Reisekostengesetz & Spesensätze – was du 2025 wissen musst

Ob Kundentermin in Köln oder Konferenz in Kopenhagen – wer beruflich unterwegs ist, hat oft nicht nur einen vollen Kalender, sondern auch Belege in der Tasche. Und genau da wird es schnell unübersichtlich: Was darf ich eigentlich abrechnen? Welche Pauschalen gelten im In- und Ausland? Und was sagt das Reisekostengesetz überhaupt dazu?

Was regelt das Reisekostengesetz?

Das Reisekostengesetz legt fest, wann und in welcher Höhe Dienstreisekosten erstattet werden dürfen – also Ausgaben, die dir oder deinen Mitarbeitenden auf einer beruflich veranlassten Reise entstehen. Dazu gehören unter anderem Fahrten, Übernachtungen, Verpflegungskosten und weitere Auslagen.

Die Regelungen gelten für bestimmte Gruppen besonders verbindlich, etwa im öffentlichen Dienst. Grundlage dafür ist das Bundesreisekostengesetz (BRKG). Es enthält Vorgaben zur Reisekostenvergütung, also der Erstattung von Kosten, die durch Dienstreisen entstehen.

Für wen gilt das Reisekostengesetz des Bundes?

Das Reisekostengesetz – genau das Bundesreisekostengesetz (BRKG) – gilt in erster Linie für Beamt*innen, Richter*innen, Soldat*innen und andere Beschäftigte im öffentlichen Dienst des Bundes. Es benennt Vorschriften, wie die Erstattung von Reisekosten und Spesen zu erfolgen hat, wenn eine Dienstreise offiziell angeordnet wurde.

Für privatwirtschaftliche Unternehmen ist das Gesetz zu den Reisekosten nicht zwingend bindend, aber in der Praxis oft Richtlinie und Orientierung zugleich. Denn: Viele Betriebe lehnen ihre internen Reiserichtlinien an die Vorgaben des Reisekostengesetzes des Bundes an, um steuerliche Vorgaben und Anordnungen des Finanzamts bezüglich Spesensätze sicher einzuhalten.

Das hat gleich zwei Vorteile:

• Du hast als Arbeitgeber*in einen klaren Rahmen für gesetzliche Spesensätze und Pauschalen
• Du erleichterst die Steuerprüfung durch nachvollziehbare und einheitliche Abrechnungsmethoden

Welche Pauschalen deckt das Gesetz ab?

Das Reisekostengesetz definiert, in welcher Höhe bestimmte Pauschalsätze anerkannt werden. Für Unternehmen ist das besonders praktisch: Sie müssen keine Einzelbelege einsammeln, sondern können pauschale Beträge ansetzen, die vom Finanzamt akzeptiert werden.

Verpflegungspauschale

Wer auf Dienstreise ist, bekommt eine Verpflegungspauschale – außerhalb des Bundeskostenreisegesetzes auch Tagegeld genannt. Die Höhe richtet sich nach der Abwesenheitsdauer und dem Reiseziel:

 

• Ab 8 Stunden Abwesenheit: 14 € pro Tag
• Ab 24 Stunden Abwesenheit: 28 € pro Tag
• Bei An- und Abreisetag mehrtägiger Reisen: ebenfalls 14 €

Diese Spesen sind steuerfrei und gelten deutschlandweit – es sei denn, es wurden Mahlzeiten gestellt (z. B. im Hotel oder auf Konferenzen), dann werden entsprechende Kürzungen vorgenommen.

Übernachtungspauschale

Für den Spesensatz bei Übernachtungen gilt: Belege sind besser, aber es gibt auch eine Übernachtungspauschale im Bundesreisekostengesetz. Im Inland liegt sie bei 20 € pro Nacht, wenn kein Beleg vorliegt. Bei tatsächlichen Hotelrechnungen wird der volle Betrag (ohne Frühstück) erstattet, sofern die Reisekostenabrechnung korrekt dokumentiert ist.

Kilometerpauschale

Wer als Beförderungsmittel den eigenen PKW für die Dienstreise nutzt, kann 0,30 € pro gefahrene Kilometer abrechnen – die sogenannte Kilometerpauschale des Bundesreisekostengesetzes. Das gilt aber nur, wenn die Dienstreise außerhalb der regelmäßigen Dienststätte stattfindet. Fahrten vom Wohnort zur üblichen Arbeitsstelle, die dauerhaft deinem Job zugeordnet ist, zählen nicht dazu – eine Erstattung der Fahrtkosten ist dementsprechend nicht möglich. Dafür greift stattdessen die Pendlerpauschale.

Spesensätze in Deutschland (2025)

In Deutschland richtet sich der aktuelle Satz zur Abrechnung der Spesen nach den Vorgaben des Bundesfinanzministeriums.

Spesentabelle Deutschland

Kategorie	Spesensatz
Verpflegung (ab 8 Std.)	14 €
Verpflegung (ab 24 Std.)	28 €
An-/Abreisetag	14 €
Übernachtung	20 € (pauschal)
Kilometerpauschale (PKW)	0,30 €/km

Für die korrekte Abrechnung entscheidend:

• Nur tatsächliche Dienstreisen zählen – also beruflich veranlasste Fahrten außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte oder Dienststätte.
• Die Reisedauer muss dokumentiert werden (z. B. mit Abfahrts- und Rückkehrzeit).
• Verpflegungszuschüsse von dem*der Arbeitgeber*in müssen ggf. mit den Pauschalen verrechnet werden.

Welche Kosten sind nicht erstattungsfähig?

Auch wenn vieles über Pauschalsätze abgedeckt ist, gibt es Ausgaben, die bei der Reisekostenabrechnung außen vor bleiben – selbst, wenn sie im Rahmen der Reise angefallen sind. 

 

Nicht erstattungsfähig sind zum Beispiel:

• Private Ausgaben wie Snacks außerhalb der regulären Mahlzeiten, Minibar, Wellness oder Pay-TV im Hotel
• Kosten für Begleitpersonen (z. B. dein*e Partner*in)
• Trinkgelder, sofern sie nicht nachweisbar und betrieblich begründet sind
• Souvenirs oder private Einkäufe
  

Als Faustregel gilt: Alles, was nicht unmittelbar dem beruflichen Zweck der Reise dient, gehört nicht in die Abrechnung.

Internationale Spesensätze auf Dienstreisen

Wenn du beruflich ins Ausland reist, musst du dich nicht nur mit anderen Kulturen, sondern auch mit anderen Spesensätzen auseinandersetzen. Denn für Dienstreisen ins Ausland gelten eigene, länderspezifische Pauschalen, die jährlich vom Bundesfinanzministerium festgelegt werden. Diese unterscheiden sich deutlich von den deutschen Spesensätzen – je nach Land, Stadt und Lebenshaltungskosten. Die aktuellen Spesensätze kannst du beim Bundesfinanzministerium einsehen.

4 Tipps für die korrekte Spesenabrechnung

Egal ob Inland oder Ausland – eine saubere Spesenabrechnung spart dir nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch Geld. Denn nur korrekt dokumentierte Dienstreisen führen zu einer steuerlich anerkannten Reisekostenvergütung. Damit bei der nächsten Abrechnung alles glattläuft, helfen dir diese Tipps:

1. Geschäftsort dokumentieren: Ob Kundentermin oder Messe: Halte den Zweck der Dienstreise sowie den Geschäftsort fest. Das hilft nicht nur dem Finanzamt, sondern auch deiner eigenen Buchhaltung, besonders bei internationalen Spesensätzen.
2. Belege sammeln oder Pauschalen nutzen: Für Übernachtungskosten oder Fahrten mit dem Taxi gilt: Beleg aufbewahren. Alternativ kannst du die Übernachtungspauschale oder Kilometerpauschale ansetzen, wenn keine Belege vorhanden sind.
3. Einheitliche Tools verwenden: Spesen per Excel-Tabelle, Zettelwirtschaft und E-Mail-Chaos? Muss nicht sein. Digitale Tools zur Reisekostenabrechnung erleichtern die Dokumentation, reduzieren Fehler und sparen Bearbeitungszeit.
4. Abwesenheitszeiten genau erfassen: Die Verpflegungspauschale hängt von der Dauer deiner Abwesenheit ab. Notiere also Abfahrts- und Rückkehrzeiten möglichst exakt. Bei mehrtägigen Reisen zählen auch der An- und Abreisetag

Rechtssicher abrechnen – digital und einfach

Das deutsche Reisekostengesetz schafft Klarheit – für Unternehmen und für alle, die beruflich unterwegs sind. Mit den richtigen Spesensätzen und Pauschalen kannst du Reisen korrekt abrechnen. 

Mit FREENOW for Business behältst du jetzt noch leichter den Überblick über deine Geschäftsfahrten. Unser digitales Tool vereinfacht die Spesenabrechnung, reduziert manuellen Aufwand und sorgt für transparente Prozesse. Erfahre mehr auf unserer Seite für Geschäftsfahrten und finde heraus, wie du Geschäftsreisen effizienter organisieren kannst!