Taxi nutzt, musst du einige Punkte beachten, damit das Finanzamt die Kosten anerkennt:

• Immer eine Rechnung verlangen: Tickets oder Quittungen ohne vollständige Angaben reichen nicht.
• Steuerlich korrekte Angaben prüfen: Name des Taxiunternehmens, Steuernummer, Rechnungsnummer, Datum, Strecke, Preis, Mehrwertsteuer und Gesamtbetrag müssen enthalten sein.
• Zahlung nachweisbar machen: Am besten per Karte oder über eine App zahlen, nicht in bar.

Mehr Infos zu Anforderungen in unserem großen Rechnungs-FAQ für Taxi.

Beispiel:

Du bist Webdesigner:in und fährst mit dem Taxi zum Kundenmeeting. Die Fahrt kostet 18 €.

Mit gültiger Rechnung kannst du die vollen 18 € als Betriebsausgabe absetzen.

Damit senkst du direkt dein zu versteuerndes Einkommen und zahlst weniger Steuern.

 

Wie Freenow for Business die Verwaltung von Mobilitätskosten erleichtert

Gerade bei Taxifahrten ist es lästig, Belege zu sammeln. Oft verschwinden Quittungen oder sind unvollständig – und schon kannst du die Ausgabe nicht mehr geltend machen.

Mit Freenow for Business läuft das anders:

• Jede Fahrt wird automatisch mit einer steuerlich gültigen Rechnung dokumentiert.
• Alle Belege liegen gesammelt in der Plattform – kein Papierchaos mehr.
• Die Rechnungen sind direkt kompatibel mit gängiger Buchhaltungssoftware.
• Du kannst sowohl urbane Kurzstrecken als auch interurbane Fahrten nutzen.

Damit wird Taxi als Betriebsausgabe nicht nur steuerlich korrekt, sondern auch effizient verwaltet.

 

Häufige Fehler beim Absetzen und wie du sie vermeidest

• Viele Selbstständige machen ähnliche Fehler, wenn es um Steuern geht:

  • Tickets statt Rechnungen aufbewahren → nicht absetzbar
  • Private Fahrten als geschäftlich deklarieren → riskant, kann teuer werden
  • Barzahlungen ohne Nachweis → werden oft nicht anerkannt
  • Kleinere Beträge übersehen → summieren sich übers Jahr zu mehreren Hundert Euro
  • Keine klare Struktur in der Buchhaltung → Stress beim Steuerberater

 

So organisierst du deine Ausgaben für die Steuererklärung

Damit deine Steuererklärung stressfrei läuft, empfiehlt es sich:

• Alle Betriebsausgaben nach Kategorien sortieren (Fahrtkosten, Büro, Weiterbildung)
• Digitale Tools nutzen – Freenow for Business für Taxikosten, ein Buchhaltungsprogramm für alle Belege
• Quartalsweise prüfen, statt alles im April auf einmal zu machen
• Digitale Kopien von Rechnungen sicher ablegen

So bist du jederzeit vorbereitet und hast bei einer möglichen Steuerprüfung alle Unterlagen griffbereit.

Häufige Fragen (FAQ)

 

Kann ich Barzahlungen fürs Taxi absetzen?

Nein – nur, wenn du eine vollständige Rechnung bekommst. Sicherer ist die Zahlung per Karte oder App.

Kann ich auch private Fahrten teilweise absetzen?

Nur, wenn das Fahrzeug gemischt genutzt wird. Dann gilt meist die 50%-Regel. Für Taxikosten gilt: nur berufliche Fahrten sind Betriebsausgabe.

Wie lange muss ich die Belege aufbewahren?

Mindestens 4 Jahre nach Abgabe der Steuererklärung.

Was ist mit Fahrtkosten zum eigenen Büro?

Die tägliche Fahrt vom Wohnort ins Büro gilt nicht als Betriebsausgabe. Aber Kundenbesuche, Geschäftsreisen und externe Meetings schon.

Fazit

In der Selbstständigkeit ist es entscheidend, Steuern nicht als notwendiges Übel, sondern als Gestaltungsspielraum zu sehen. Jede Betriebsausgabe reduziert dein steuerpflichtiges Einkommen – vom Laptop über die Weiterbildung bis hin zu Mobilitätskosten.

Gerade bei Fahrtkosten für Selbstständige lohnt es sich, genau hinzuschauen. Ob Bahn, Flugzeug oder Taxi: Mit vollständigen Rechnungen sparst du bares Geld. Besonders Taxikosten für Selbstständige sind eine unkomplizierte Möglichkeit, Ausgaben steuerlich geltend zu machen – solange du sie korrekt belegst.

Mit Tools wie Freenow und Freenow for Business wird das Ganze noch einfacher: Alle Belege sind automatisch verfügbar, steuerkonform und digital organisiert. So wird aus einer lästigen Pflicht ein echter Vorteil in deiner Buchhaltung.

👉 Kurz gesagt: Taxi als Betriebsausgabe = weniger Steuern, mehr Überblick und mehr Zeit fürs Wesentliche in deiner Selbstständigkeit.