CSRD und Mobilität: Was sich für Unternehmen ändert

Das Wichtigste in Kürze

• EU-Omnibus 2026 Verschärfung: Ab dem Geschäftsjahr 2027 greifen die neuen, strikten Schwellenwerte der CSRD, die eine detaillierte Scope 3 Erfassung für alle großen Unternehmen unumgänglich machen.

• Fahrten-Elektrifizierung: Über die Plattform werden bereits 61% aller geschäftlichen B2B-Fahrten vollelektrisch oder hybrid durchgeführt, was den CO₂-Ausstoß der Kategorie 6 nachweisbar reduziert.

• Weg von Schätzwerten: Wirtschaftsprüfer lehnen ungenaue, ausgabenbasierte Pauschalen zunehmend ab und fordern distanzbasierte Echtzeitdaten.

• Lieferketten-Effekt: Auch nicht direkt berichtspflichtige KMU müssen über den VSME-Standard validierte Klimadaten an ihre Großkunden liefern, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

• Automatisierte Abrechnung: Die digitale Erfassung spart bis zu 30% des bürokratischen Aufwands in der Buchhaltung ein, indem sie die manuelle Aufbereitung von PDF-Rechnungen überflüssig macht.

CSRD und Geschäftsreisen: der aktuelle Stand nach dem EU-Omnibus 2026

Die europäische Gesetzgebung im Bereich der Nachhaltigkeitsberichterstattung hat mit der Verabschiedung des EU-Omnibus 2026 eine neue Stufe der Verbindlichkeit erreicht. Für Unternehmen bedeutet dies, dass ökologische Kennzahlen nun mit derselben Präzision und Prüfschärfe dokumentiert werden müssen wie klassische Finanzdaten. Die Zeiten, in denen Nachhaltigkeitsberichte aus vagen Schätzungen und Marketingphrasen bestehen durften, sind endgültig vorbei. Das primäre Ziel der neuen Gesetzgebung ist es, Greenwashing zu verhindern und eine europaweit vergleichbare Datenbasis zu schaffen.

Neue Schwellenwerte - wer ab wann berichten muss (ab Geschäftsjahr 2027)

Die zeitliche und regulatorische Staffelung der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) verschärft sich signifikant. Die gesetzlichen Grundlagen, einsehbar im offiziellen Amtsblatt der Europäischen Union zur CSRD, legen fest, dass ab dem Geschäftsjahr 2027 alle großen kapitalmarktorientierten Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden, einer Bilanzsumme von über 25 Millionen Euro oder einem Nettoumsatz von mehr als 50 Millionen Euro voll berichtspflichtig sind. Wenn dein Unternehmen zwei dieser drei Kriterien erfüllt, musst du zwingend einen geprüften Nachhaltigkeitsbericht als Teil des Lageberichts vorlegen. Das bedeutet konkret: Jede Taxifahrt, jeder Flug und jede Bahnfahrt im Rahmen einer Dienstreise muss präzise erfasst und bilanziert werden.

Warum Mobilität und Dienstreisen im Nachhaltigkeitsbericht auftauchen (ESRS E1)

Der Europäische Standard für die Nachhaltigkeitsberichterstattung (ESRS) definiert im Modul E1 spezifisch die Anforderungen an das Thema Klimawandel. Gemäß den technischen Richtlinien der EFRAG First Set of Draft ESRS reicht es nicht mehr aus, lediglich den Stromverbrauch der Büroräume oder den direkten Kraftstoffverbrauch der eigenen Firmenwagen (Scope 1 und Scope 2) offenzulegen.

Unternehmen müssen zwingend ihre wesentlichen Scope 3 Emissionen abbilden. Die Kategorie 6 (Geschäftsreisen) rückt hierbei besonders in den Fokus der Auditoren, da die geschäftliche Mobilität in Dienstleistungsunternehmen oft den größten Einzelposten des indirekten CO₂-Ausstoßes ausmacht. Wer hier keine validen Daten liefert, riskiert das Testat für den gesamten Jahresabschluss.

Auch nicht direkt berichtspflichtig? Wie der Lieferketten-Effekt dich trifft

Viele mittelständische Unternehmen wiegen sich in falscher Sicherheit, weil sie die oben genannten Schwellenwerte der Mitarbeiteranzahl oder des Umsatzes nicht direkt erreichen. Dies ist ein fataler Trugschluss. Über den sogenannten Lieferketten-Effekt (Scope 3 Upstream) sind Großkonzerne gesetzlich dazu verpflichtet, die Emissionen ihrer gesamten Wertschöpfungskette zu reduzieren. Wenn du als Agentur, Berater oder IT-Dienstleister für einen CSRD-pflichtigen Großkonzern tätig bist, wird dieser dich im Zuge des jährlichen Einkaufsprozesses auffordern, deine CO₂-Kennzahlen pro Dienstleistung offenzulegen. Kannst du diese Daten nicht liefern, wirst du als Lieferant schlichtweg aussortiert.

VSME-Standard und freiwillige Berichterstattung als Chance

Um kleinere Betriebe nicht zu überfordern, hat die EU den Voluntary Voluntary Small and Medium-Sized Enterprises Standard (VSME) ins Leben gerufen. Dieser schlankere Standard dient als freiwillige Richtlinie für KMU. Wer sich frühzeitig darauf einstellt und seine mobilen Emissionen sauber dokumentiert, wandelt die regulatorische Pflicht in einen handfesten Wettbewerbsvorteil um. Großkunden bevorzugen im Ausschreibungsprozess nachweislich Partner, die ihre Daten auf Knopfdruck und prüfsicher zuliefern können.

Welche Mobilitätsdaten die CSRD konkret verlangt

Für eine gesetzeskonforme Berichterstattung nach ESRS E1 reicht eine einfache Liste der Reisekostenbelege nicht aus. Die Prüfer verlangen eine granulare Aufschlüsselung nach den Kriterien des GHG Protocol Scope 3 Standard. Folgende Datenpunkte müssen pro geschäftlicher Fahrt lückenlos erfasst werden:

• Die exakte Distanz der zurückgelegten Strecke in Kilometern.

• Die genaue Art des genutzten Verkehrsmittels (Taxi, Mietwagen, Ride-Hailing, Carsharing oder Mikromobilität).

• Die spezifische Antriebsart des Fahrzeugs (Verbrennungsmotor Diesel/Benzin, Plug-in-Hybrid oder reines batterieelektrisches Fahrzeug).

Nur wenn diese Parameter bekannt sind, lässt sich der korrekte länderspezifische Emissionsfaktor anwenden, um die genauen Tonnen an CO₂-Äquivalenten ($CO_2e$) zu berechnen.

Von Schätzwerten zu prüfbaren Ist-Daten: Was Wirtschaftsprüfer erwarten

Bislang war es in vielen Buchhaltungen üblich, die Emissionen von Geschäftsreisen über die sogenannte spend-based Methode zu schätzen. Dabei wird der reine Rechnungsbetrag einer Taxifahrt mit einem pauschalen CO₂-Faktor multipliziert. Wirtschaftsprüfer lehnen dieses Verfahren für das Geschäftsjahr 2027 zunehmend ab, da es extreme mathematische Fehler aufweist: Ein teures Fahrticket in einem umweltfreundlichen Elektro-Taxi würde bei dieser Methode fälschlicherweise schlechter abschneiden als eine billige Fahrt in einem alten Diesel-Fahrzeug. Verlangt werden stattdessen distanzbasierte Ist-Daten. Um die gefürchtete Admin-Fatigue in den Verwaltungsteams zu verhindern, müssen diese Daten direkt am Point of Sale digital entstehen. Eine fehlerfreie Zuordnung und Dokumentation der Belege lässt sich über eine strukturierte Taxi-Abrechnung im Vorfeld automatisieren.

In fünf Schritten CSRD-fähige Mobilitätsdaten aufbauen

Der Aufbau einer gesetzeskonformen Datenstruktur erfordert ein systematisches Vorgehen im Reisemanagement:

1. Reiserichtlinien definieren: Lege verbindliche Regeln fest, welche Verkehrsmittel für welche Distanzen genutzt werden dürfen.

2. Erfassungskanäle zentralisieren: Konsolidiere alle Buchungen über eine einzige Plattform, um Wildwuchs und lose Papierbelege zu vermeiden.

3. Echtzeit-Tracking aktivieren: Stelle sicher, dass Kilometerstände und Antriebsdaten automatisch bei jeder Buchung digital mitgeschrieben werden.

4. Emissionsfaktoren hinterlegen: Nutze verifizierte Datenbanken (z. B. DEFRA oder UBA), um den CO₂-Ausstoß exakt zu berechnen.

5. Automatisierte Reports generieren: Richte Schnittstellen ein, die dem Nachhaltigkeitsbeauftragten die Daten auditkonform aufbereiten.

Unternehmen können diesen Prozess massiv beschleunigen, indem sie ihre gesamten Geschäftsreisen über ein zentralisiertes B2B-System steuern.

Wie Freenow deine Fahrten für die Scope-3-Erfassung aufbereitet

Freenow nimmt Unternehmen die gesamte administrative Last der Datensammlung ab. Sobald Mitarbeitende eine Fahrt über die App mit ihrem Firmenprofil buchen, erfasst das integrierte B2B-Dashboard alle relevanten Variablen vollautomatisch. Da das System die genaue GPS-Route und die Flottendaten des vermittelten Fahrzeugs kennt, erfolgt die CO₂-Berechnung in Echtzeit auf höchstem Genauigkeitsniveau.

Über das Dashboard lassen sich die Daten nach Abteilungen oder Kostenstellen filtern und als fertiger, wirtschaftsprüfungsfähiger CSV-Bericht exportieren. So gelingt der lückenlose Nachweis für deine betriebliche Nachhaltigkeit ohne zusätzlichen personellen Aufwand in der Buchhaltung.

Häufige Fragen zu ESG und Firmenfahrten

Was ist Scope 3 Kategorie 6 im Detail?

Die Kategorie 6 der Scope 3 Emissionen umfasst alle indirekten Treibhausgase, die durch geschäftliche Reisen von Mitarbeitenden in Transportmitteln entstehen, die nicht dem Unternehmen gehören. Dazu zählen Taxifahrten, Bahnreisen, Flüge, Hotelübernachtungen im Rahmen von Dienstreisen sowie die Nutzung von Carsharing und Mikromobilität.

Wie löst Freenow das Problem der Admin-Fatigue beim CO₂-Reporting?

Freenow automatisiert den gesamten Prozess der Datenerfassung. Statt dass Mitarbeitende Belege sammeln und Nachhaltigkeitsteams Kilometerstände schätzen müssen, zeichnet das B2B-Dashboard jede Fahrt digital auf. Distanz und Antriebsart fliessen direkt in die automatische CO₂-Berechnung ein, die als exportfertiger Bericht für das Audit bereitsteht.

Welche Rolle spielt die Antriebsart bei der Scope-3-Berechnung?

Die Antriebsart bestimmt den spezifischen Emissionsfaktor einer Fahrt. Während ein klassischer Diesel-Pkw hohe CO₂-Werte pro Kilometer verursacht, senkt ein batterieelektrisches Fahrzeug (BEV) die direkten Scope 3 Emissionen während der Fahrt erheblich. Eine genaue Zuweisung ist daher für ein korrektes Reporting zwingend erforderlich.

Sind Mikromobilitätsangebote in der Kategorie 6 relevant?

Ja, auch die Nutzung von E-Bikes, E-Scootern oder E-Mopeds für geschäftliche Zwecke fällt unter die Kategorie 6. Da diese Transportmittel lokal emissionsfrei betrieben werden, hilft ihre Integration in die Travel Policy dabei, den durchschnittlichen CO₂-Ausstoss pro Personenschiffkilometer im urbanen Raum drastisch zu senken.

Wie unterstützt Freenow Unternehmen bei den ESRS-E1-Anforderungen?

Freenow liefert eine lückenlose und prüfbare Datenkette von der App-Buchung bis zum konsolidierten Report. Da die Berechnung auf realen Distanzen und echten Fahrzeugdaten basiert und den Vorgaben des GHG Protocols folgt, erhalten Wirtschaftsprüfer eine verlässliche und revisionssichere Datenbasis für die CSRD-Konformität.

Unternehmen können direkt ihr Mobilitätsmanagement digitalisieren und nachhaltige Geschäftsreisen mit automatisiertem CO₂-Reporting einrichten.