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Die Assistenz der Geschäftsführung spielt in jedem Unternehmen eine zentrale Rolle. Die Position sorgt dafür, dass der Arbeitsalltag der Geschäftsführung reibungslos abläuft. Assistierende übernehmen viele verschiedene Aufgaben von der Terminplanung über den effektiven Austausch bis hin zur Planung von Geschäftsreisen.
Welche Aufgaben umfasst die Assistenz der Geschäftsführung? Welche Fähigkeiten sind besonders wichtig? Welche Tools helfen bei der Vielzahl von Aufgaben effektiv? Wir beantworten anschließend diese Fragen, begleite uns!
Assistenz der Geschäftsführung oder Executive Assistant – was ist das genau?
Executive Assistant: Was ist das? Ob man den englischen Begriff oder „Assistenz der Geschäftsführung“ verwendet - meistens ist dasselbe gemeint. Die Position Executive Assistant (kurz EA) kann nicht nur die Geschäftsführung umfassen, sondern auch alle anderen Mitglieder des Management-Teams.
Assistierende unterstützen die Positionen im Alltag. Sie übernehmen viele Organisations- und Verwaltungsaufgaben. Ohne diese Assistenz würde im Büro vieles langsamer oder gar nicht laufen.
Assistenz der Geschäftsführung: Was sind die Aufgaben?
Wer in der Assistenz der Geschäftsführung arbeitet, muss ein echtes Allround-Talent sein. Die Aufgaben sind sehr vielfältig – entsprechend breit gefächert sind auch die Anforderungen. Organisationstalent, ein gutes Zeitmanagement und Zuverlässigkeit sind Grundvoraussetzungen.
Ebenso wichtig ist die Fähigkeit, Prioritäten zu erkennen und effizient zu setzen. Executive Assistants erhalten täglich zahlreiche Anfragen über verschiedenste Kanäle – hier braucht es einen klaren Kopf, Struktur und die Kompetenz, souverän vorzufiltern. Diskretion, Eigeninitiative, Kommunikationsstärke und ein lösungsorientierter Arbeitsstil runden das Profil ab. Auch in stressigen Situationen sollte man ruhig bleiben und flexibel auf neue Anforderungen reagieren können.
Hier findest du einen kurzen Überblick über die Aufgaben von Executive Assistants:
Korrespondenz, Terminierung und Backoffice
Im Büroalltag spielen Korrespondenz, Terminplanung und Backoffice-Aufgaben eine zentrale Rolle.
Ein großer Teil der Assistenzarbeit passiert im Hintergrund. Eine gute Organisation ist hier besonders wichtig.
Die Assistenz sorgt dafür, dass der Austausch funktioniert, Termine stimmen und alles im Büro effizient läuft. Ziel ist es, den Überblick zu behalten und die Führungskraft zu entlasten.
Tätigkeiten der Assistenz der Geschäftsführung:
- E-Mail- und Schriftverkehr: Verfassen, beantworten und weiterleiten von E-Mails sowie die Bearbeitung von Geschäftspost.
- Termine managen: Planung, Koordination und Pflege von Kalendern, inklusive Fristen, Besprechungen und internen Absprachen.
- Telefonbetreuung: Auch die Entgegennahme von Anrufen, Weiterleitung an die zuständige Person oder eigenständige Bearbeitung von Anfragen sind Aufgaben der Assistenz der Geschäftsführung.
Projektarbeit, Vor- und Nachbereitung
Assistenzkräfte spielen eine wichtige Rolle in Projekten. Sie unterstützen in allen Phasen – von der Idee bis zum Abschluss. Sie helfen bei der Organisation, behalten den Überblick und sorgen dafür, dass alle Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.
Aufgabenbeschreibung von Executive Assistants in der Projektarbeit:
- Mitwirkung an Projekten: Assistenzkräfte sorgen für Struktur und stellen sicher, dass alle Beteiligten informiert sind.
- Erstellung von Präsentationen und Unterlagen: Sie bereiten Präsentationen, Berichte und Materialien vor. Außerdem sorgen Assistierende dafür, dass alle wichtigen Informationen klar und ansprechend dargestellt sind.
- Protokolle und Dokumentation: Sie halten Protokoll, dokumentieren wichtige Entscheidungen und stellen sicher, dass Aufgaben klar verteilt und nachverfolgt werden.
- Nachbereitung von Besprechungen: Nach einem Meeting fassen sie die besprochenen Punkte zusammen. Sie erinnern zudem an offene Aufgaben und sorgen für die Umsetzung von Maßnahmen.
Travel- und Eventmanagement
Ob Geschäftsreise oder Firmenevent – die Planung und Organisation liegt oft in den Händen der Assistierenden.
Sie sorgen dafür, dass Reisen und Veranstaltungen reibungslos ablaufen. Von der Buchung bis zur Durchführung kümmert sich die Assistenz um alle Details. So kann sich die Geschäftsführung auf ihre Aufgaben konzentrieren.
Aufgabenbeschreibung eines Executive Assistant im Reise- und Veranstaltungsmanagement:
- Dienstreisen: Die Assistenz organisiert alle Aspekte der Geschäftsreise, von Flügen und Hotels bis hin zur Anmietung von Fahrzeugen. Sie sorgt dafür, dass alles effizient und kostengünstig abläuft.
- Reisedokumente: Sie kümmert sich um alle notwendigen Unterlagen wie Buchungsbestätigungen und gegebenenfalls Visa oder andere Spezifika.
- Veranstaltungen im Unternehmen: Die Assistenz der Geschäftsführung plant und organisiert Meetings, Konferenzen und Firmenfeiern. Dazu gehört zum Beispiel, den Veranstaltungsort auszuwählen. Die Assistenz stimmt auch das Catering, die Technik und die Gästeliste ab. Auch An- und Abfahrten werden von ihr organisiert.
Erforderliche Ausbildung zur Assistierenden der Geschäftsführung
Oft beginnt der Weg mit einer Ausbildung als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement. Auch ein Studium kann hilfreich sein, besonders in Bereichen wie Wirtschaft, Kommunikation oder Management.
Wichtig ist außerdem:
- Erfahrung im Büro oder Assistenzbereich
- Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Bürosoftware (z. B. Microsoft Office, Kalender- und E-Mail-Tools)
- Fremdsprachen, vor allem Englisch, sind oft ein Pluspunkt.
- Organisations- und Planungskompetenz
- Diskretion und ein professionelles Auftreten
- Kommunikationsstärke – schriftlich wie mündlich
- Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge
- Kenntnisse im Zeit- und Reisemanagement
- Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen Arbeitsumfeld
Tipps für Assistierende der Geschäftsführung
Der Job als Executive Assistant ist herausfordernd, aber mit den richtigen Tipps lässt sich der Arbeitsalltag deutlich erleichtern. Folgende praktischen Hinweise helfen dabei, effizient zu arbeiten und stets souverän zu bleiben.
- Proaktiv sein: Wer vorausdenkt und frühzeitig plant, erleichtert nicht nur sich selbst, sondern auch der Führungskraft den Arbeitsalltag erheblich.
- Vertraulichkeit wahren: In dieser Rolle kommen oft sensible Informationen auf den Tisch. Diskretion ist daher unerlässlich, um Vertrauen zu schaffen und zu erhalten.
- Netzwerken und Beziehungen pflegen: Ein gutes Verhältnis zum Team und anderen Abteilungen kann die Arbeit erheblich erleichtern.
- Prioritäten richtig setzen: Nicht jede Aufgabe ist gleich wichtig. Kluges Zeitmanagement und das Setzen von Prioritäten sorgen dafür, dass wirklich relevante Aufgaben zuerst erledigt werden.
Hilfreiche Tools für Assistierende der Geschäftsführung
So manche Software oder App sind aus dem Arbeitsalltag der Assistenz nicht mehr wegzudenken. Sie sparen Zeit, vereinfachen Abläufe und sorgen dafür, dass Termine, Projekte und Geschäftsreisen reibungslos organisiert werden können.
Mit den richtigen digitalen Helfern behält man jederzeit den Überblick – auch an stressigen Tagen. Folgende Tools unterstützen besonders effektiv:
- Kalender- und Planungstools wie Outlook oder Google Calendar ermöglichen eine strukturierte Terminübersicht.
- Projektmanagement-Software wie Trello, Asana oder Notion hilft, Aufgaben und Deadlines im Blick zu behalten.
- Werkzeuge zur Kommunikation wie Microsoft Teams oder Slack sind hilfreich für den schnellen Draht zu Team und zur Führungsebene.
Die Assistenz der Geschäftsführung ist eine anspruchsvolle und vielseitige Position, die maßgeblich zum reibungslosen Ablauf eines Unternehmens beiträgt.
Mit den richtigen Tipps, Tools und einer klaren Struktur können Assistenzkräfte ihre Aufgaben effizient und souverän meistern. In unserem Leitfaden für dein Geschäftsreisemanagement findest du hilfreiche Strategien, die du einfach umsetzen kannst.
