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Ob Kundentermin, Messebesuch oder Seminar zur Weiterbildung – viele berufliche Anlässe erfordern eine Dienstreise. Doch bevor es losgeht, musst du in der Regel einen Dienstreiseantrag stellen.
Was gehört in den Antrag zur Genehmigung einer Dienstreise? Wer genehmigt ihn? Und welche Angaben dürfen nicht fehlen? In diesem How-To erfährst du, worauf du achten musst. Damit fällt es dir leicht, deine Dienstreise korrekt zu beantragen, damit sie problemlos genehmigt wird.
Was ist ein Dienstreiseantrag?
Ein Dienstreiseantrag ist ein offizielles Formular oder eine formelle Anfrage, mit der Mitarbeitende eine beruflich bedingte Reise bei ihrem Unternehmen bzw. ihrer Führungskraft beantragen.
Warum ist ein Dienstreiseantrag notwendig? Er dient dazu, den Reisezweck, den Zeitraum, den Zielort sowie die geschätzten Kosten vorab zu dokumentieren und die Genehmigung für Geschäftsreisen einzuholen. Der Antrag stellt sicher, dass die geplante Reise im Interesse des Unternehmens liegt und spätere Reisekosten korrekt abgerechnet werden können.
Es gibt zwei Arten von Reiseanträgen:
- Aktive Reiseanträge müssen rechtzeitig gestellt werden – also bevor die Reise gebucht oder angetreten wird. Solange keine Genehmigung vorliegt, darf die Geschäftsreise nicht gebucht werden.
- Passive Reiseanträge werden ebenfalls vor der Reise eingereicht, aber nur zur Information und Dokumentation. Eine Rückmeldung gibt es nur, wenn etwas nicht stimmt – zum Beispiel, wenn gegen die Reiserichtlinien verstoßen wird oder sich etwas an der Planung ändert.
Auch gut zu wissen: Wenn jemand regelmäßig an denselben Ort reist, braucht es nicht jedes Mal einen neuen Antrag auf eine Dienstreise.
In solchen Fällen gibt es die sogenannte Dauerdienstreisegenehmigung. Sie wird genutzt, wenn Mitarbeitende über längere Zeit immer wieder zum gleichen Ziel reisen – zum Beispiel zu einem Projektpartner oder einer Außenstelle. Auch bei längeren Auslandsaufenthalten wird oft eine solche Genehmigung erteilt.
In manchen Unternehmen übernimmt die Travel Management Abteilung den Antrag auf Dienstreisegenehmigung.
Nicht vergessen: Bei Dienstreisen ins EU-Ausland benötigst du nicht nur eine Dienstreisegenehmigung, sondern auch die sogenannte A1-Bescheinigung (Entsendebescheinigung). Damit kannst du sicherstellen, dass auch während des Auslandsaufenthalts das deutsche Sozialversicherungsrecht gilt. Die A1-Bescheinigung ist nur eine der gängigen 6 Compliance-Fallen auf Geschäftsreisen.
Warum ist ein Dienstreiseantrag wichtig?
Ein Dienstreiseantrag sorgt dafür, dass Geschäftsreisen transparent, planbar und rechtlich abgesichert ablaufen. Ohne Genehmigung keine Buchung – so einfach ist das. Und genau das schützt alle Beteiligten: Dich, deine Abteilung und das Unternehmen.
Der Antrag auf eine Dienstreise ist auch entscheidend für die spätere Abrechnung von Reisekosten und Versicherungsfragen. Wusstest du, dass manche Unfallversicherungen nur zahlen, wenn die Dienstreise offiziell genehmigt war? Genau deshalb ist dieser Schritt so wichtig.
Außerdem zeigt der Antrag schwarz auf weiß: Diese Reise ist im Interesse des Unternehmens. Er schafft Verbindlichkeit, verhindert Missverständnisse und Fehlbuchungen. Das spart am Ende oft Geld und Nerven.
Wie stellt man einen Dienstreiseantrag?
Jedes Unternehmen hat eigene interne Regelungen. Meistens erfolgt das Ansuchen über ein spezielles Formular oder ein internes Tool, das nach dem Ausfüllen an die zuständige Führungskraft oder die Personalabteilung weitergeleitet wird.
Größere Unternehmen arbeiten mit Travel Management Systemen (TMS), um das Verfahren möglichst einfach und unkompliziert zu gestalten.
In kleineren Firmen sind einfache Word- oder Excel-Vorlagen oder ein klassischer Vordruck für den Dienstreiseantrag auf Papier nach wie vor gängige und praktikable Lösungen. Digitale Anträge haben einen klaren Vorteil: Sie vermeiden unnötiges Papierchaos und ermöglichen einen übersichtlichen Prozess.
Wann muss ein Dienstreiseantrag gestellt werden?
Ein Dienstreiseantrag sollte so früh wie möglich eingereicht werden, am besten sobald Termin, Ziel und Zweck der Reise bekannt sind.
Je nach Unternehmen gelten Fristen (z. B. 7 bis 14 Tage vor der geplanten Reise), die unbedingt eingehalten werden müssen, um rechtzeitig die Genehmigung und ggf. notwendige Buchungen (Hotel, Zug, Flug etc.) zu erhalten. Kurzfristige Reisen bedürfen meist einer gesonderten Freigabe.
Welche Informationen gehören in den Dienstreiseantrag?
Wenn du einen Dienstreiseantrag ausfüllen musst, brauchst du in der Regel folgende Angaben:
- Reisedatum und -dauer
- Zielort(e) der Reise
- Zweck der Reise (z. B. Kundenbesuch, Messe, Schulung)
- Verkehrsmittel (z. B. Bahn, Taxi, Auto, Flugzeug)
- Voraussichtliche Kosten (inkl. Übernachtung, Verpflegung, Fahrtkosten)
- Beantragende Person und genehmigende Stelle
- Optional: Angaben zur Vertretung während der Abwesenheit
Diese Informationen helfen bei der Prüfung, Freigabe und späteren Abrechnung der Dienstreise.
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