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Geschäftsessen gehören für viele zum Job dazu. Wenn du mit Kunden oder Geschäftspartnern auswärts speist, kannst du – bzw. dein Unternehmen – die Kosten dafür deshalb auch von der Steuer absetzen. Dazu genügt allerdings kein einfacher Kassenbon. Du benötigst einen richtigen Bewirtungsbeleg. Worauf du dabei achten solltest und was die Anforderungen an Bewirtungsbelege sind, erfährst du hier.
Das ist ein Beleg für Bewirtungsaufwendungen
Restaurantbesuche kannst du nur steuerlich geltend machen, wenn es sich um ein Geschäftsessen gehandelt hat. Um das nachzuweisen, brauchst du den Bewirtungsbeleg: Dieser spezielle Beleg dokumentiert, dass es sich um einen geschäftlichen Anlass wie ein Kundenmeeting oder Firmenessen gehandelt hat.
Ein korrekt ausgefüllter Beleg für Bewirtungskosten zeigt, dass das Essen im beruflichen Kontext stattfand, wer teilgenommen hat und warum. Damit schützt du dich und dein Unternehmen bei einer möglichen Prüfung durch das Finanzamt.
Info: Kann ich ein Geschäftsessen vollständig absetzen?
Du kannst nur 70 Prozent der Bewirtungskosten für ein Geschäftsessen steuerlich absetzen. Nicht abzugsfähig sind der private Anteil sowie Kosten, die über das als angemessen geltende Maß hinausgehen.
Pflichtangaben: Das muss ein Beleg für Geschäftsessen enthalten
Der Bewirtungsbeleg unterscheidet sich dabei vom normalen Kassenbon oder einer einfachen Restaurantrechnung durch erweiterte Angaben. Diese sind notwendig, damit das Finanzamt die Ausgaben anerkennt. Ein korrekter Bewirtungsbeleg besteht aus zwei Teilen: der Bewirtungsrechnung vom Restaurant und einem zusätzlichen Formular, das du selbst ausfüllst. Nur wenn beide Teile vollständig sind, erkennt das Finanzamt die Bewirtungskosten als Betriebsausgaben an.
Diese Angaben müssen auf dem Bewirtungsbeleg enthalten sein:
- Gaststätte: Auf dem Beleg muss klar erkennbar sein, in welchem Restaurant oder Café das Arbeitsessen stattgefunden hat.
- Datum: Es muss eindeutig ersichtlich sein, an welchem Tag das Essen stattgefunden hat.
- Verzehrliste: Der Beleg darf keine Sammelbegriffe wie „Menü“ enthalten, sondern muss konsumierte Speisen und Getränke einzeln aufführen.
- Gesamtbetrag: Die Rechnung muss den Gesamtbetrag plus den angewendeten Steuersatz enthalten. Trinkgeld darfst du handschriftlich ergänzen und ebenfalls angeben.
- Anlass: Auf dem Bewirtungsbeleg muss der (geschäftliche) Grund für die Einladung genannt werden, zum Beispiel „Erstgespräch mit potenziellem Kooperationspartner“.
- Teilnehmer*innen: Alle Personen, die am Essen teilgenommen haben, sowie der oder die Gastgeber*in, müssen namentlich genannt werden.
- Unterschrift: Der oder die Einladende muss den Bewirtungsbeleg unterschreiben. Das bestätigt, dass alle Angaben korrekt sind und die Bewirtung beruflich veranlasst war.
Info: Zusätzliche Angaben bei höheren Beträgen
Bei Ausgaben bis 250 Euro gelten Bewirtungsbelege als Kleinstbetragsrechnungen. Gibst du mehr aus, sind weitere Angaben notwendig, beispielsweise der oder die Rechnungsempfänger*in und die Steuernummer des Restaurants.
So bekommst du einen Bewirtungsbeleg zum Ausfüllen
Möchtest du ein Geschäftsessen mit Kunden oder ein Betriebsessen absetzen, ist ein vollständig ausgefüllter Bewirtungsbeleg unerlässlich. Du erhältst den Bewirtungsbeleg direkt im Restaurant, indem du das Servicepersonal gezielt darum bittest. Restaurants sind zwar nicht dazu verpflichtet, einen fertigen Bewirtungsbeleg auszustellen. Du hast jedoch das Recht auf eine ordentliche Rechnung mit allen Angaben, die für einen Beleg für Geschäftsessen wichtig sind (Datum, Betrag, Speisen, Steuersatz und Name des Lokals).
Darüber hinaus bieten viele Restaurants auf der Rückseite der Rechnung oder auf einem separaten Formular einen Vordruck an, den du vor Ort ausfüllen und unterschreiben kannst. Falls das Restaurant keinen solchen Vordruck bereithält, kannst du eine eigene Vorlage nutzen.
Info: Für die Buchhaltung: So buchst du Bewirtungskosten korrekt
In der Buchhaltung werden Bewirtungskosten wie folgt aufgeteilt:
- 70 % des Nettobetrags: abzugsfähige Betriebsausgaben
- 30 % des Nettobetrags: nicht abziehbare Betriebsausgaben
Seit dem BFH-Urteil vom 10.02.2005 darfst du die volle Vorsteuer (100 %) aus der Rechnung geltend machen – aber nicht beim Trinkgeld, da dieses keine Umsatzsteuer enthält.
Auch Trinkgeld wird im Verhältnis 70/30 aufgeteilt, jedoch ohne Vorsteuerabzug.
Beispiel:
Gesamtkosten:
- Rechnung: 180 € netto + 34,20 € USt
- Trinkgeld: 10 €
- Gesamtzahlung: 224,20 € bar
Buchung:
- 34,20 € Vorsteuer vollständig abziehbar
- 126 € (70 %) abzugsfähig, 54 € (30 %) nicht abzugsfähig
- Trinkgeld: 7 € / 3 € (ohne Vorsteuer)
Fehlerhafter Bewirtungsbeleg: 5 Herausforderungen für die Buchhaltung
Zur Sicherheit lohnt es sich, einen entsprechenden Vordruck zu jedem Geschäftsessen mitzunehmen. Im Ausnahmefall kannst du zwar nachträglich einen Eigenbeleg erstellen, aber grundsätzlich gilt: Liegt kein ordentlicher Bewirtungsbeleg vor, erkennt das Finanzamt die Bewirtungskosten nicht als abzugsfähige Betriebsausgaben an. Fehlende oder fehlerhafte Bewirtungsbelege bringen die Buchhaltung somit schnell in Schwierigkeiten. Um das zu vermeiden, findest du hier Lösungen für typische Herausforderungen der Buchhaltung:Herausforderung 1: Unvollständige Angaben
Fehlt zum Beispiel der Anlass oder Teilnehmer*innen sind nicht genannt, ist der Beleg für das Geschäftsessen nicht verwertbar. Die Ausgaben sind dann steuerlich nicht abzugsfähig.
Lösung: Nutze eine Vorlage für Bewirtungsbelege mit allen Pflichtfeldern. So gehst du sicher, dass du nichts vergisst. Am besten direkt nach dem Essen ausfüllen, solange noch alles präsent ist.
Herausforderung 2: Fehlende Originalbelege
Kassenbons oder Bewirtungsrechnungen gehen leicht verloren, landen in Taschen oder verschwinden im Reisegepäck.
Lösung: Mach direkt nach dem Essen ein Foto des Belegs und speichere es. Oder nutze eine App, in der du den Beleg direkt mit der Buchhaltung teilen kannst.
Herausforderung 3: Nachbearbeitung und Rückfragen
Fehlen Angaben, muss die Buchhaltung mühsam hinterher telefonieren. Das kostet Zeit und Nerven.
Lösung: Auch hier können digitale Tools helfen. In Apps mit integrierter Belegerfassung und Abrechnungsfunktionen kannst du alle Infos übersichtlich an einem Ort speichern.
Herausforderung 4: Nicht lesbare oder private Belege
Manchmal landen Belege im System, die gar nichts mit dem Unternehmen zu tun haben – oder so verblasst sind, dass sie nicht mehr geprüft werden können.
Lösung: Klare Richtlinien und Schulungen helfen, Mitarbeitende zu sensibilisieren. Zusätzlich sorgen digitale Belegerfassung und automatische Prüfmechanismen dafür, dass nur relevante und vollständige Belege ins System kommen.
Herausforderung 5: Keine klare Trennung
Wird beispielsweise die gesamte Rechnung eingereicht, obwohl auch Familienmitglieder mitgegessen haben, gibt es Probleme bei der Absetzbarkeit.
Lösung: Dokumentiere nur den geschäftlichen Teil des Essens – inklusive getrennten Belegen, falls nötig. Das Finanzamt prüft hier sehr genau.
Info: Neben Geschäftsessen auch Geschäftsfahrten absetzen
Nicht nur Geschäftsessen, auch Geschäftsfahrten zählen zu den Betriebsausgaben und lassen sich steuerlich absetzen – vorausgesetzt, die Dokumentation stimmt. Mit FREENOW for Business buchst du Fahrten einfach per App und erhältst alle Belege automatisch digital. So hast du die Kosten im Griff und deine Buchhaltung spart Zeit und Aufwand.
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Bewirtungsbelege & Co: Gute Dokumentation als Basis zum Kostenabsetzen
Ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg spart bares Geld, sorgt für eine saubere Buchhaltung und schützt dich bei jeder Steuerprüfung. Wenn du weißt, worauf es ankommt, wird aus dem vermeintlichen Papierkram ein echter Vorteil für dich und dein Unternehmen.
Übrigens: Das gilt auch für alle anderen Betriebsausgaben. Und genau hier setzt FREENOW for Business an: Als führender Anbieter für Geschäftsreisen in über 150 Städten bietet FREENOW eine smarte Komplettlösung – von der Mobilitätsbuchung bis zur automatisierten Kostenabrechnung. Mehr als 15.000 Firmenkunden vertrauen bereits auf klare Reiserichtlinien, integriertes CO₂-Reporting und maximale Transparenz für Reisende und Admins. Zeit, dass du Geschäftsreisen neu denkst.
