Geschäftsreisen über eine Firmenkreditkarte abrechnen: Lohnt es sich für Unternehmen?

Geschäftsreisen – in Deutschland oder im Ausland – gehören für viele Mitarbeitende bereits zum Alltag. Sie legen hunderte Kilometer zurück, um beispielsweise zum Kundenmeeting zu fahren oder eine Präsentation auf einer Veranstaltung vorzutragen. Ein wichtiger Punkt? Die dabei entstehenden Reisekosten.  

Verpflegung-, Hotel- und Fahrtkosten können schnell mehrere 100 € erreichen – eine Summe, bei der Mitarbeitende nicht unbedingt in Vorkasse treten möchten. Eine Lösung für Unternehmen wäre es, diese Kosten über eine Firmenkreditkarte abzurechnen. Aber inwiefern profitieren Mitarbeitende und Unternehmen von dieser Zahlungslösung?

Was ist eigentlich eine Firmenkreditkarte?

Auf Geschäftsreisen stellt sich häufig die Frage: Mit welcher Zahlungsmethode können Unternehmen die für die reisenden Mitarbeitenden entstandenen Kosten abrechnen? Eine einfache Möglichkeit wäre es, ihnen eine Firmenkreditkarte auszustellen. Dies ist eine Kreditkarte, die Mitarbeitende ausschließlichzu unternehmerischen Zwecken nutzen können.

Je nach gewähltem Kreditkartenanbieter gibt es die Firmenkreditkarte für Geschäftsreisen sowohl in digitaler als auch in physischer Form. In digitaler Form wäre es beispielsweise möglich, dass Mitarbeitende sie über das Smartphone nutzen können. Sie stellen eine schnelle und einfache Ausgabenlösung für Unternehmen dar.

Sollten sich Unternehmen für diese Zahlungslösung entscheiden, müssen sie vorab einen Admin festlegen. Ein Admin kann die Karten dann mit wenigen Klicks und in unbegrenzter Höhe an die Mitarbeitenden ausstellen. Dabei wird sowohl einen Verwendungszweck als auch ein Ausgabenlimit festgelegt. Die Abrechnung erfolgt letztlich mit dem verknüpften Geschäftskonto.

Hinweis: Firmenkreditkarten dürfen keinesfalls für private Zwecke eingesetzt werden! Unternehmen stellen diese ausschließlich für geschäftliche Reise- und sonstige Ausgaben aus. Wer gegen diese Regeln verstößt, muss je nach Schwere des Missbrauchs mit einer Kündigung rechnen.

Warum sollten Unternehmen ihre Geschäftsreisen über eine Firmenkreditkarte abrechnen?

Im Vergleich zu anderen ist eine Kreditkarte für Mitarbeitende für alle Parteien die bessere Zahlungslösung. Für Unternehmen und Mitarbeitende ist es nämlich teilweise deutlich einfacher, wenn sie entstandene Kosten über eine Firmenkreditkarte abrechnen.

So können häufig im In- und Ausland reisende Mitarbeitende die anfallenden Reisekosten bequem per Kreditkarte bezahlen – ohne selbst in Vorkasse treten zu müssen. Der Vorteil? Das Unternehmen muss den Mitarbeitenden die Kosten nicht erst erstatten.

Sprich: Die Auslagenerstattung entfällt. Besonders bei Dienstreisen, Hotelübernachtung oder Geschäftsessen, bei denen Mitarbeitende häufig zunächst in Vorkasse treten, ist dies ein wichtiger Punkt.

Aber auch für Firmen ist es vorteilhaft, die Reisekosten über eine Kreditkarte abzurechnen. Dies erleichtert vor allem die Abrechnung der Reisekosten. Unternehmen zahlen den Mitarbeitenden keine Vorschüsse mehr, sondern zahlen in vereinbarten Intervallen eine gesammelte Kreditkartenabrechnung. Teilweise können sie so aber auch Einzelrechnungen abrechnen.

Bei einigen Anbietern ist es auch möglich, auf umfassende Analyseoptionen zurückzugreifen. So wissen die Unternehmen immer, wie viel und wofür die Mitarbeitenden Geld ausgegeben haben. Auf Grundlage der Daten können Unternehmen dann ein Auge auf eventuelle Optimierungsmöglichkeiten werfen.

Übersicht: Die Vorteile einer Firmenkreditkarte

Vorteile einer Firmenkreditkarte für Mitarbeitende:

• Spesenabrechnung entfällt
• kein Verlust durch digitalisierte Belege
• jederzeit einsetzbar
• unabhängig vom Schufa-Score
• keine Vorkasse
  

Vorteile einer Firmenkreditkarte für Unternehmen:

• individuell festgelegten Limit
• Ausgaben stets im Blick
• digitalisierte Belege
• hohe Sicherheitsstandards
• einfacheres Spesenmanagement
• je nach Nutzungsvereinbarung unterschiedliche Abrechnungen möglich

Übersicht: Die Nachteile einer Firmenkreditkarte

Nachteile einer Firmenkreditkarte für Mitarbeitende:

• Höheres Haftungsrisiko
• Angst vor Kartenverlust
• Abhängig von der Firmenpolitik

Nachteile einer Firmenkreditkarte für Unternehmen:

• Gefahr von Missbrauch

• teilweise höherer Verwaltungsaufwand
• entstehende Jahresgebühren

Wie können Unternehmen eine Firmenkreditkarte richtig abrechnen?

Das Prinzip mit der Kreditkarte als Zahlungslösung ist einfach: Die Mitarbeitenden zahlen beispielsweise mit der Firmenkreditkarte das Hotel und die Beträge landen direkt auf der Kreditkartenabrechnung. Anschließend zieht der Kreditkartenanbieter den Betrag automatisch vom Verfügungsrahmen ab. So können Mitarbeitende nicht mehr ausgeben als genehmigt.

In der Regel erfolgt die Abrechnung inkl. Gebühren dann zum Ende des Monats oder einem anderen vereinbarten Zahlungsziel. Aber wie lässt sich die Geschäftskreditkarte am Fälligkeitstag abrechnen?

Um alle Transaktionen als Einzel- oder Sammelrechnung abrechnen zu können, gibt es zwei gängige Verfahren:

1. Lastschriftverfahren: Bei dieser Variante erfolgt die Zahlung automatisch per Lastschrift. Der Anbieter zieht also den Gesamtbetrag vom hinterlegten Bankkonto ab. Anschließend gleicht er das Konto der Kreditkarte wieder aus.
2. Überweisung: Das Lastschriftverfahren ist die einfachste Methode, um eine Firmenkreditkarte abzurechnen. Dennoch übernehmen einige Unternehmen diese Aufgabe auch noch manuell. Sie überwiesen die anfallenden Beträge in diesem Fall per Online-Banking. Vergisst das Unternehmen dies, löst es bei vielen Anbietern eine kostenpflichtige Finanzierung des offenen Betrages aus.
   

Die meisten Unternehmen und privaten Kreditkartennutzenden bevorzugen den automatischen Lastschrifteinzug. Hierdurch lassen sich nämlich unnötige Sollzinsen vermeiden, die nur die Ausgaben in die Höhe treiben würden.

Welche Zahlungslösungen für Unternehmen gibt es neben Firmenkreditkarten?

Eine Geschäftsreise per Firmenkreditkarte oder Barzahlung – gibt es nicht noch weitere Zahlungslösungen? Doch, die gibt es tatsächlich.

• Reisestellenkarte: Eine Reisestellenkarte ist eine andere Zahlungslösung, um einen Teil der Firmenreisen zu bezahlen. Anders als bei einer Firmenkreditkarte wird diese Option nicht an einzelne Mitarbeitende ausgestellt. Sie ist also eine nicht-personenbezogene Firmenkreditkarte ohne Namen, die auf das Unternehmen ausgestellt wurde.

Mit ihr lassen sich beispielsweise Hotelreservierungen oder Mietwagen bezahlen. Anders als bei der vorab genannten Karte müssen Mitarbeitende bei dieser Nutzung auf einiges verzichten. Es ist nämlich nicht möglich, Geld abzuheben oder unterwegs zu bezahlen.

• Mit privater Kreditkarte abrechnen: Nicht immer müssen Mitarbeitende die Leistungen einer Dienstreise über eine Firmenkreditkarte abrechnen. Sie können nämlich ihre private Kreditkarte nutzen und sich die Kosten am Monatsende erstatten lassen.

Sofern die Reise-Einzelleistungen erst im Monat der Dienstreise bezahlt werden, müssen Mitarbeitende nicht erst in Vorkasse treten. Sie können die Spesenabrechnung beim Unternehmen einreichen. So wird das Konto in der Theorie gedeckt.

Das Problem? Die administrativen Prozesse sind nicht immer einfach und pünktlich. Der Zeitdruck der kann wiederum die Buchhaltung unnötig belasten.

Von den genannten Optionen ist es für Unternehmen sicherlich am einfachsten, sämtliche Kosten über eine Firmenkreditkarte abzurechnen. Es ist in der Praxis wohl auch die gängigste Zahlungslösung. Allein schon, weil die Mitarbeitenden nicht erst in Vorkasse treten müssen und ziemlich flexibel agieren können.