Prozessautomatisierung: Was ist das und welche Vorteile gibt es?

Prozesse zu automatisieren, eröffnet neue Möglichkeiten jenseits traditioneller Arbeitsabläufe. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse zu optimieren und gleichzeitig Zeit sowie Ressourcen zu sparen.

Dabei geht es nicht nur darum, neue Tools einzuführen – es bedeutet, Aufgaben neu zu organisieren, Informationen smarter zu verwalten und Entscheidungen datenbasiert zu treffen.

Wer langfristig wettbewerbsfähig bleiben will, sollte das Potenzial der Automatisierung gezielt nutzen. Denn in einer Welt, in der Zeit Geld ist, können digitale Lösungen den entscheidenden Vorsprung sichern.

Erfahre, welche Tools und Technologien du für eine erfolgreiche Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen benötigst.

Was ist Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung, auch bekannt als Business Process Automation (BPA), bezieht sich auf den Einsatz von Technologie, um sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben und Workflows innerhalb eines Unternehmens zu automatisieren.

Das Ziel ist, die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und Kosten zu senken. Dabei geht es nicht nur um die Automatisierung einfacher, isolierter Aufgaben, sondern oft um die End-to-End-Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse. Diese können sich über verschiedene Abteilungen und Systeme erstrecken.

Die Digitalisierung von Prozessen heißt, manuelle oder papierbasierte Abläufe durch digitale Lösungen zu ersetzen. Ziel ist es, deine Arbeitsabläufe zu automatisieren, miteinander zu vernetzen und effizienter zu gestalten. Dabei reicht es nicht, einfach Tools einzuführen – du solltest auch hinterfragen, wie Aufgaben verteilt sind, wie Informationen fließen und wie Entscheidungen getroffen werden.

Die Vorteile der Digitalisierung und Automatisierung im Überblick

Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen. Wir sehen uns im Anschluss an, wie sich diese positiv auf die Effizienz und die Wettbewerbsfähigkeit auswirken.

Steigerung der Effizienz und Produktivität

Du kannst Routinearbeiten wie Rechnungsstellung, Lagerverwaltung oder Reporting automatisieren. Das spart Zeit, vermeidet Fehler und ermöglicht dir, dich auf strategische Themen zu konzentrieren.

Durch die Digitalisierung von Prozessen können sich Mitarbeitende auf jene Tätigkeiten konzentrieren, die menschliches Urteilsvermögen, Kreativität und Problemlösung erfordern. Dies führt zu einer erhöhten Produktivität und einer besseren Nutzung der Personalressourcen.

Reduzierung von Fehlern und Verbesserung der Qualität

Automatisierte Prozesse folgen vordefinierten Regeln und sind daher weniger anfällig für Fehler. Dies führt zu einer höheren Datenqualität und einer konsistenteren Ausführung von Aufgaben. Das Ergebnis: eine bessere Qualität der Endprodukte oder Dienstleistungen.

Kostenersparnis

Die Automatisierung verringert die manuelle Arbeit und kann Kosten für Personal, Zeit und Ressourcen sparen. Weniger Fehler bedeuten auch weniger Nacharbeit. So können auch die damit verbundenen Kosten reduziert werden.

Schnelligkeit

Automatisierte Workflows können Aufgaben und Informationen wesentlich schneller verarbeiten als manuelle Prozesse. Dies führt zu kürzeren Durchlaufzeiten.

Verbesserte Compliance und Auditierbarkeit

Automatisierte Systeme erstellen detaillierte Protokolle und Aufzeichnungen über alle durchgeführten Schritte. Dies erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien. Gleichzeitig wird die Überprüfung von Prozessen verbessert.

Erhöhte Skalierbarkeit

Automatisierte Abläufe lassen sich bei Bedarf einfach anpassen, um mehr Arbeit zu erledigen – ohne zusätzliches Personal. Dies ermöglicht es Unternehmen, flexibler auf Wachstum zu reagieren.

Bessere Mitarbeiterzufriedenheit

Durch die Entlastung von repetitiven und langweiligen Aufgaben können sich Mitarbeitende auf anspruchsvollere und erfüllendere Tätigkeiten konzentrieren. Dies trägt zu einer höheren Zufriedenheit und Bindung bei.

Vernetzte Systeme erleichtern auch den Austausch zwischen Abteilungen. Informationen fließen transparenter, Missverständnisse nehmen ab und Entscheidungen werden schneller getroffen.

Arten der Prozessautomatisierung in Unternehmen

Die Prozessautomatisierung kann in einem Unternehmen in verschiedenen Formen und auf unterschiedlichen Ebenen implementiert werden. Einige Beispiele:

• Robotic Process Automation (RPA) nutzt Software-Roboter (Bots), um menschliche Interaktionen mit digitalen Systemen nachzuahmen. Sie erledigen repetitive, regelbasierte Aufgaben wie Dateneingabe oder Formularausfüllung. Diese Methode ist ideal für Prozesse, die keine tiefgreifende IT-Integration erfordern.
• Business Process Management (BPM) Suiten sind umfassende Plattformen zur End-to-End-Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse. Sie unterstützen den gesamten Lebenszyklus, von der Modellierung bis zur Optimierung.
• Die Workflow-Automatisierung vereinfacht den Informations- und Aufgabenfluss innerhalb eines spezifischen Prozesses. Beispiele hierfür sind das automatische Weiterleiten von Anfragen oder das Versenden von automatischen Benachrichtigungen.
• Künstliche Intelligenz (KI) und Maschinelles Lernen (ML) ermöglichen Systemen, aus Daten zu lernen, Muster zu erkennen und Vorhersagen zu treffen. Sie werden für komplexe, nicht-regelbasierte Aufgaben eingesetzt. Dazu gehören zum Beispiel die intelligente Dokumentenverarbeitung oder Betrugserkennung.

Beispiele der Prozessautomatisierung in Unternehmen

Die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen findet in nahezu allen Branchen und Funktionsbereichen Anwendung. Ein paar Beispiele:

Transport- und Mobilitätsdienste

FREENOW automatisiert fast den gesamten Ablauf einer Fahrtvermittlung – von der Buchung aller Arten von Geschäftsreisen über die Routenplanung bis hin zur Bezahlung und Rechnungsstellung. Auch die Kommunikation in Echtzeit zwischen Fahrgästen und Fahrern sowie die Bearbeitung von Stornierungen und Beschwerden erfolgen automatisch. So läuft der Service einfach und reibungslos ab.

Doch für Unternehmenskunden geht die Prozessautomatisierung der Fahrtkosten mit FREENOW noch weiter. Digitale Belege können direkt an Spesenabrechnungstools wie SAP Concur weitergeleitet werden. Im Schnitt spart jeder Mitarbeitende so 30% Zeit bei der Abrechnung.

Gleichzeitig profitiert das Unternehmen von weniger Aufwand, geringeren Kosten und klaren Prozessen.

Finanz- und Rechnungswesen

In diesem Bereich ist es sehr hilfreich, Eingangsrechnungen automatisch zu erfassen, zu überprüfen und zu verbuchen. Der Abgleich mit Bestellungen und Wareneingängen wird so ebenfalls vereinfacht.

Auch Finanzabschlüsse lassen sich automatisieren. Monats- und Jahresabschlüsse werden so schneller, da Daten automatisch zusammengeführt und Berichte erstellt werden.

Personalwesen (HR)

Ein weiteres Prozessautomatisierungs-Beispiel stammt aus dem HR:

Beim Onboarding von Mitarbeitenden entsteht viel ehemals manuelle Arbeit: Verträge erstellen, Zugänge und IT-Ressourcen zuweisen und Begrüßungspakete verschicken. Ein smartes Workflow-Tool wie Zapier oder Make können den Gesamtprozess automatisieren:

Beispiel-Ablaufkette:

1. HR füllt ein Onboarding-Formular aus (z. B. in Typeform, MS Forms)
2. Workflow-Tool erstellt automatisch:

• Vertragsdokument
• Eintrag im HR-System
• IT-Tickets oder automatische Einrichtung
• Versandauftrag für Begrüßungspaket

3. Begrüßungs-Mail mit Zugangsdaten und Onboarding-Guide wird automatisch versendet

Kundenservice

Chatbots beantworten häufig gestellte Kundenfragen automatisch. Sie sind rund um die Uhr verfügbar. Nur komplexe Anliegen werden an menschliche Mitarbeitende weitergeleitet, was dem Unternehmen Kosten und Zeit spart.

Gleichzeitig sorgt die automatische Ticket-Zuweisung dafür, dass Kundenanfragen nach bestimmten Regeln direkt an das richtige Team weitergeleitet werden.

Digitalisierung von Prozessen: Software, Tools und Technologien

Für eine erfolgreiche Digitalisierung von Prozessen gibt es viele verschiedene Software, Tools und Technologien. Welche davon eingesetzt werden, hängt von der Aufgabe und den Anforderungen des Unternehmens ab. Wir sehen uns einige Beispiele von Prozessautomatisierungs-Tools an:

Robotic Process Automation (RPA)

• UiPath: Eine führende Plattform für End-to-End-Automatisierung, die RPA mit KI und Process Mining kombiniert.
• Automation Anywhere: Bietet eine cloud-native RPA-Plattform mit Fokus auf Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit.
• Blue Prism: Eine robuste Plattform für Unternehmen, die eine hohe Sicherheit und Governance erfordern.

Business Process Management (BPM)

• Appian: Eine Low-Code-Plattform, die die schnelle Entwicklung von Anwendungen und die Automatisierung von Workflows ermöglicht.
• Pega Systems: Bietet eine umfassende Suite für Kundenengagement und digitale Prozessautomatisierung.
• Camunda: Eine Open-Source-Plattform für die Modellierung und Ausführung von Workflows und Entscheidungen.

Integrationsplattformen (iPaaS)

• MuleSoft Anypoint Platform: Ermöglicht die Verbindung von Anwendungen, Daten und Geräten über APIs.
• Dell Boomi: Eine cloud-native Integrationsplattform, die eine schnelle und einfache Verbindung von Systemen ermöglicht.

Künstliche Intelligenz & Machine Learning

• Google Cloud AI Platform, AWS SageMaker, Microsoft Azure Machine Learning: Bieten umfassende Dienste und Tools für die Entwicklung, Schulung und Bereitstellung von ML-Modellen.
• OCR-Software (Optical Character Recognition): Für die intelligente Dokumentenverarbeitung und Extraktion von Daten aus unstrukturierten Dokumenten (z.B. ABBYY FineReader, Kofax).

Die Auswahl der richtigen Tools hängt stark von den spezifischen Anforderungen, der bestehenden IT-Infrastruktur und den Zielen der Automatisierung ab. Oft ist eine Kombination verschiedener Tools der beste Weg, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Die Anforderungen eines Unternehmens ändern sich, etwa durch Wachstum. Die Software sollte deshalb flexibel sein und mitwachsen können.

Neben Preis zählen auch Funktionen, Benutzerfreundlichkeit und die Integration mit der Buchhaltungssoftware. Wichtig ist außerdem, dass Mitarbeitende die Software einfach und effizient nutzen können. Im Bereich von Reisebuchungen, Mobilität und Geschäftsreisen bietet FREENOW for Business alle diese Vorteile.