A1-Bescheinigung für Auslandsreisen: Was ist das und wann ist sie notwendig?

Geschäftstermin in Paris, Meeting in Zürich oder Workation in Lissabon: Berufliche Auslandsaufenthalte gehören heute für viele zum Alltag. Doch selbst für kurze Trips brauchst du innerhalb Europas die sogenannte A1-Bescheinigung – ein wichtiges Dokument, das dafür sorgt, dass deine Reise auch rechtlich abgesichert ist. In diesem Artikel erfährst du, was die A1-Bescheinigung ist, wie du sie bekommst und warum du frühzeitig in der Planung der Dienstreise daran denken solltest.

A1-Bescheinigung als Nachweis der Sozialversicherung

Kaum eine Versicherung ist so wichtig wie die Sozialversicherung: Sie sichert dich im Krankheitsfall, bei Unfällen, im Alter oder bei Arbeitslosigkeit ab und ist somit ein elementarer Schutz für Einkommen und Existenz. Wer in einem EU-Staat arbeitet, muss deshalb auch sozialversichert sein – allerdings immer nur in einem Land gleichzeitig. 

Mit der A1-Bescheinigung kannst du bei einer beruflichen Tätigkeit im Ausland nachweisen, dass du in deinem Heimatland sozialversichert bist. Die Bescheinigung spielt damit eine zentrale Rolle im europäischen Sozialversicherungsrecht und schützt dich vor einer doppelten Beitragspflicht in verschiedenen Staaten.

In diesen Fällen brauchst du eine A1-Bescheinigung

Die A1-Bescheinigung gilt also nicht für private Reisen, sondern nur für berufliche Einsätze im Ausland. Sie ist damit eine Form der Entsendebescheinigung und du brauchst sie, wenn du beruflich in ein anderes Land reist, das Teil der EU (Europäische Union) ist. Neben der A1-Bescheinigung für die EU ist sie auch bei Reisen in den EWR (Europäischer Wirtschaftsraum) notwendig. Du benötigst das A1-Dokument also ebenfalls bei Geschäftsreisen in bestimmte andere Länder. Beispielsweise bei Reisen in das Vereinigte Königreich oder die Schweiz ist eine A1-Bescheinigung erforderlich.

In anderen Ländern wie beispielsweise China oder USA brauchst du dagegen keine A1-Bescheinigung. Informiere dich am besten vor einer Reise, zum Beispiel bei deiner Krankenkasse oder Rentenversicherung. Viele Organisationen stellen auf ihrer Website eine Länderliste bereit, auf der du siehst, für welche Länder du eine A1-Bescheinigung benötigst.

Info: Wann du keine A1-Bescheinigung brauchst

Du benötigst die Bescheinigung nur, wenn du dich physisch im Ausland aufhältst. Nimmst du virtuell an einem Meeting im Ausland teil – zum Beispiel per Videocall vom heimischen Schreibtisch aus – ist eine A1-Bescheinigung natürlich nicht notwendig. Auch bei privaten Reisen und Urlauben brauchst du sie nicht. Anders verhält es sich beim Thema Workation & Bleisure: Verbindest du deine Erholung mit deiner Erwerbstätigkeit, greifen die Regelungen des Sozialversicherungsrechts und du benötigst eine A1-Bescheinigung – selbst, wenn du nur vom Strand aus E-Mails beantwortest oder an Videokonferenzen teilnimmst.

Fehlende A1-Bescheinigung: Kostspielige und komplizierte Konsequenzen

Fehlt die A1-Bescheinigung bei einer beruflichen Reise ins Ausland, kann das schnell unangenehm – und teuer – werden. In vielen Ländern sind stichprobenartige Kontrollen üblich. Hast du keinen Nachweis über deine Versicherung in Form der Bescheinigung A1, drohen Bußgelder, Zwangspausen bei der Arbeit oder im schlimmsten Fall sogar Zugangsbeschränkungen zu bestimmten Arbeitsorten wie Baustellen oder Industrieanlagen. 

Außerdem riskierst du, dass das Gastland zusätzliche Sozialabgaben erhebt. Denn ohne Entsendebescheinigung A1 bleibt unklar, ob weiterhin das Sozialversicherungsrecht deines Heimatlands gilt. Das führt nicht nur zu unnötigen Kosten, sondern auch zu einem erheblichen bürokratischen Aufwand im Nachhinein. Besonders für Unternehmen mit viel reisenden Mitarbeitenden ist es deshalb wichtig, alle Geschäftsreisen sauber zu dokumentieren und rechtzeitig den A1-Antrag zu stellen. 

Übrigens: Die neben der A1-Bescheinigung gibt es noch 5 weitere Compliance-Fallen auf Geschäftsreisen.

Das musst du tun, um das A1-Formular zu erhalten

Die A1-Bescheinigung zu beantragen, ist glücklicherweise nicht kompliziert und erfolgt komplett digital. Wie du dabei vorgehst, hängt von deinem Beschäftigungsverhältnis ab. 

Für Arbeitnehmer*innen: Aufgabe des arbeitgebenden Unternehmens

Dein Unternehmen übernimmt für Mitarbeitende den Antrag. Halte dich dazu an die folgenden 4 Schritte.

1. Ansprechpartner*in finden: Sag deinem Arbeitgeber oder der zuständigen HR-Abteilung Bescheid, dass du beruflich ins Ausland reist.
2. Digitalen Antrag stellen lassen: Dein Arbeitgeber stellt den Antrag für die A1-Bescheinigung elektronisch über die Entgeltabrechnungssoftware oder eine zertifizierte Ausfüllhilfe wie das SV-Meldeportal.
3. Zuständige Stelle: Der A1-Antrag geht an die zuständige gesetzliche Krankenkasse oder, wenn du privat versichert bist, an die Deutsche Rentenversicherung.
4. Bescheinigung erhalten: Nach erfolgreicher Prüfung kommt das Formular A1 digital zurück. Führe es am besten sowohl ausgedruckt als auch digital auf deiner Reise mit. 

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A1-Bescheinigung: Was Arbeitgeber*innen wissen müssen

Als Unternehmen beantragst du die A1-Bescheinigung elektronisch – über eine systemgeprüfte Lohnsoftware oder das SV-Meldeportal. Sie dient als Nachweis, dass Mitarbeitende bei Einsätzen im EU-Ausland weiterhin in Deutschland versichert sind.

Kurz & knapp:

1. Antrag: Nur elektronisch – via Lohnsoftware oder SV-Meldeportal
2. Zuständig: Krankenkasse bzw. Sozialversicherungsträger der*des Beschäftigten
3. Zustellung: Erfolgt online bei erfüllten Voraussetzungen
4. Support: Infos über das SV-Meldeportal oder deine Abrechnungssoftware
5. Tipp: Frühzeitig beantragen – Ausdruck bei spontanen Reisen mitführen

Für Selbstständige: Deine eigene Verantwortung und Pflicht

Die Entsendebescheinigung A1 ist nicht nur für Arbeitnehmende relevant. Auch Selbstständige und freiberuflich tätige Personen, die auf eigene Rechnung im Ausland arbeiten, brauchen die A1-Bescheinigung. Gehörst du zu dieser Personengruppe, kannst du die A1-Meldung wie folgt vornehmen.

1. Direkt online beantragen: Du stellst den Antrag selbst, zum Beispiel über die Website der Deutschen Rentenversicherung oder über das SV-Meldeportal.
2. Alle Angaben machen: Achte auf korrekte Angaben zur geplanten Tätigkeit, Reisedauer, Reiseziel und deiner Versicherungssituation.
3. Bescheinigung erhalten: Nach Prüfung bekommst du das A1-Dokument als PDF und kannst es für deine Reise nutzen. Kosten fallen für die A1-Bescheinigung in der Regel nicht an.

Tipp: Behalte die Zeit im Blick

Wie schnell du die A1-Bescheinigung bekommst, hängt davon ab, wie zügig der Antrag gestellt wird und wie die zuständige Stelle arbeitet. In vielen Fällen dauert die Ausstellung nur wenige Werktage, manchmal geht es sogar am selben Tag. Wichtig ist: Du musst die Bescheinigung vor Reisebeginn beantragen, rückwirkend wird sie nicht anerkannt. Auch gilt die A1-Bescheinigung nur für den gemeldeten Zeitraum. Zwar kannst du eine A1-Bescheinigung unter bestimmten Voraussetzungen auch dauerhaft beantragen. Trotzdem solltest du bei jeder neuen Auslandsreise prüfen, ob eine neue Bescheinigung nötig ist.

Bestens vorbereitet auf Geschäftsreisen ins Ausland

Ob kurzer Geschäftstermin oder mehrtägiger Kundeneinsatz – bei jeder Dienstreise ins europäische Ausland ist die A1-Bescheinigung Pflicht. Sie stellt sicher, dass bei einer beruflichen Auslandsreise weiterhin die Rechtsvorschriften zur Sozialversicherung deines Heimatlands gelten und dass du sozialversichert bleibst. 

Die Krankenkassen sind für Arbeitgebende daher auch zentrale Ansprechpartner, wenn es um die Ausstellung der A1-Bescheinigung geht. Für Selbstständige ist die Krankenkasse hingegen nur dann zuständig, wenn sie in der gesetzlichen Krankenversicherung pflichtversichert sind. Andernfalls ist die Deutsche Rentenversicherung der richtige Ansprechpartner. In jedem Fall gilt: Stelle den A1-Antrag unbedingt vor Reisebeginn. Mit dem richtigen Wissen und klaren Prozessen ist das schnell erledigt.

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