Was ist eigentlich ein Reisekostenzuschuss für Mitarbeitende?

Geschäftsreisen sind wichtig – aber sie kosten Zeit, Nerven und natürlich auch Geld. Hotels, Flüge, Taxis, Mahlzeiten: Die Liste der Ausgaben ist lang. Ein Reisekostenzuschuss kann dir dabei helfen, diese Kosten besser im Griff zu haben.

Für dich bedeutet das mehr Flexibilität und weniger Belastung. Für dein Unternehmen ist es eine Möglichkeit, Wertschätzung zu zeigen und gleichzeitig steuerliche Vorgaben einzuhalten.

Hier erfährst du, wie sich diese neue Form der Fahrtkostenerstattung auf dein Gehalt und deine Steuerlast auswirkt.

Was genau versteht man unter einem Reisekostenzuschuss?

Ein Reisekostenzuschuss ist eine finanzielle Unterstützung deines Arbeitgebers, um dienstlich bedingte Ausgaben für Geschäftsreisen abzudecken. Dazu gehören Reisekosten wie:

• Transport (z. B. Bahn, Taxi, Mietwagen)
• Unterkunft
• Verpflegung
• Nebenkosten wie Parkgebühren oder Internet

Manchmal wird der Zuschuss vor der Reise ausgezahlt, manchmal erst nach der Abrechnung.

Welche Arten von Reisekostenzuschüssen gibt es?

• Feste Pauschale: Du bekommst einen fixen Betrag und entscheidest selbst, wie du ihn nutzt.
• Tagespauschale: Ein festgelegter Btrag pro Reisetag, der Unterkunft, Verpflegung und Transport abdeckt. Siehe auch Spesensätze 2025.
• Klassische Erstattung: Du reichst Belege ein und bekommst deine tatsächlichen Kosten zurück.
• Kilometepauschale: Wenn du mit dem eigenen Auto unterwegs bist, werden gefahrene Kilometer vergütet. Siehe auch Fahrkostenerstattung.
• Mobilitätsbudget: Eine Art Guthaben, das du flexibel für verschiedene Verkehrsmittel nutzen kannst – zum Beispiel für Taxis mit Freenow, den öffentlichen Nahverkehr oder Flugtickets.

Wie berechnet man einen Reisekostenzuschuss?

Das hängt vom Modell ab:

• Bei Belegen wird nach tatsächlichen Kosten abgerechnet.
• Bei Pauschalen zählt, was im Schnitt für deine Strecke oder Unterkunft fällig wird.
• Bei Kilometerpauschalen gibt es feste Sätze vom Finanzamt.

Eine Rolle spielen außerdem Reisetage, Übernachtungen, Verpflegungspauschalen und kleine Extras wie Park- oder Internetgebühren.

Wie beantrage ich einen Reisekostenzuschuss?

In der Regel läuft das über Gehaltsverhandlungen – entweder bei der Einstellung oder später bei einer Beförderung sein. Optionen können sein:

• ein monatlicher Zuschuss über ein Mobilitätsbudget
• eine ÖPNV-Dauerkarte wie zum Beispiel das Deutschlandticket
• Kilometergeld für deinen Privat- oder Firmenwagen
• ein Firmenrad
• oder ein digitales Budget wie bei Freenow.

Ist der Reisekostenzuschuss steuerpflichtig?

Das hängt von den Regeln im jeweiligen Land ab. Oft gelten Höchstgrenzen oder Freibeträge, das kann sich erheblich auf deinen Nettoverdienst auswirken.

Viele Staaten fördern zudem nachhaltige Mobilität und schaffen Anreize für umweltfreundlichere Verkehrsmittel. Ein Blick in die aktuellen Vorschriften lohnt sich also.

Gibt es einen Durchschnittsbetrag für die Reisekostenbeihilfe?

Nein, denn jeder Weg ist anders. Die Höhe hängt davon ab, wie weit du pendelst, welches Verkehrsmittel du nutzt und wie großzügig dein Arbeitgeber ist. In Sachen Mobilitätsbudget wählen viele Firmen die Höhe des Sachbezugs - also 50 Euro Zuschuss monatlich.

Wie hoch ist das Maximum für einen Reisekostenzuschuss vom Arbeitgeber?

Eine starre Obergrenze für einen Fahrtkostenzuschuss gibt es nicht. Entscheidend ist, welche Kosten wirklich anfallen und welchen Rahmen dein Unternehmen setzen möchte. Steuerfreie Zuschüsse haben allerdings festgelegte Limits – etwa bei Kilometerpauschalen.

Programme wie das britische „Cycle-to-Work“-Modell zeigen außerdem, dass auch staatliche Förderungen eine Rolle spielen können.

4 Tipps für die Verwaltung von Reisekostenzuschüssen

Damit alles reibungslos läuft, helfen klare Strukturen:

• Klare Richtlinien: Was wird übernommen, was nicht?
• Nebenkosten bedenken: Von Parktickets bis Trinkgeldern.
• Digitale Lösungen nutzen: Apps wie Freenow vereinfachen Buchung, Belege und Abrechnung.
• Daten auswerten: So erkennen Unternehmen Trends und können besser planen.

Mehr dazu erfährst du in unserem Artikel: Wie man eine Reisekostenrichtlinie erstellt.

Fazit: Ein Reisekostenzuschuss macht Reisen einfacher – für dich und dein Unternehmen.

Er sorgt dafür, dass du dich weniger mit Zetteln und Abrechnungen stressen musst und mehr Energie für das Wesentliche hast.

Ob klassische Erstattung, Pauschale oder ein Mobilitätsbudget: Es gibt viele Wege, Geschäftsreisen fair und flexibel abzuwickeln. Und mal ehrlich – wer freut sich nicht, wenn die Reise ins Büro oder zur nächsten Konferenz ein Stück leichter wird? Mach dein Team nicht nur im Alltag zufrieden, sondern auch auf Reisen und bei der Reisekostenabrechnung.

Das wird sich für dich als Unternehmen auszahlen. Denn glückliche Mitarbeitende bleiben länger. Weißt du, wie du dein Team glücklich von A nach B bringst ? Gib ihnen ganz leicht Zugriff auf Taxis und Carsharing für geschäftliche Fahrten über den Freenow Business Account.

Keine Fixkosten, kein Risiko für alle Unternehmensgrößen geeignet.