Firmenwagen versteuern: Das sollten Unternehmen wissen!

Viele Mitarbeitende wünschen sich einen Firmenwagen. Dieser steigert die Arbeitgeberattraktivität und bringt sogar gewisse Steuervorteile für Unternehmen. Doch wie lässt sich ein Firmenwagen versteuern?

Was ist eigentlich ein Firmenwagen?

Bevor geklärt werden kann, wie ein Firmenwagen versteuert wird, sollte zunächst einmal die Bedeutung dessen klar sein. Doch auf die Frage, was ein Firmenwagen ist, gibt es rechtlich keine eindeutige Antwort. Interessanter ist daher der Blick in das Steuerrecht:

Dort gilt ein Firmenwagen nämlich als Teil des Unternehmens, sofern es das Fahrzeug zu mindestens 10 Prozent im Geschäftsalltag nutzt. Liegen hingegen die geschäftlichen Fahrten über 50 Prozent, muss das Unternehmen dieses zum Betriebsvermögen hinzurechnen.

Bei einem Transporter eines Handwerksbetriebs ist die Sache klar. Dieser zählt zum Betriebsvermögen. Wie sieht es aber aus, wenn ein Unternehmen seinen Mitarbeitenden einen Firmenwagen anbietet? Dürfen sie den Geschäftswagen auch privat nutzen, spricht man von einem geldwerten Vorteil.

 

Hinweis zu Begrifflichkeiten

Die Begriffe Firmenwagen, Dienstwagen und Geschäftswagen bedeuten dasselbe.

 

Übersicht: Welche Vor- und Nachteile hat ein Firmenwagen?

Vorteile:

• Ein Unternehmen kann den Firmenwagen versteuern.
• Ein Firmenwagen zählt zum Betriebsvermögen und steigert deshalb den Unternehmenswert.
• Ein Dienstwagen erhöht die Arbeitgeberattraktivität.

Nachteile:

• Die Kosten für einen Firmenwagen können den Nutzen übersteigen.
• Ein Firmenwagen ist nicht für alle Mitarbeitende sinnvoll.
• Die Verwaltung bedeutet zusätzlichen Aufwand für das Unternehmen.

Firmenwagen versteuern: Welche Rolle spielt der geldwerte Vorteil?

Sobald Mitarbeitende einen Firmenwagen auch privat oder für den Arbeitsweg nutzen, entsteht ein geldwerter Vorteil. Das ist sozusagen ein finanzieller Bonus, da Haltungs- und Anschaffungskosten für ein privates Auto entfallen. Ebenfalls müssen sich die Mitarbeitenden keine Gedanken um Spritkosten oder Wartung machen.

Somit stellt das Firmenauto einen realen Wert dar, der allerdings nicht in Form von Geld auf das Bankkonto fließt. Dennoch ist es Teil des Einkommens und muss deshalb versteuert und in der Steuererklärung erwähnt werden.

Grundsätzlich gibt es keine Ausnahme, wenn es darum geht, einen Geschäftswagen zu versteuern. Das bedeutet: Sobald ein Mitarbeitender einen Firmenwagen auch zur Privatnutzung erhält, entsteht ein geldwerter Vorteil. Dann muss er den Firmenwagen auch steuerlich über die Steuererklärung geltend machen.

Welche Steuern fallen für Unternehmen bei der Versteuerung von Firmenwagen an?

Unternehmen fragen sich oftmals: Wie versteuern wir einen Firmenwagen korrekt? Hierbei gilt es, gleich mehrere Aspekte zu berücksichtigen. Neben der Einkommensteuer des Mitarbeitenden spielen nämlich auch die Sozialversicherungsbeiträge eine wichtige Rolle. Wie hoch die Steuersätze ausfallen, hängt zusätzlich von beispielsweise diesen Faktoren ab:

• Nutzungsart
• Fahrzeugwert
• gewählte Versteuerungsmethode

Die Mitarbeitenden erhalten den finanziellen Vorteil mit ihrer monatlichen Lohnabrechnung. Das Unternehmen hingegen führt die Lohnsteuer und Sozialabgaben direkt an das Finanzamt und Co. ab. Um den Firmenwagen korrekt zu versteuern, gibt es zwei unterschiedliche Varianten:

• die 1-Prozent-Regelung für Firmenwagen
• das Fahrtenbuch

Den Firmenwagen mit der 1-Prozent-Regelung versteuern

Die einfachste und bequemste Firmenwagenregelung ist die 1-Prozent-Regelung. Bei dieser Regelung wird das Firmenauto pauschal mit 1 Prozent des Bruttolistenpreises versteuert. Anders sieht es hingegen bei Elektro- oder Hybridfahrzeugen aus. Bei ersteren liegt der Pauschalsteuersatz grundsätzlich nur bei 0,25 Prozent und bei hybriden Fahrzeugen bei 0,5 Prozent.

Der Bruttolistenpreis des Firmenwagens lässt sich als monatlicher geldwerter Vorteil ansetzen und versteuern. Dies geschieht auf Basis der tatsächlichen Fahrten oder einer Pauschale.

 

• So berechnest du die Pauschale: 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises x Entfernungskilometer zur Tätigkeitsstätte
• Alternativ: 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises x Entfernungskilometer zur Tätigkeitsstätte x Anzahl der Tage

 

Wer versteuert das Fahrzeug denn eigentlich — die Arbeitnehmenden oder das Unternehmen? Die Aufgabe, den Firmenwagen zu versteuern, liegt in den Händen des Unternehmens, welches den Pauschalbetrag abführt.

Tipp: Geldwerten Vorteil des Firmenwagens senken

Mitarbeitende können den geldwerten Vorteil des Dienstwagens senken. Das geschieht, indem sie ein Nutzungsentgelt oder beispielsweise die Benzinkosten aus eigener Tasche zahlen. Wichtig dabei ist, dass der Eigenanteil den geldwerten Vorteil weder ausgleichen noch übersteigen darf.

Vorteile der 1-Prozent-Regelung bei Firmenwagen:

• Die Berechnung erfolgt mit einem Prozentsatz des Bruttolistenpreises des Autos.
• Arbeitgeber sparen sich den komplizierten Verwaltungsaufwand.
• Der geldwerte Vorteil für die private Nutzung lässt sich pauschal berechnen.

Nachteile der 1-Prozent-Regelung:

• Die 1-Prozent-Regelung kann zu einer höheren Steuerbelastung führen.
• Bei geringer privater Nutzung ist ein Fahrtenbuch vorteilhafter.

Den Firmenwagen mit der Fahrtenbuchmethode versteuern

Bei der zweiten Variante führen die Mitarbeitenden ein Firmenwagen-Fahrtenbuch. In diesem tragen sie alle privaten und dienstlichen Kilometer ein, die sie mit dem Fahrzeug zurücklegen. Am Ende des Jahres wird dieses Fahrtenbuch des Firmenwagens geprüft.

Alle Fahrten, die der oder die Mitarbeitende privat gemacht hat, lassen sich hier entsprechend berechnen und versteuern. Anders als bei der 1-Prozent-Regel gilt bei dieser Dienstwagenregelung nicht der Listenpreis als Bemessungsgrundlage. Hier zählen ausschließlich die durch den Firmenwagen angefallenen Kosten inklusive der Abschreibungen.

Die Abschreibungen richten sich nach dem tatsächlichen Kaufpreis inklusive Mehrwertsteuer. Neuwagen werden mit einer Nutzungsdauer von sechs Jahren abgeschrieben. Gebrauchtwagen lassen sich anhand ihres Zustands schätzen.

Es gelten allerdings auch strikte Regeln. In ein Fahrtenbuch gehören folgende Infos:

• Datum, Uhrzeit und Kilometerstand (Fahrtbeginn und -ende)
• Reiseziel und -route
• Grund der Fahrt

Aber wie legst du eigentlich ein Fahrtenbuch für ein Firmenfahrzeug an, um es korrekt zu versteuern? Diesen Punkt solltest du frühzeitig mit den Mitarbeitenden abklären. 

Tipp: Verwende ein Fahrtenbuch oder eine Software!

Eine einfache Excel-Tabelle oder lose Papierblätter reichen dem Finanzamt in der Praxis nicht. Entweder stellst du den Mitarbeitenden ein klassisches Fahrtenbuch zur Verfügung oder eine spezielle Software.

Der Vorteil dieser Dienstwagenbesteuerung besteht darin, dass sich der geldwerte Betrag bei wenigen privaten Fahrten deutlich senken lässt. Es entstehen jedoch auch Nachteile bei der Firmenwagenregelung. So bestehen bei der Aufzeichnung von Standortdaten zum einen Datenschutzbedenken und zum anderen mögliche Probleme mit dem Finanzamt aufgrund fehlerhafter oder fehlender Einträge. 

Firmenwagen versteuern: Gibt es noch bestimmte Sonderformen?

Ja, die gibt es tatsächlich! Zu den Sonderformen zählen:

• Pendlerpauschale: Nutzen Arbeitnehmende das Firmenfahrzeug ausschließlich für Pendelfahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz, dann dürfen sie pro Arbeitstag eine Entfernungspauschale von 0,30 Euro pro Kilometer berechnen – ab 21 Kilometern steigt die Pauschale auf 0,38 Euro.
• Zuzahlung: Die Arbeitnehmenden zahlen bei diesem Beteiligungsmodell jeden Monat einen festen Betrag oder einmalig einen Teil des Kaufpreises für den Dienstwagen. Die Eigenleistung reduziert den geldwerten Vorteil, wodurch weniger Steuern gezahlt werden.
• Gehaltsumwandlung: Bezahlen Mitarbeitende einen Anteil für den Firmenwagen wie Benzin oder andere Kosten, so wandelt dies einen Teil des Bruttogehalts in eine Sachleistung um. Das wiederum führt zu einem niedrigeren zu versteuernden Einkommen, wodurch die Steuern sinken.

Spezielle Regelungen für Elektroautos

Für Elektrofahrzeuge gelten besonders attraktive Sonderregelungen. Da sie umweltfreundlicher sind als klassische Verbrenner, wird ihr geldwerter Vorteil deutlich geringer angesetzt.

Bei reinen E-Autos beträgt der pauschale Steuersatz in der Regel nur 0,25 Prozent des Bruttolistenpreises; bei vielen Plug-in-Hybriden 0,5 Prozent, sofern sie bestimmte elektrische Mindestreichweiten erfüllen.

Zusätzlich können Unternehmen von staatlichen Förderprogrammen profitieren und teilweise geringere laufende Kosten verbuchen. Dadurch sind E-Dienstwagen nicht nur ökologisch sinnvoll, sondern oft auch steuerlich besonders lukrativ.

Firmenwagen versteuern: Gibt es bestimmte Sonderformen?

Ja, die gibt es tatsächlich! Zu den Sonderformen zählen:

• Pendlerpauschale: Nutzen Arbeitnehmende das Firmenfahrzeug ausschließlich für Pendelfahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz, dann dürfen sie pro Arbeitstag eine Entfernungspauschale von 0,30 Euro pro Kilometer berechnen – ab 21 Kilometern steigt die Pauschale auf 0,38 Euro.
• Zuzahlung: Die Arbeitnehmenden zahlen bei diesem Beteiligungsmodell jeden Monat einen festen Betrag oder einmalig einen Teil des Kaufpreises für den Dienstwagen. Die Eigenleistung reduziert den geldwerten Vorteil, wodurch weniger Steuern gezahlt werden.
• Gehaltsumwandlung: Bezahlen Mitarbeitende einen Anteil für den Firmenwagen wie Benzin oder andere Kosten, so wandelt dies einen Teil des Bruttogehalts in eine Sachleistung um. Das wiederum führt zu einem niedrigeren zu versteuernden Einkommen – und damit zu geringeren Steuern.

Welche Variante ist grundsätzlich sinnvoller, um einen Firmenwagen zu versteuern?

Eine pauschale Antwort auf diese Frage gibt es nicht. Es hängt vielmehr davon ab, wie Unternehmen und Mitarbeitenden das Fahrzeug nutzen.

Für wen lohnt sich ein Firmenwagen?

Ein Dienstfahrzeug eignet sich beispielsweise für Selbstständige, Freelancer, Arbeitnehmende, Pendler*innen und Unternehmen. Grundsätzlich ist es also für Personen interessant, die beruflich viel unterwegs sind.

Unternehmen mit einem großen Fuhrpark müssen allerdings auch den Überblick behalten. Ein effektives Flottenmanagement ist daher besonders wichtig. So findet eine reibungslose Verwaltung der Fahrzeuge statt. 

Ein Firmenwagen ist nicht immer die beste Lösung. So bietet zum Beispiel Freenow for Business eine flexible und nachhaltige Alternative. Mit der Freenow-App hast du jederzeit Zugriff auf Taxis, Mietwagen, Carsharing und mehr – ganz nach deinem Bedarf. Und das ist noch nicht alles: Mit dem kostenlosen Business Account profitierst du von zusätzlichen Features wie CO₂-Reporting und der automatisierten Abrechnung aller Geschäftsfahrten deines Teams.

Dienstwagen versteuern als Selbständige oder Freiberufler

Für Selbständige und Freiberufler gelten beim Firmenwagen grundsätzlich ähnliche Regeln wie für Arbeitnehmer – allerdings mit einigen wichtigen Besonderheiten.

Entscheidend ist, ob das Fahrzeug dem Betriebsvermögen zugeordnet werden muss. Liegt die betriebliche Nutzung über 50 Prozent, ist der Wagen zwingend Betriebsvermögen und muss entsprechend versteuert werden.

Bei einer Nutzung zwischen 10 und 50 Prozent besteht Wahlrecht: Das Fahrzeug kann dem Betriebsvermögen oder dem Privatvermögen zugeordnet werden. Diese Entscheidung beeinflusst sowohl die Abschreibungsmöglichkeiten als auch die Art der Versteuerung der Privatfahrten.

Auch für Solo-Selbständige gilt: Die private Nutzung muss entweder über die 1-Prozent-Regelung oder über ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch versteuert werden. Zusätzlich können sämtliche betrieblichen Kosten – von der Versicherung bis zum Kraftstoff – als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, sofern der Wagen dem Betriebsvermögen zugeordnet ist und entsprechende Belege vorhanden sind.

Auch wenn das Auto zum Privatvermögen gehört, dürfen Selbstständige ihre geschäftlichen Fahrten steuerlich geltend machen.

Für Personen, die beruflich viel fahren, hat ein Dienstwagen erhebliche Steuervorteile.

Wichtige Hinweise zur Versteuerung

Zusammengefasst sollten Unternehmen und Mitarbeitende für die richtige Versteuerung besonders auf Folgendes achten:

• Bruttolistenpreis prüfen: Er bildet die zentrale Grundlage für die Berechnung des geldwerten Vorteils – unabhängig vom tatsächlichen Kaufpreis oder gewährten Rabatten. Ein hoher Listenpreis führt meist zu einer entsprechend höheren steuerlichen Belastung.
• Art der Nutzung dokumentieren: Privatfahrten, betriebliche Fahrten und der Arbeitsweg müssen eindeutig voneinander getrennt werden. Eine klare Zuordnung erleichtert die spätere Berechnung und minimiert Rückfragen durch das Finanzamt.
• Entfernung zur Tätigkeitsstätte erfassen: Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz erhöhen den geldwerten Vorteil zusätzlich. Die steuerliche Bewertung erfolgt pro Entfernungskilometer und kann vor allem bei längeren Pendelstrecken ins Gewicht fallen.
• Versteuerungsmethode festlegen: Ob 1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch – die Wahl entscheidet darüber, wie genau und wie aufwendig die Versteuerung erfolgt. Je nach Nutzungsprofil kann eine der beiden Methoden deutlich günstiger sein.
• Eigentums- und Nutzungsverhältnisse klären: Besonders relevant bei Kooperationen, Genossenschaften oder gemeinsam genutzten Firmenfahrzeugen. Nur wenn eindeutig feststeht, wer das wirtschaftliche Eigentum trägt und wer das Fahrzeug nutzt, kann der Wagen steuerlich korrekt zugeordnet werden.
• Kostenbeteiligung der Mitarbeitenden berücksichtigen: Eigenanteile wie Zuzahlungen oder selbst getragene Tankkosten mindern den geldwerten Vorteil, dürfen ihn jedoch nicht vollständig ausgleichen oder übersteigen.

Dokumentation vollständig halten: Lückenlose Aufzeichnungen – ob Fahrtenbuch, Software oder interne Nutzungsregeln – sind entscheidend, um Nachforderungen zu vermeiden und den Firmenwagen ordnungsgemäß zu versteuern.