***For English version scroll down*** 

Status: 01.09.2025

1. Definicje

W niniejszych Ogólnych Warunkach Umownych zastosowanie mają następujące definicje:

„OWU Oprogramowania” lub “Ogólne Warunki Umowne” oznaczają niniejsze Ogólne Warunki Umowne mytaxi Polska Sp. z o.o. dotyczące udostępniania i korzystania z Narzędzia Dyspozytorskiego;

„Prowizja” oznacza wynagrodzenie uzgodnione między stronami za organizację poszczególnych przejazdów za pośrednictwem Narzędzia Dyspozytorskiego; 

„Klient” oznacza stronę (osobę fizyczną lub prawną), która rejestruje się za pośrednictwem platformy Freenow w celu korzystania z Narzędzia Dyspozytorskiego, w tym między innymi Dyspozytora;

„Informacje Poufne” oznaczają, w odniesieniu do strony, informacje (bez względu na formę, w jakiej zostały przekazane lub zapisane) należące lub odnoszące się do tej strony, jej spraw gospodarczych lub działalności, które nie są publicznie dostępne i które:

• zostały przez tę stronę oznaczone jako poufne lub zastrzeżone; lub 

• zostały określone przez tę stronę drugiej stronie (ustnie lub pisemnie) jako poufne; lub 

• ze względu na swój charakter lub jakość byłyby traktowane jako poufne przez rozsądną osobę znajdującą się w podobnej sytuacji co strona otrzymująca informacje i w podobnych okolicznościach.

Informacje poufne stron obejmują między innymi informacje biznesowe i własność intelektualną stron;

„Prawo Ochrony Danych” oznacza wszystkie przepisy prawa i wiążące regulacje dotyczące ochrony danych osobowych, w tym (ale nie wyłącznie) polską Ustawę o Ochronie Danych Osobowych i RODO;

„Narzędzie Dyspozytorskie” oznacza oprogramowanie do przekazywania przejazdów, którego właścicielem jest Intelligent Apps GmbH Freenow, które jest przedmiotem niniejszych OWU dla Narzędzia Dyspozytorskiego.

„Informacje Biznesowe” oznaczają informacje, dokumenty, raporty i/lub know-how strony, niezależnie od tego, czy podlegają ochronie jako tajemnica handlowa, przekazane drugiej stronie w jej imieniu do celów niniejszej Umowy, które dają konkurentowi przewagę lub które strona chce oznaczyć jako poufne z ważnych względów biznesowych, lub które, bez uszczerbku dla ogólnego charakteru powyższego, odnoszą się do działalności, finansów lub organizacji tej strony, jej dostawców lub klientów. Jedynie tytułem przykładu, a nie ograniczenia, informacje uznaje się za prima facie poufne, jeżeli dotyczą lub obejmują tajemnice handlowe, badania i rozwój, prawa własności intelektualnej, oprogramowanie (w tym kod obiektowy lub źródłowy), dostawców i ich możliwości produkcyjne i dostawcze, klientów i szczegóły ich działalności i wymagań, lub informacje poufne osób trzecich przekazane stronie;

„Kierowca Freenow” oznacza wszystkich kierowców taksówek należycie zarejestrowanych na platformie Freenow i wykonujących przejazdy organizowane przez Freenow;

„Kierowca Klienta” oznacza wszystkich kierowców taksówek zarejestrowanych na koncie Klienta lub w inny sposób powiązanych z kontem Klienta, niezależnie od tego, czy kierowcy ci są zatrudnieni przez Klienta czy są niezależnymi wykonawcami;

„Kierowca” obejmuje kierowców Freenow i kierowców Klienta;

„Freenow” oznacza mytaxi Polska Sp. z o.o.;

„Sieć Freenow” oznacza wszystkich kierowców, którzy są należycie zarejestrowani na platformie Freenow;

„Dokumentacja” oznacza wszelkie dokumenty, materiały lub opracowania związane z oprogramowaniem do zarządzania usługami przewozowymi (inne niż korespondencja między stronami), w tym instrukcje obsługi, instrukcje dla użytkowników, specyfikacje techniczne i materiały reklamowe/marketingowe, jeśli takie istnieją, dostarczone przez Klienta lub udostępnione przez Klienta do wykorzystania z oprogramowaniem do zarządzania usługami przewozowymi lub w związku z nim, w każdym przypadku w aktualnie obowiązującej wersji;

„OWU Freenow” oznacza Ogólne Warunki Umowne Freenow dotyczące wspólnego świadczenia usług przewozu osób, dostępne tutaj (w aktualnie obowiązującej wersji);

„Aplikacja Kierowcy Freenow” oznacza aplikację mobilną dla kierowców udostępnianą przez Freenow; 

„Platforma Freenow” oznacza platformę technologiczną Freenow, za pośrednictwem której świadczone są usługi wspomagające i inne usługi, w tym aplikacje mobilne dla kierowców i pasażerów, strona internetowa www.free-now.com/pl, platforma rezerwacji internetowej Freenow i inne usługi technologiczne świadczone niekiedy przez Freenow w tym celu;

„Grupa Freenow” oznacza wszystkie spółki powiązane z Freenow;

„Prawa Własności Intelektualnej” obejmują wszystkie patenty, znaki towarowe lub inne, projekty, prawa do topografii, prawa autorskie, prawa do baz danych lub inne prawa o charakterze wyżej wymienionych (lub wnioski lub uprawnienia do ubiegania się o nie) oraz nazwy handlowe lub firmowe, wynalazki, odkrycia, ulepszenia, procesy lub informacje poufne lub wiedzę know-how, w każdym przypadku istniejące gdziekolwiek na świecie i niezależnie od tego, czy są one zarejestrowane, niezarejestrowane lub niepodlegające rejestracji, oraz wszelkie licencje lub prawa użytkowania któregokolwiek z powyższych, oraz pełne prawo do wszelkiej ochrony prawnej związanej z nimi;

„Opłata za przejazd” oznacza ostateczną opłatę za przejazd wyświetlaną na taksometrze taksówkarza. W celu uniknięcia wątpliwości, ostateczna cena nie obejmuje żadnych dodatkowych kosztów lub opłat poniesionych przez pasażera; oraz

“Dane dostępowe” oznacza nazwę użytkownika i hasło wybrane przez klienta podczas procesu rejestracji.

2. Informacje ogólne

2.1 Na podstawie niniejszych Ogólnych Warunków Umownych i zgodnie z nimi, Freenow przyznaje klientowi prawo do korzystania z oferowanego przez nią Narzędzia Dyspozytorskiego na czas określony. W celu uniknięcia wątpliwości, Narzędzie Dyspozytorskie jest własnością Intelligent Apps GmbH, niemieckiej spółki zarejestrowanej pod numerem HRB 110377, a Freenow jest uprawniona do udzielenia Klientowi sublicencji na korzystanie z Narzędzia Dyspozytorskiego na warunkach określonych w niniejszych OWU.

2.2 Klient jest zobowiązany do przestrzegania warunków zawartych w OWU Oprogramowania. Ogólne warunki umowne i ogólne warunki użytkowania Klienta nie mają zastosowania do stosunku umownego między Freenow a Klientem, nawet jeśli Freenow wyraźnie się im nie sprzeciwia. 

2.3 Niniejsze Ogólne Warunki Umowne mogą wymagać zmiany w celu odzwierciedlenia zmian w prawie lub najlepszych praktykach lub w celu uwzględnienia dodatkowych wdrażanych przez Freenow funkcji. Freenow będzie dążyć do powiadomienia Klienta o wszelkich zmianach z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, wysyłając mu wiadomość e-mail lub powiadamiając go o zmianie przy następnym rozpoczęciu korzystania z Narzędzia Dyspozytorskiego. Jeśli Klient nie zaakceptuje wprowadzanych zmian, niektóre funkcje mogą być niedostępne.

2.4 Działania upoważnionych użytkowników, w tym akceptacja zmian w Ogólnych Warunkach Umownych, są przypisywane Klientowi. Klient upoważnia każdego upoważnionego użytkownika do akceptowania zmian niniejszych Ogólnych Warunków Umownych w imieniu Klienta.

3. Przyznanie praw 

3.1 Freenow udziela Klientowi niewyłącznej, nieprzenaszalnej, bez prawa do udzielania sublicencji i odwołalnej licencji na czas trwania umowy na dostęp za pośrednictwem przeglądarki i korzystanie z Narzędzia Dyspozytorskiego zgodnie z postanowieniami niniejszych Ogólnych Warunków Umownych. Narzędzie Dyspozytorskie pozostaje wyłączną własnością Intelligent Apps GmbH (która udziela Freenow niezbędnych licencji stosownie do niniejszych OWU dla Narzędzia Dyspozytorskiego, aby umożliwić Freenow przyznanie Klientowi praw wynikających z niniejszych OWU), przy czym Narzędzie Dyspozytorskie nie jest fizycznie przekazywane Klientowi. W żadnym wypadku Klient nie ma prawa dzierżawy lub udzielania sublicencji na Narzędzie Dyspozytorskie, publicznego powielania lub udostępniania go drogą przewodową lub bezprzewodową lub udostępniania go osobom trzecim za opłatą lub bezpłatnie, np. w drodze świadczenia usługi aplikacji lub w formule SaaS, lub w jakikolwiek inny sposób w celu naruszenia praw własności intelektualnej Freenow.

3.2 Narzędzie Dyspozytorskie może być używane wyłącznie przez osoby zatrudnione przez Klienta (niezależnie od tego, czy chodzi o pracowników czy współpracowników). Dozwolone użycie obejmuje ładowanie, wyświetlanie i uruchamianie, jak również zamierzone użytkowanie Narzędzia Dyspozytorskiego przez Klienta. Jeśli Klient korzysta z oprogramowania typu ride-hailing w ramach Narzędzia Dyspozytorskiego w zakresie przekraczającym nabyte prawa użytkowania pod względem jakościowym (w odniesieniu do rodzaju dozwolonego użytkowania) lub ilościowym (w odniesieniu do rodzaju osób) w jakimkolwiek innym celu lub osoba nieupoważniona używa konta Klienta, Klient jest odpowiedzialny za niezwłoczne zaprzestanie takiego użytkowania.

3.3 Klient jest zobowiązany do zapobiegania nieupoważnionemu dostępowi lub korzystaniu z Narzędzia Dyspozytorskiego przez osoby, które nie są upoważnionymi użytkownikami, oraz do niezwłocznego powiadomienia Freenow w przypadku powzięcia wiedzy o jakimkolwiek korzystaniu z Narzędzia Dyspozytorskiego, które narusza niniejszy punkt 3.3.

3.4 Klient jest zobowiązany do przekazania swoich Danych Dostępowych do Freenow niezwłocznie po uzyskaniu informacji o wystąpieniu lub podejrzeniu naruszenia bezpieczeństwa lub naruszeniach obowiązków wynikających z niniejszych OWU Oprogramowanie.

3.5 Klient zapewni, że każdy upoważniony użytkownik będzie traktował Dane Dostępowe z zachowaniem bezpieczeństwa i poufności.

3.6 Ponadto Klientowi zabrania się kopiowania, modyfikowania, powielania, tworzenia dzieł pochodnych, framingu, tworzenia kopii lustrzanych, ponownego publikowania, pobierania, wyświetlania, przesyłania lub rozpowszechniania (części) Narzędzia Dyspozytorskiego lub jego kodu źródłowego w jakiejkolwiek formie lub na jakimkolwiek nośniku, chyba że Klient jest do tego uprawniony na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów ustawowych. 

3.7 Klient zapewni i zagwarantuje, że wszystkie osoby zatrudnione przez Klienta (niezależnie od tego, czy chodzi o pracowników czy współpracowników), które mają dostęp do Narzędzia Dyspozytorskiego, będą przestrzegać ograniczeń określonych w niniejszym punkcie 3.

4. Obowiązki Freenow

4.1 Freenow zapewnia Klientowi techniczną możliwość i uprawnienie do dostępu do Narzędzia Dyspozytorskiego za pośrednictwem Internetu oraz do korzystania z jego funkcji za pośrednictwem strony internetowej https://shorturl.at/JMsPa. Aby zalogować się do chronionego obszaru strony internetowej, Klient musi zarejestrować się zgodnie z opisem w punkcie 6, a następnie zalogować się korzystając ze swoich Danych Dostępowych. 

4.2 Jakość Narzędzia Dyspozytorskiego jest ostatecznie określona przez niniejsze Ogólne Warunki Umowne oraz opis produktu (https://www.free-now.com/de-en/taxi-partner-solutions/#blt0617bec8f6f16439). Produkt ten należy rozumieć jako opis produktu, a nie jako gwarancję. Gwarancja jest udzielana tylko wtedy, gdy została wyraźnie określona jako gwarancja. Narzędzie Dyspozytorskie jest dostarczane na zasadzie “tak jak jest” i bez żadnych gwarancji ani warunków, wyraźnych, dorozumianych lub ustawowych. Oznacza to, że Freenow nie gwarantuje, że będzie działać. Freenow nie zapewnia żadnych konkretnych rezultatów korzystania z Narzędzia Dyspozytorskiego. Freenow nie zapewnia, że korzystanie z Narzędzia Dyspozytorskiego będzie zawsze bezpieczne, dostępne, nieprzerwane lub wolne od błędów, ani że wszelkie problemy, wady, przerwy lub luki w zabezpieczeniach sieci w Narzędziu Dyspozytorskim zostaną naprawione. Freenow nie ponosi żadnej odpowiedzialności, jeżeli Narzędzie Dyspozytorskie spowoduje całkowitą lub częściową, tymczasową lub trwałą przerwę w świadczeniu usług. Freenow nie ponosi odpowiedzialności za poprawność, dokładność i kompletność jakichkolwiek informacji podanych przez użytkownika podczas zakładania Konta i/lub korzystania z Narzędzia Dyspozytorskiego.  

4.3 Inne usługi, takie jak konserwacja, instalacja lub konfiguracja oprogramowania objętego umową, a także doradztwo i szkolenia nie są objęte niniejszymi Ogólnymi Warunkami Umownymi.

4.4 Klient nie jest uprawniony do stałego i nieprzerwanego działania Narzędzia Dyspozytorskiego. Freenow dokłada jednak wszelkich starań, aby osiągnąć najwyższą możliwą dostępność i usuwać usterki tak szybko, jak to możliwe. 

4.5 Ponadto Freenow ma prawo do czasowego zaprzestania świadczenia usług oferowanych za pośrednictwem Narzędzia Dyspozytorskiego w całości lub w części, także bez wymogu informowania o tym fakcie poszczególnych użytkowników. Zawiadomienia w tym zakresie będą przekazywane w odpowiednim czasie i przez okres trzech miesięcy wyłącznie w sposób ogólny na stronie głównej Freenow.

5 Obowiązki klienta

5.1 Klient zobowiązany jest zapewnić, że:

• jest prawidłowo zarejestrowany na platformie Freenow (punkt 4.),

• jego dane podane podczas rejestracji są zawsze aktualne oraz

• aby wszyscy kierowcy klienta posiadali aktualne konto kierowcy na platformie Freenow przez cały okres obowiązywania umowy, zaakceptowali OWU Freenow i zalogowali się do aplikacji Freenow.

5.2 W zakresie, w jakim Freenow i Klient zawrą dodatkowe umowy dotyczące Narzędzia Dyspozytorskiego („Dodatkowa Umowa dotycząca Narzędzia Dyspozytorskiego”), Klient zobowiązuje się do zapłaty Prowizji na rzecz Freenow na warunkach określonych w Dodatkowej Umowie dotyczącej Narzędzia Dyspozytorskiego. Co do zasady, z zastrzeżeniem warunków określonych w odpowiedniej Dodatkowej Umowie dotyczącej Narzędzia Dyspozytorskiego, Freenow będzie rozliczać Prowizję co miesiąc.

6. Proces rejestracji

6.1 Klient musi zarejestrować się na platformie Freenow, aby korzystać z Narzędzia Dyspozytorskiego. Do rejestracji wymagane są następujące dane Klienta:

• nazwa klienta 

• adres

• adres e-mail

• numer telefonu

• numer identyfikacji podatkowej

6.2 Jeżeli Klient zarejestruje się za pośrednictwem platformy Freenow, umowa zostanie zawarta – nawet w przypadku trwających transakcji biznesowych – w chwili otrzymania potwierdzenia zamówienia przez Freenow (przy czym wystarczające jest przesłanie wiadomości e-mail). We wszystkich innych przypadkach umowa zostaje zawarta najpóźniej wraz z udostępnieniem Narzędzia Dyspozytorskiego. 

6.3 Podczas procesu rejestracji Klient może zdecydować, czy chce zarejestrować się jako firma czy jako agent. Konta agentów mogą być przypisane do jednego lub większej liczby klientów.

7. Przekazywanie przejazdów do sieci Freenow

7.1 Klient jest upoważniony do przekazywania zapytań o przejazdy od pasażerów, którzy skontaktowali się z Klientem, do sieci Freenow w ramach Narzędzia Dyspozytorskiego. Freenow odpowiada za wybór kierowców Freenow, którzy otrzymają lub zaakceptują dany przejazd.

7.2 Przejazdy, których nie można zrealizować z kierowcami Klienta po określonej liczbie prób, będą automatycznie przekazywane do sieci Freenow. Freenow odpowiada za wybór kierowców Freenow, którzy otrzymają lub zaakceptują dany przejazd.

7.3 W zakresie, w jakim strony zawrą Dodatkową Umowę dotyczącą Narzędzia Dyspozytorskiego, Freenow zobowiązuje się do zapłaty Prowizji na rzecz Klienta w określonych przypadkach i w odpowiedniej wysokości.

8. Przejęcie kosztów przez klientów

8.1 Klient ma możliwość zapłacenia Opłaty za Taksówkę / Przejazd zamiast pasażera za każdym razem, gdy zapytanie jest przekazywane do sieci Freenow.

8.2 Z zastrzeżeniem wszelkich Dodatkowych Umów dotyczących Narzędzia Dyspozytorskiego zawartych między stronami, Freenow będzie co miesiąc sporządzać wykaz cen taksówek/przejazdów zapłaconych klientowi i pobierać od Klienta poniesione koszty. O ile Strony nie uzgodnią inaczej w Dodatkowych Umowach dotyczących Narzędzia Dyspozytorskiego, w celu uregulowania kosztów Klient udzieli Freenow zgody na obciążenie rachunku w ramach polecenia zapłaty. W przypadku braku zgody na rozliczenia w ramach polecenia zapłaty, Klient zobowiązany jest dokonać zapłaty w terminie 14 dni od otrzymania faktury.

9. Dalsze usługi świadczone przez Freenow

9.1 Freenow może oferować Klientowi dodatkowe funkcje (takie jak usługi call center lub narzędzia automatyzacji). Warunki umowne korzystania z tych funkcji, w szczególności cena i okres ich dostępności, nie są zawarte w niniejszych OWU Oprogramowanie, ale w porozumieniach dodatkowych.

9.2 W zakresie, w jakim Klient korzysta z dodatkowych funkcji oferowanych przez Freenow na podstawie umów dodatkowych, Klient jest w każdym czasie odpowiedzialny za zapewnienie, że korzystanie z takich dodatkowych funkcji jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, a Freenow nie ponosi żadnej odpowiedzialności w tym zakresie.

9.3 Pozostałe warunki niniejszych OWU Oprogramowanie pozostają nienaruszone.

10. Przegląd tras przejazdów

Freenow oferuje klientom opcję zautomatyzowanego przeglądu tras dla przejazdów zorganizowanych za pośrednictwem Narzędzia Dyspozytorskiego. Wyłącznie klient jest odpowiedzialny za dokładność tych przeglądów. 

11. Okres obowiązywania / wypowiedzenie

11.1 O ile strony nie uzgodnią inaczej w porozumieniach dodatkowych zawartych między stronami, okres obowiązywania umowy rozpoczyna się z chwilą potwierdzenia przez Freenow lub najpóźniej z chwilą dostarczenia oprogramowania i obowiązuje przez okres jednego roku. Po upływie roku umowa zostaje przedłużona na kolejny rok, chyba że zostanie wypowiedziana przez jedną ze stron co najmniej 4 tygodnie przed końcem okresu jej obowiązywania. Forma dokumentowa (np. e-mail) jest wystarczająca dla wypowiedzenia.

11.2 Prawo do wypowiedzenia umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia pozostaje nienaruszone. Wypowiedzenie bez zachowania okresu wypowiedzenia jest możliwe z ważnej przyczyny. Ważną przyczynę stanowi w szczególności naruszenie obowiązującego prawa lub uzasadnione podejrzenie takiego naruszenia, na przykład z powodu zmiany faktycznej lub prawnej podstawy oceny. 

12. Odpowiedzialność

12.1 Freenow ponosi odpowiedzialność zgodnie z przepisami ustawowymi (i) za szkody wyrządzone przez Freenow, jej przedstawicieli prawnych lub osoby działające w jej imieniu umyślnie lub w wyniku rażącego niedbalstwa, (ii) za szkody na osobie wyrządzone w sposób zawiniony przez Freenow, jej przedstawicieli prawnych lub osoby działające w jej imieniu, (iii) podstępnie zatajone wady, (iv) w przypadkach bezwzględnej odpowiedzialności ustawowej, w szczególności odpowiedzialności za produkt niebezpieczny, (v) za szkody spowodowane naruszeniem umowy oraz (vi) za szkody spowodowane naruszeniem gwarancji udzielonej przez Freenow.

12.2 W przypadku zwykłego niedbalstwa Freenow ponosi odpowiedzialność tylko w zakresie, w jakim stanowi ono naruszenie istotnych zobowiązań umownych. Istotne zobowiązania umowne to takie, których wypełnienie jest niezbędne do prawidłowego wykonania umowy i na których przestrzeganiu użytkownik może regularnie polegać. W takich przypadkach zobowiązanie Freenow do wypłaty odszkodowania jest ograniczone do przewidywalnej szkody typowej dla umowy.

12.3 W celu uniknięcia wątpliwości, w szczególności (a) Freenow nie ponosi żadnej odpowiedzialności za szkody wynikające z wad Narzędzia Dyspozytorskiego, oraz (b) korzystania z praw przyznanych Klientowi na mocy niniejszych OWU dla Narzędzia Dyspozytorskiego, Klient przyjmuje do wiadomości i akceptuje, że ponosi pełną odpowiedzialność za przestrzeganie wszelkich przepisów mających zastosowanie do korzystania z Narzędzia Dyspozytorskiego (w tym ustawy o publicznym transporcie zbiorowym, ustawy o transporcie drogowym, ustawy Prawo o ruchu drogowym), a Freenow nie ponosi żadnej odpowiedzialności w tym zakresie. .

12.4 Z zastrzeżeniem punktu 12.3, całkowita odpowiedzialność Freenow wobec użytkownika jest ograniczona do 100% wszystkich kwot zapłaconych i należnych Klientowi lub Freenow za przejazdy, w związku z którymi powstało naruszenie (naruszenia) skutkujące roszczeniem (roszczeniami) użytkownika.

12.5 Niniejszy punkt 12 nie ma wpływu na ciężar dowodu określony w przepisach ustawowych.

12.6 Ograniczenia odpowiedzialności uregulowane w niniejszym punkcie 12 mają również zastosowanie do osób trzecich, a w przypadku naruszenia obowiązków przez osoby, za których winę Freenow ponosi odpowiedzialność prawną, również na ich korzyść.

13. Poufność / ochrona danych

13.1 Strony zobowiązują się do zachowania poufności informacji poufnych, informacji biznesowych i dokumentacji. Strony będą wykorzystywać takie informacje wyłącznie w celu wdrożenia i wykonania stosunku umownego oraz wynikających z niego poszczególnych umów zgodnie z umową.

13.2 Ujawnienie informacji poufnych, informacji biznesowych i dokumentacji przez jedną ze stron osobom trzecim wymaga wyraźnej uprzedniej pisemnej zgody drugiej strony.

13.3 Zobowiązanie do zachowania poufności zgodnie z punktem 13.1 nie ma zastosowania, jeżeli można wykazać, że dane informacje poufne:

• są lub stały się powszechnie znane bez podejmowania przez klienta żadnych działań lub

• były już znane klientowi lub zostały ujawnione przez osobę trzecią upoważnioną do ich ujawnienia, lub

• zostały opracowane przez klienta bez udziału Freenow i bez wykorzystania innych informacji lub wiedzy uzyskanych w ramach kontaktu wynikającego ze stosunku umownego, lub 

• muszą zostać ujawnione ze względu na obowiązujące przepisy ustawowe lub nakazy sądowe lub urzędowe.

13.4 Klient i Freenow są wspólnie odpowiedzialni za przetwarzanie danych osobowych pasażerów w związku ze świadczeniem usług przez Freenow. O ile strony nie uzgodniły inaczej w porozumieniach dodatkowych, podział praw i obowiązków w ramach wspólnej odpowiedzialności opisano bardziej szczegółowo w Załączniku 1. Klient zapewni swoim kierowcom możliwość zapoznania się i zrozumienia informacji Freenow dotyczących ochrony danych osobowych kierowców (https://www.free-now.com/pl/driver-privacy-policies).

14. Postanowienia końcowe

14.1 Miejscem wykonania wszystkich zobowiązań umownych jest siedziba Freenow.

14.2 Freenow jest upoważniona w każdym czasie do przeniesienia praw i obowiązków wynikających z umowy na spółki z Grupy Freenow.

14.3 Zmiany i uzupełnienia niniejszych OWU Oprogramowania (w tym niniejszego punktu 14.3) wymagają formy dokumentowej pod rygorem nieważności. 

14.4 Sądem wyłącznie właściwym – również w zakresie jurysdykcji międzynarodowej – dla wszelkich sporów prawnych pomiędzy stronami wynikających z umowy lub w związku z nią jest, w zakresie dopuszczalnym przez prawo, sąd w Warszawie, Polska, gdzie znajduje się siedziba Freenow. Freenow jest jednak również uprawniona do wszczęcia postępowania w sądzie ogólnie właściwym dla Klienta. Nadrzędne przepisy ustawowe, w szczególności dotyczące wyłącznej właściwości sądu, pozostają nienaruszone.

14.5 OWU Oprogramowania podlegają prawu polskiemu. Przepisy prawa prywatnego międzynarodowego i Konwencja Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów (CISG) nie mają zastosowania.

Załącznik 1: Umowa o współadministrowanie

Dostawca:

mytaxi Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Przyokopowa 33, 01-208 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000423350, NIP: 5252533046, kapitał zakładowy 1.505.000,00 PLN, mająca status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu Ustawy z dnia 8 marca 2013 o Przeciwdziałaniu Nadmiernym Opóźnieniom w Transakcjach Handlowych (tekst jednolity: Dz.U. z 2023 r. poz. 1790), posiadająca licencję na wykonywanie usług pośrednictwa przy przewozie osób nr PO-000158 wydaną przez Głównego Inspektora Transportu Drogowego.

Załącznik 1

Umowa o współadministrowaniu danymi osobowymi 

(„Współadministratorzy”),Art. 26 RODO

Preambuła

Jeżeli dwóch lub więcej administratorów wspólnie określa cele i sposoby przetwarzania danych, ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) wprowadza pojęcie „współadministratorów” (zwanych dalej „Stroną” lub łącznie „Stronami”). Celem niniejszej umowy jest określenie w przejrzysty sposób odpowiedzialności Stron za przestrzeganie obowiązków wynikających z RODO. Ponadto umowa powinna odpowiednio odzwierciedlać role i relacje Stron wobec osób, których dane dotyczą.

1 Przedmiot przetwarzania danych

1.1 Strony będą wspólnie zbierać, przetwarzać lub wykorzystywać dane osobowe pasażerów, których przejazdy taksówką są organizowane za pomocą oprogramowania Freenow do planowania przejazdów.

1.2 Przedmiot wspólnego przetwarzania, a tym samym cel, charakter i zakres zbierania, przetwarzania lub wykorzystywania danych osobowych wynika z umowy zawartej pomiędzy stronami w formie Ogólnych Warunków dostarczania i użytkowania oprogramowania do pośredniczenia przy przejazdach i jest szczegółowo opisany w Załączniku 1.1.

1.3 Późniejsze zmiany w zakresie podziału obowiązków (cel, rodzaj i zakres przetwarzania danych) wymagają udokumentowania.

1.4 Przetwarzanie danych osobowych w ramach niniejszej umowy opiera się na następujących podstawach prawnych zgodnie z Art. 6 RODO

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy): Przetwarzanie danych osobowych odbywa się w zakresie, w jakim jest to konieczne do zainicjowania, wykonania i obsługi umowy przewozu z pasażerami. Obejmuje to w szczególności przekazywanie danych rezerwacji poszczególnym kierowcom (kierowcy klienta lub Freenow), a także techniczną obsługę organizacji przejazdu za pośrednictwem platformy Freenow.

• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes): Ponadto przetwarzanie danych odbywa się w indywidualnych przypadkach na podstawie prawnie uzasadnionych interesów współadministratorów, np. w celu zapewnienia bezpieczeństwa informatycznego, optymalizacji procesów pośrednictwa lub zapobiegania nadużyciom. W takich przypadkach interesy są oceniane z uwzględnieniem praw i wolności osób, których dane dotyczą.

• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny): W przypadku prawnych obowiązków przechowywania, ujawniania lub dokumentowania (np. wynikających z przepisów handlowych i podatkowych) przetwarzanie danych odbywa się w celu wypełnienia tych obowiązków.

Strony zapewnią, aby odpowiednie cele i podstawy prawne przetwarzania danych zostały również odpowiednio wskazane w informacjach o przetwarzaniu danych osobowych przekazywanych osobom, których dane dotyczą.

2 Okres przetwarzania danych

Okres obowiązywania niniejszej umowy odpowiada okresowi obowiązywania umowy zawartej przez strony.

3 Zarządzanie prawami osób, których dane dotyczą

3.1 W niniejszym punkcie termin „prawa” oznacza wszystkie prawa przysługujące osobom, których dane dotyczą, na mocy RODO, takie jak prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia oraz, w stosownych przypadkach, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania i wycofania zgody na przetwarzanie.

3.2 Zgodnie z RODO osoba, której dane dotyczą, może dochodzić swoich praw wobec jednej lub obu stron.

3.3 Niezależnie od powyższego, strony postanawiają, co następuje:

• Klient będzie pierwszym i głównym punktem kontaktowym dla wszystkich wniosków osób, których dane dotyczą, dotyczących ochrony praw osób, których dane dotyczą (prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, sprzeciwu) i innych kwestii związanych z przetwarzaniem danych osób, których dane dotyczą, o ile przetwarzanie jest związane z oprogramowaniem Freenow dotyczącym ride-hailing. 

• Freenow zarządza odpowiednimi aspektami technicznymi w celu zapewnienia, że klient jest w stanie spełnić warunki i terminy określone w RODO.

 3.4 Aby umożliwić prawidłowe zarządzanie wnioskami, Freenow zobowiązuje się do:

• niezwłocznego przekazywania wszystkich otrzymanych wniosków lub zapytań bezpośrednio do klienta;

• udzielania, w stosownych przypadkach, wszelkich informacji dotyczących tej części wspólnego przetwarzania, za którą jest odpowiedzialna, jeżeli informacje te są niezbędne do podjęcia działań następczych i przetwarzania wniosku osoby, której dane dotyczą;

• zapewnienia wdrożenia niezbędnych środków.

4 Międzynarodowe przekazywanie danych osobowych

Każde międzynarodowe przekazanie danych osobowych w ramach niniejszej Umowy przez którąkolwiek ze stron musi być zgodne z RODO i opierać się na decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub odpowiednich zabezpieczeniach, takich jak standardowe klauzule umowne opublikowane przez Komisję Europejską.

5 Obowiązek przekazywania informacji o przetwarzaniu danych

5.1 Klient, przy wsparciu Freenow, zapewni osobom, których dane dotyczą, informacje wymagane zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 RODO w celu zapewnienia przejrzystości przetwarzania danych. Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za zapewnienie, że osoby, których dane dotyczą (pasażerowie), uzyskały odpowiednie informacje.

5.2 Strony przekażą osobie, której dane dotyczą, zasadniczą treść niniejszej umowy zgodnie z art. 26 ust. 2 RODO.

6 Zarządzanie naruszeniami ochrony danych  

6.1 Strony zobowiązują się do ustanowienia i wdrożenia wewnętrznych procedur postępowania w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych zgodnie z RODO.

6.2 Ponadto strony zobowiązują się do wzajemnego informowania się bez zbędnej zwłoki o wszelkich naruszeniach ochrony danych osobowych, które mają wpływ na wspólne przetwarzanie danych w całości lub w części, oraz do współpracy, jeżeli konieczne będzie powiadomienie organu nadzorczego lub, w stosownych przypadkach, osób, których dane dotyczą.

7 Współpraca przy przeprowadzaniu oceny skutków dla ochrony danych

7.1 Strony zobowiązują się do współpracy w celu ustalenia, czy ocena skutków dla ochrony danych jest konieczna dla wspólnego przetwarzania oraz, w stosownych przypadkach, do wspólnego przeprowadzenia takiej oceny skutków pod kierownictwem inspektorów wyznaczonych w punkcie 9.

7.2 Każda ze stron ponosi własne koszty przeprowadzenia oceny, o której mowa powyżej.

8 Współpraca z organami nadzorczymi

8.1 Współadministratorzy będą informować się wzajemnie o wszelkich wezwaniach, zapytaniach, działaniach następczych i podobnych działaniach podjętych przez organ nadzorczy lub jakikolwiek inny organ w związku ze wspólnym przetwarzaniem.

8.2 Ponadto Strony będą udzielać sobie wzajemnie wsparcia w udzielaniu odpowiedzi i stosowaniu się do wszelkich wezwań lub zapytań organu nadzorczego lub jakiegokolwiek innego organu, które dotyczą, w całości lub w części, wspólnego przetwarzania.

9 Osoby wyznaczone do ochrony danych osobowych

9.1 Każda ze Stron zobowiązuje się wyznaczyć Inspektora Ochrony Danych Osobowych posiadającego umiejętności niezbędne do zapewnienia prawidłowego wykonania niniejszej Umowy i reagowania na wnioski drugiej Strony. Przedstawiciel ten będzie preferowanym punktem kontaktowym drugiej strony - Freenow: privacy@free-now.com

Z upoważnionym przedstawicielem klienta można skontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail podanego przez klienta podczas rejestracji na platformie Freenow.

9.2 W przypadku zmiany upoważnionego przedstawiciela przez jedną ze stron, strona ta zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania o tym drugiej strony i zapewnienia niezbędnego przejęcia obowiązków przez nowego upoważnionego przedstawiciela od jego poprzednika. 

10 Wzajemne, niepodzielne obowiązki wynikające z RODO

10.1 Każda ze stron wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia poziomu bezpieczeństwa odpowiadającego ryzyku, z uwzględnieniem aktualnego stanu wiedzy technicznej, kosztów wdrożenia oraz charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz prawdopodobieństwa i powagi ryzyka naruszenia praw lub wolności osoby, której dane dotyczą. Obejmuje to między innymi możliwość zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów w perspektywie długoterminowej. Za zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa odpowiada każda ze stron. Konkretne środki techniczne i organizacyjne zostały wskazane w Załączniku 2 do niniejszej Umowy i są wyraźnie zawarte w niniejszej Umowie.

10.2 Strony zobowiązane są zagwarantować poufność. Wszystkie osoby działające w imieniu stron, które mają dostęp do danych osobowych osób, których dane dotyczą, są zobowiązane do zachowania tajemnicy i poufności danych. 

10.3 Każda ze stron prowadzi rejestr czynności przetwarzania, za które jest odpowiedzialna (art. 30 RODO).

10.4 Każda ze stron niniejszej Umowy ponosi wyłączną odpowiedzialność za przestrzeganie obowiązków określonych w przepisach RODO i innych przepisach dotyczących ochrony danych. Powyższe dotyczy obowiązków określonych w ust. 1-3 oraz innych formalnych przepisów RODO (np. wyznaczenie inspektora ochrony danych [art. 37 RODO]).

11 Podwykonawcy

11.1 Zaangażowanie podwykonawców, którzy przetwarzają dane osobowe w imieniu stron, jest dozwolone (w odniesieniu do obu stron) wyłącznie po uprzednim powiadomieniu drugiej strony. Druga strona może zgłosić sprzeciw w terminie pięciu (5) dni kalendarzowych od otrzymania powiadomienia, o którym mowa powyżej. Wszystkie umowy z podwykonawcami i realizacja stosunku umownego muszą być ukształtowane w taki sposób, aby były zgodne z wymogami RODO i, w stosownych przypadkach, innymi przepisami dotyczącymi ochrony danych. 

11.2 W przypadku zaangażowania podwykonawcy, podwykonawca udzieli stronom prawa do kontroli i inspekcji zgodnie z niniejszą Umową. Strony zobowiązują się zapewnić, że każdy z ich podmiotów przetwarzających przestrzega obowiązków określonych w niniejszej Umowie, w szczególności poprzez wyraźne włączenie tych samych obowiązków do umowy lub poprzez przeprowadzanie lub zlecanie przeprowadzania regularnych audytów w celu weryfikacji przestrzegania obowiązków przez te podmioty przetwarzające.

11.3 Każda ze stron pozostaje w pełni odpowiedzialna wobec drugiej strony za realizację obowiązków podmiotów przetwarzających. 

12 Prawo audytu

Strony mają prawo do weryfikowania zgodności ze środkami ochrony danych i bezpieczeństwa danych określonymi w niniejszej Umowie w odniesieniu do danych osobowych przekazanych na mocy niniejszej Umowy w porozumieniu z drugą stroną lub do zlecenia ich przeprowadzenia przez audytorów, którzy zostaną wyznaczeni w każdym indywidualnym przypadku. Każda ze stron ma prawo do upewnienia się co do zgodności z niniejszą Umową w działalności gospodarczej drugiej strony w rozumieniu niniejszej Umowy poprzez wyrywkowe kontrole, które są co do zasady ogłaszane z odpowiednim wyprzedzeniem.

13 Odpowiedzialność 

Każda ze stron ponosi wyłączną odpowiedzialność za należyte wykonanie tej części wspólnego przetwarzania danych, która wchodzi w zakres jej obowiązków. Jeżeli sąd, organ nadzorczy lub inny organ zdecyduje, że współadministratorzy ponoszą odpowiedzialność solidarną, strony ustalą podział swojej odpowiedzialności w formie procentowej lub kwotowej w terminie jednego (1) miesiąca od daty decyzji, o której mowa powyżej.  

14 Obowiązki informacyjne i wymóg formy dokumentowej 

14.1 Zmiany i uzupełnienia niniejszej Umowy i wszystkich jej elementów – w tym wszelkie oświadczenia złożone przez stronę lub strony – wymagają uzgodnienia w formie dokumentowej i wyraźnego wskazania, że niniejsze warunki zostają zmienione lub uzupełnione. 

14.2 Zastosowanie znajduje bezpośrednio i bezwzględnie obowiązujące prawo Unii Europejskiej oraz prawo polskie.

15 Klauzula salwatoryjna

15.1 Jeżeli poszczególne postanowienia niniejszej Umowy okażą się nieważne lub niewykonalne albo staną się nieważne lub niewykonalne po zawarciu Umowy, nie będzie to miało wpływu na ważność pozostałych postanowień.

15.2 Nieważne lub niewykonalne postanowienie zostanie zastąpione ważnym i wykonalnym postanowieniem, które jest najbardziej zbliżone w swoich skutkach do zamiaru stron w kontekście nieważnego lub niewykonalnego postanowienia. Powyższe stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy umowa okaże się niekompletna.

Lista załączników:

Załącznik 1.1: Główne cechy wspólnego przetwarzania danych

Załącznik 1.2: Środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo wspólnego przetwarzania danych

Załącznik 1.1: Główne cechy wspólnego przetwarzania danych

Przedmiot: 

Współadministratorzy przetwarzają dane osobowe pasażerów w związku z dostarczaniem i korzystaniem z oprogramowania Freenow do planowania przejazdów. 

Charakter i cel wspólnego przetwarzania, w tym kategorie danych osobowych:

Strony oświadczają, że zostały w pełni i wyczerpująco poinformowane o obowiązkach w zakresie stosowania RODO, które mają zastosowanie do nich jako współadministratorów. Jako współadministratorzy, strony wspólnie postanowiły podzielić swoje obowiązki i odpowiedzialność w przejrzysty sposób w zakresie wspólnego przetwarzania, celów i środków:

●Freenow zarządza wszystkimi technicznymi aspektami oprogramowania do łączenia przejazdów z kierowcami oraz wszystkimi kwestiami związanymi z faktyczną rezerwacją i przekazywaniem przejazdów do kierowców klienta.

●Klient zajmuje się wszystkimi kwestiami związanymi z faktyczną rezerwacją i przekazywaniem przejazdów do kierowców klienta.

Szczegóły przetwarzania danych:

Załącznik 1.2: Środki techniczne i organizacyjne (ŚTO) zgodnie z art. 32 RODO

1. Środki techniczne i organizacyjne Freenow 

• Freenow zapobiega fizycznemu dostępowi osób nieuprawnionych do systemów przetwarzania danych, w których przetwarzane i wykorzystywane są dane osobowe (kontrola dostępu fizycznego).

• Freenow zapobiega korzystaniu z systemów przetwarzania danych przez osoby nieuprawnione (kontrola dostępu do systemu).

• Freenow zapewnia, że osoby uprawnione do korzystania z systemu przetwarzania danych mają dostęp wyłącznie do tych danych osobowych, do których są upoważnione, oraz że dane osobowe nie mogą być odczytywane, kopiowane, modyfikowane ani usuwane bez upoważnienia w trakcie przetwarzania lub użytkowania lub po zakończeniu przechowywania (kontrola dostępu do danych).

• Freenow zapewnia, że dane osobowe nie mogą być odczytywane, kopiowane, modyfikowane ani usuwane bez upoważnienia oraz że możliwe jest zweryfikowanie i określenie, do jakiej lokalizacji dane osobowe mają być przesyłane za pomocą urządzeń do przesyłania danych (kontrola przesyłania danych).

• Freenow zapewnia możliwość późniejszego zweryfikowania i ustalenia, czy i przez kogo dane osobowe zostały wprowadzone do systemów przetwarzania danych, zmienione lub usunięte z tych systemów (kontrola wprowadzania danych).

• Freenow organizuje przetwarzanie w taki sposób, aby dane osobowe przetwarzane w imieniu klienta mogły być przetwarzane wyłącznie zgodnie z instrukcjami klienta (kontrola zleceń).

• Freenow chroni dane osobowe przed przypadkowym zniszczeniem lub utratą (kontrola dostępności).

• Freenow zapewnia, że dane osobowe zebrane w różnych celach lub od różnych klientów mogą być przetwarzane oddzielnie (kontrola odrębności).

Środki te obejmują w szczególności:

1.  Kontrola dostępu fizycznego

Freenow wdrożyła następujące środki:

(proszę zaznaczyć odpowiednie)

x Zamki bezpieczeństwa

x Drzwi zamknięte podczas nieobecności

x Zabezpieczone okna

x Wyznaczenie stref bezpieczeństwa

x System kontroli dostępu fizycznego

O Zamek szyfrowy

x Rejestrowanie wejść i wyjść

O Zasady fizycznego dostępu osób postronnych

O Recepcja, portier

O Sprzęt monitorujący (system alarmowy, monitoring wizyjny itp.)

1.  Kontrola dostępu do systemu

Freenow wdrożyła następujące środki:

O Zabezpieczenie klawiatur

x Identyfikacja / przydzielenie hasła

x Ograniczenie nieudanych prób

x Logowanie

O Uprawnienia administratora systemu / rejestrowanie administratora systemu

x Wygaszenie ekranu, w tym ochrona hasłem, gdy jest nieaktywny

x Zapora sieciowa

x Najnowocześniejsze technologie ochrony antywirusowej

x Najnowocześniejsze technologie szyfrowania

1. Kontrola dostępu do danych

Freenow wdrożyła następujące środki w celu opracowania koncepcji autoryzacji i praw dostępu do danych zgodnie z wymogami oraz w celu ich monitorowania i rejestrowania:

x Koncepcja autoryzacji, w tym zróżnicowane autoryzacje

x Protokoły dostępu do danych

x Identyfikacja, w tym uwierzytelnianie

x Najnowocześniejsze technologie szyfrowania

O Przechowywanie nośników danych w zamykanych szafach (sejfach na dane)

1. Kontrola przesyłania danych

Freenow wdrożyła następujące środki:

O Oznakowanie nośników danych

O Najnowocześniejsze technologie szyfrowania danych na nośnikach danych lub podczas transmisji elektronicznej

O Lista inwentaryzacyjna i kontrola stanu nośników danych

O Wyznaczenie osób upoważnionych do przekazywania nośników danych lub przesyłania danych drogą elektroniczną

O Stosowanie podpisu elektronicznego

O Wyznaczenie grupy odbiorców danych

O Zasady transportu nośników danych

x Utworzenie wirtualnej sieci prywatnej (VPN)

O Szyfrowanie kryptograficzne przesyłanych danych

O Koncepcja zdalnej konserwacji

O Rejestrowanie transferu danych i analiza logów 

1.  Kontrola wprowadzania danych

Freenow wdrożyła następujące środki:

O Systemy logowania i systemy oceny logów dla wszystkich działań systemowych; przechowywanie logów przez Freenow przez określony czas zgodnie z wymogami ochrony danych

1.  Kontrola zleceń

Freenow wdrożyła następujące środki:

O Utrwalenie polityki na piśmie

1. Kontrola dostępności

Freenow wdrożyła następujące środki:

x Procedury tworzenia kopii zapasowych (określenie cyklu, nośnika, czasu przechowywania i lokalizacji)

O Kopie lustrzane dysków twardych

O Nieprzerwane dostawy energii elektrycznej

O Gotowość do pracy

O Koncepcja awaryjna

X Alarm pożarowy

X Drzwi przeciwpożarowe

O System gaśniczy

O Najnowocześniejsze technologie ochrony antywirusowej

X Zapora sieciowa

O System wykrywania włamań (IDS)

O Dodatkowe kopie zapasowe, w tym przechowywanie w specjalnie chronionych lokalizacjach 

Bardziej szczegółowy opis / dalsze środki:

Współpracujemy z dostawcą usług w chmurze i nie przechowujemy danych lokalnie.

1. Kontrola odrębności

Freenow wdrożyła następujące środki:

O Separacja fizyczna lub logiczna

x Oddzielenie danych testowych i rzeczywistych

2. Środki techniczne i organizacyjne klienta

Klient zobowiązuje się przekazać Freenow środki techniczne i organizacyjne klienta zgodnie z art. 32 RODO w terminie 30 dni od zawarcia umowy. 

—-------------

GENERAL TERMS AND CONDITIONS FOR THE PROVISION AND USE OF DISPATCHER TOOL

Status: 01.09.2025

1. Definitions

The following definitions apply in these General Terms and Conditions:

"GTC Software" or "General Terms and Conditions" refers to these General Terms and Conditions of mytaxi Polska Sp. z o.o. for the provision and use of the Dispatcher Tool;

"Commission" means the remuneration agreed between the parties for the arrangement of individual journeys via the Dispatcher Tool; 

"Customer" refers to the party (a natural or legal person) who registers via the Freenow platform to use the Dispatcher Tool including but not limited to the Dispatcher;

"Confidential Information" means, in relation to a party, information (in whatever form transmitted or recorded) belonging or relating to that party, its business affairs or activities which is not publicly available and which: 

• marked as confidential or proprietary by that party; or 

• has been designated by that party to the other party (orally or in writing) as confidential; or 

• would, by its nature or quality, be treated as confidential by a reasonable person in a similar position to the recipient and under similar circumstances.

The parties' confidential information includes, but is not limited to, the parties' business information and intellectual property;

"Data Protection Act" means all laws and binding regulations for the protection of personal data, including (but not limited to) the  Polish Act on the Protection of Personal Data and the GDPR;

“Dispatcher Tool” means the ride-sharing software owned by Intelligent Apps GmbH Freenow which are the subject of these Dispatcher Tool GTCs

"Business Information" means information, documents, reports and/or know-how of a party, whether or not protectable as a trade secret, provided to the other party on its behalf for the purposes of this Agreement, which gives a competitor an advantage or which a party wishes to designate as confidential for valid business reasons or which, without prejudice to the generality of the foregoing, relates to the business, finances or organisation of that party, its suppliers or customers. By way of illustration only and not by way of limitation, information shall be deemed to be prima facie confidential if it relates to or includes trade secrets, research and development, intellectual property rights, software (including object or source code), suppliers and their production and delivery capabilities, customers and details of their respective business and requirements or confidential information of third parties provided to a party.

"Freenow driver" refers to all taxi drivers who are duly registered on the Freenow platform and who take on journeys arranged by Freenow;

"Customer Drivers" means all taxi drivers registered under the Customer's account or otherwise linked to the Customer's account, regardless of whether these drivers are employed by the Customer or are independent contractors;

"Driver" includes Freenow drivers and Customer drivers;

"Freenow" refers to mytaxi Polska Sp. z o.o.;

"Freenow network" refers to all drivers who are duly registered on the Freenow platform;

"Documentation" means any documents, materials or papers relating to the ride brokerage software (other than correspondence between the parties), including manuals, user guides, technical specifications and advertising/marketing materials, if any, provided by the Customer or made available by the Customer for use with or in connection with the ride nrokerage software, in each case as updated from time to time;

"Freenow GTC" means the General Terms and Conditions of Freenow for the joint provision of passenger transport services, which are available here (as updated, amended or replaced from time to time);

"Freenow Driver App" refers to the mobile application for drivers offered by Freenow; 

"Freenow Platform" means Freenow's technology platform through which facilitation services and other offerings are provided, including mobile applications for drivers and passengers, the website www.free-now.com/pl, Freenow’s web booking platform and other technology services provided by Freenowfrom time to time for this purpose;;

"Freenow Group" refers to all companies affiliated with Freenow.;

"Intellectual Property Rights" shall include all patents, trade or other marks, designs, topography rights, copyright, database rights or other rights in the nature of any of the foregoing (or the application or right to apply for any of the foregoing) and trade or business names, inventions, discoveries, improvements techniques, confidential processes or information or know-how, in each case existing anywhere in the world and in each case whether registered, unregistered or unregistrable, and any licence or right to use any of the foregoing and the full right to any legal protection in respect thereof;

"Taxi/Tour Fare" means the final fare displayed on the taxi driver's taximeter. For the avoidance of doubt, the final price excludes any additional costs or charges incurred by the passenger; and

"Access data" are the User name and password selected by the Customer during the registration process;

2. General Information

2.1 On the basis of and in accordance with these General Terms and Conditions, Freenow grants the customer the right to use its Dispatcher Tool for a limited period of time. For the avoidance of doubt, the Dispatcher Tool is owned by Intelligent Apps GmbH, a German company registered under HRB 110377, and Freenow is entitled to grant the Customer a sublicense to use the Dispatcher Tool on the terms set out herein.

2.2 The Customer is obliged to comply with the conditions contained in the GTC Software. The Customer's own terms and conditions of contract and use do not apply to the contractual relationship between Freenow and the Customer, even if Freenow does not expressly object to them. 

2.3 Amendments to these General Terms and Conditions may be necessary to reflect changes in law or best practice or to deal with additional features which Freenowintroduces. Freenowwill aim to give the Costumer  at least 30 days’ notice of any changes by sending the Costumer a message by e-mail or by notifying the Costumer of a change when the Costumer next starts using the Dispatch Tool. If the Costumer does not accept the notified changes certain features may not be available.

2.4 Actions by authorised Users, including Acceptance of changes to the General Terms and Conditions, shall be attributed to the Customer. The Customer authorises each authorised User to accept changes to these General Terms and Conditions on behalf of the customer.

3. Granting of Rights 

3.1 Freenow grants the Customer a non-exclusive, non-transferable, non-sublicensable and revocable licence for the duration of the contract for access via a browser and the use of the Dispatcher Tool in accordance with the provisions of these General Terms and Conditions.  The Dispatch Tool remains the sole property of Intelligent Apps GmbH (who grants Freenow the necessary licences under these Dispatcher Tool GTC to enable Freenow to grant the rights to the Customer hereunder) and there is no physical transfer of the Dispatcher Tool to the Customer. Under no circumstances does the Customer have the right to lease or otherwise sub-licence the Dispatcher Tool, to publicly reproduce or make it accessible by wire or wireless means or to make it available to third parties for a fee or free of charge, e.g. by way of application service providing or as software-as-a-service or in any other way to infringe Freenow's intellectual property rights.

3.2 The Dispatcher Tool may only be used by persons who are employed by the Customer (regardless of whether they are employees or self-employed). Permitted use includes loading, displaying and running as well as the intended use of the Dispatcher Tool by the Customer. If the Customer uses the Dispatcher Tool ride-hailing software to an extent that exceeds the acquired rights of use in terms of quality (with regard to the type of use permitted) or quantity (with regard to the type of persons) for any other purpose or a non-authorised user uses the Customer account, the Customer shall be responsible for immediately ceasing such use.

3.3 The Customer is obliged to prevent unauthorised access to or use of the Dispatcher Tool by persons who are not authorised users and to notify Freenow immediately if they become aware of any use of the Dispatcher Tool that violates this section 3.3.

3.4 The Customer is obliged to provide their Access Data to Freenow immediately upon becoming aware of known or suspected security breaches or violations of obligations arising from these GTC software.

3.5  The Customer shall ensure that each authorised user treats the Access Data securely and confidentially.

3.6 Furthermore, the Customer is prohibited from copying, modifying, reproducing, creating derivative works, framing, mirroring, republishing, downloading, displaying, transmitting or distributing (parts of) the Dispatcher Tool or its source code in any form or on any medium, unless the Customer is permitted to do so under mandatory statutory provisions. 

3.7 The Customer shall ensure and guarantee that all persons employed by the Customer (whether as employees or self-employed) who have access to the Dispatcher Tool comply with the restrictions set out in this Section 3.

4. Duties of Freenow

4.1 Freenow provides the customer with the technical ability and authorisation to access the Dispatcher Tool via the Internet and to use the functionalities via the website https://shorturl.at/JMsPa. To log in to the protected area of the website, the Customer must register as described in section 6 and then log in using the Access Data. 

4.2 The quality of the Dispatcher Tool is determined conclusively by these General Terms & Conditions and the product description (https://www.free-now.com/de-en/taxi-partner-solutions/#blt0617bec8f6f16439). The product is to be understood as a description of the product and not as a guarantee. A guarantee is only granted if it has been expressly designated as such. The Dispatcher Tool is provided on an “as is” basis and without any warranty or condition, express, implied or statutory. This means that Freenow do not guarantee it will work. Freenow do not promise any specific results from the use of the Dispatcher Tool. Freenow do not promise that the use of the Dispatcher Tool will always be secure, available, uninterrupted, or error-free, or that any problems, defects, breaks or network security vulnerabilities in the Dispatcher Tool will be corrected. Freenowwill not incur any liability if the Dispatcher Tool causes an interruption to the services entirely or partially, temporarily or permanently. Freenow will not be liable for the correctness, accuracy, and completeness of any information provided by you in setting up your Account and/or through any use of the Dispatcher Tool.  

4.3 Other services, such as the maintenance, installation or configuration of the contractual software as well as consulting and training are not covered by these General Terms & Conditions.

4.4 The Customer is not entitled to constant and uninterrupted functionality of the Dispatcher Tool. However, Freenow endeavours to achieve the highest possible availability and to rectify faults as quickly as possible. 

4.5 In addition, Freenow has the right to temporarily discontinue the services offered by means of the Dispatcher Tool in whole or in part, even without the requirement  inform the users individually. Notices in this regard will be provided in good time and for a period of three months only in general terms via the Freenow homepage.

5 Obligations of the customer

5.1 The Customer shall ensure that

•  it is properly registered on the Freenow platform (Section 4.),

• its registration data is always up to date and

• that all Customer drivers have a current driver account on the Freenow platform at all times during the term, agree to the Freenow T&Cs and log in to the Freenow app.

5.2  To the extent that Freenow and the Customer enter into additional agreements in respect of the Dispatcher Tool (“Additional Dispatcher Tool Agreement”) the Customer agrees to pay the Commission to Freenow on the terms set out in the Additional Dispatcher Tool Agreement. Freenow will, subject to the terms in the corresponding. Additional Dispatcher Tool Agreement, generally settle the Commission on a monthly basis.

6. Registration process

6.1 The customer must register on the Freenow platform to use the Dispatcher Tool. The following customer details are required for registration:

• Name of the customer 

• Address

• E-mail address

• Telephone number

• Tax number

6.2 If the Customer registers via the Freenow platform, a contract is only concluded - even in ongoing business transactions - on receipt of  the order confirmation from Freenow (sufficient by e-mail). In all other cases, the contract is concluded at the latest by the provision of the Dispatcher Tool. 

6.3 During the registration process, the Customer can decide whether to register as a company or as an agent. Agent accounts can be assigned to one or more Customers.

7. Forwarding of journeys to the Freenow network

7.1 The Customer is authorised to forward requests for journeys from passengers who have contacted the Customer to the Freenow network within the Dispatcher Tool. Freenow is responsible for selecting which Freenow drivers are offered or accept the respective journey.

7.2 Journeys that cannot be arranged with Customer drivers after a certain number of attempts will be automatically forwarded to the Freenow network. Freenow is responsible for selecting which Freenow drivers are offered or accept the respective journey.

7.3 Insofar as Additional Dispatcher Tool Agreements are concluded between the parties, Freenow agrees to pay Commissions to the Customer as agreed in the corresponding specified circumstances and the corresponding amount.

8. Assumption of costs by customers

8.1 The Customer has the option to pay the Taxi/Tour Fare instead of the passenger each time a request is forwarded to the Freenow network.

8.2 Subject to any Additional Dispatcher Tool Agreements concluded between the parties Freenow will list the taxi/tour prices paid to the Customer on a monthly basis and collect the costs incurred from the Customer. Unless otherwise agreed between the Parties in Additional Dispatcher Tool Agreements concluded between the parties, to settle the costs, the Customer shall issue Freenow with a direct debit mandate. If no SEPA direct debit mandate is issued, the customer shall pay within 14 days of receipt of the invoice.

9. Further services from Freenow

9.1 Freenow is entitled to offer the Customer additional features (such as call centre services or automation tools). The contractual conditions of these features, in particular price and duration, are not contained in these GTC Software, but in additional agreements.

9.2 To the extent that the Customer makes use of any additional features offered by Freenow under additional agreements, the Customer is at all times responsible for ensuring that its use of such additional features is in compliance with all applicable laws and Freenow will have no liability in this regard.

9.3 The other conditions of these GTC Software shall remain unaffected.

10. Tour overview for journeys

Freenow offers customers the option of automated tour overviews for journeys arranged via the Dispatcher Tool. The customer alone is responsible for the accuracy of those tour overviews. 

11. Term / cancellation

11.1 Unless otherwise agreed between the parties in additional agreements concluded between the parties, the contract begins with the confirmation by Freenow or at the latest with the provision of the software and runs for one year. After one year, the contract is extended for another year, unless it is cancelled by one party at least 4 weeks before the end of the term. Text form (e.g. e-mail) is sufficient for cancellation.

11.2 The right to extraordinary termination without notice remains unaffected. Extraordinary termination is possible if there is good cause. Good cause is, in particular, a breach of applicable law or the justified suspicion of such a breach, for example due to a change in the actual or legal basis of assessment. 

12. Liabilities

12.1 Freenow shall be liable in accordance with the statutory provisions (i) for damage caused by Freenow, its legal representatives or vicarious agents intentionally or through gross negligence, (ii) for damage to life, limb or health culpably caused by Freenow, its legal representatives or vicarious agents, (iii) in cases of mandatory statutory liability, such as in particular liability for the dangerous product, (v) for damage caused by a breach of the contract, and (vi) for damages caused by the breach of a guarantee given by Freenow.

12.2 In the case of simple negligence Freenow is liable only as far as it is a violation of essential contractual obligations. Essential contractual obligations are those whose fulfilment is essential for the proper execution of the contract and on whose compliance the user may regularly rely. In these cases, Freenow's obligation to pay compensation is limited to the foreseeable damage typical for the contract.

12.3 For the avoidance of doubt, in particular, (a) Freenow assumes no liability for any damages resulting from defects in the Dispatcher Tool, and (b) in making use of the rights granted to it under these Dispatcher Tool GTCs, the Customer acknowledges and accepts that it is entirely responsible and liable for compliance with all regulations relevant to its use of the Dispatcher Tool (including the Act on Public Collective Transport, the Road Transport Act, and the Road Traffic Law and Freenow will have no liability in this regard.

12.4 Subject to section 12.3, Freenow´s total liability to you shall be limited to 100% of all sums paid and payable to the Costumer  or to Freenow for the Journeys in relation to which the breach(es) resulting in your claim(s) arise(s).

12.5 This clause 12 does not affect the statutory allocation of the burden of proof.

12.6 The limitations of liability regulated in this clause 12 also apply to third parties and in the event of breaches of duty by persons whose fault Freenow is legally responsible for, also in its favour.

13. Confidentiality / data protection

13.1 The Parties undertake to keep confidential information, business information and documentation confidential. The parties shall use such information exclusively for the purpose of implementing and executing the contractual relationship and the individual contracts based thereon in accordance with the contract.

13.2 The disclosure of confidential information, business information and documentation by one of the parties to third parties requires the express and prior written consent of the other party.

13.3 The confidentiality obligation pursuant to section 13.1 shall not apply if the respective confidential information can be proven to be confidential:

• is or becomes generally known without any action on the part of the customer or

• was already known to the customer or is disclosed by a third party authorised to disclose it, or

• is developed by the customer without the involvement of Freenow and without utilising other information or knowledge obtained through the contractual contact, or 

• must be disclosed due to mandatory statutory provisions or court or official orders.

13.4 The customer and Freenow are jointly responsible for the processing of the personal data of passengers in connection with the provision of services by Freenow. Unless otherwise agreed between the parties in additional agreements, the distribution of rights and obligations under the joint responsibility is described in more detail in Annex 1. The Customer shall ensure that its Customer-drivers read and understood  Freenow's data protection information for drivers (https://www.free-now.com/pl/driver-privacy-policies/).

14. Final Provisions

14.1 The place of fulfilment for all contractual obligations is the registered office of Freenow.

14.2 Freenow is authorised at any time to transfer the rights and obligations arising from the contract to companies of the Freenow Group.

14.3 Amendments and supplements to these Software T&Cs (including this clause 14.3) must be made in text form to be effective. 

14.4 The exclusive - also international - place of jurisdiction for all legal disputes of the parties arising from or in connection with the contract is, as far as legally permissible, the registered office of Freenow in Warsaw, Poland. However, Freenow is also entitled to bring an action at the general place of jurisdiction of the Customer. Overriding statutory provisions, in particular exclusive jurisdiction, remain unaffected.

14.5 The Software T&Cs are subject to the law of Poland. The provisions of international private law and international sales law (CISG) shall not apply.

Annex 1: Joint Controller Agreement

Provider:

mytaxi Polska Sp. z o.o. with its registered seat in Warsaw, address: ul. Przyokopowa 33, 01-208 Warsaw, entered in the register of entrepreneurs of the National Court Register maintained by the District Court for the Capital City of Warsaw in Warsaw, XII Commercial Department of the National Court Register, under No. 0000423350, NIP: 5252533046, share capital PLN 1,505,000.00, having the status of a large enterprise within the meaning of the Act of 8 March 2013 on counteracting excessive delays in commercial transactions (unified text: Official Journal of Laws of 2023, item 1790), and holding license to carry out passenger transport intermediation services  No. PO-000158 issued by General Inspectorate of Road TransportMytaxi Polska Sp. z o.o.

Annex 1

Agreement on joint responsibility for data processing 

("Joint controllers")

Art. 26 GDPR

Preamble

If two or more controllers jointly determine the purposes and means of the processing, the European General Data Protection Regulation (GDPR) introduces the "joint controllers" (hereinafter the "Party" or jointly the "Parties"). The purpose of this agreement is to define the respective responsibilities of the Parties for compliance with the obligations under the GDPR in a transparent manner. In addition, the agreement must adequately reflect the respective roles and relationships of the Parties vis-à-vis the data subjects.

1 Subject matter of the data processing

1.1 The Parties shall jointly collect, process and/or use the personal data of the passengers whose taxi journeys are arranged with the help of Freenow's journey planning software.

1.2 The subject matter of the joint processing and thus the purpose, nature and scope of the collection, processing and/or use of personal data results from the contract concluded between the parties in the form of the General Terms and Conditions for the provision and use of the journey brokerage software and is described in more detail in Annex 1.1.

1.3 Subsequent changes to the assignment of responsibility (purpose, type and scope of data processing) must be documented.

1.4 The processing of personal data within the scope of this agreement is based on the following legal bases in accordance with Art. 6 GDPR

• Art. 6 (1) lit. b GDPR (fulfilment of contract):The processing of personal data takes place insofar as it is necessary for the initiation, execution and processing of the transport contract with the passengers concerned. This includes in particular the transmission of booking data to the drivers involved (customer or Freenow driver) as well as the technical processing of the journey arrangement via the Freenow platform.

• Art. 6 (1) lit. f GDPR (legitimate interest):In addition, processing is carried out in individual cases on the basis of the legitimate interests of the joint controllers, e.g. to ensure IT security, to optimise the brokerage processes or to prevent misuse. In these cases , interests are weighed up taking into account the rights and freedoms of the data subjects.

• Art. 6 (1) lit. c GDPR (legal obligation):If there are legal obligations for storage, disclosure or documentation (e.g. commercial and tax regulations), data processing is carried out to fulfil these obligations.

The parties shall ensure that the respective purposes and legal bases of the processing are also properly named in their data protection notices to the data subjects.

2 Duration of data processing

The term of this agreement corresponds to the term of the contract concluded by the parties.

3 Management of the rights of the data subjects

3.1 In this section, the term "rights" means all rights granted to data subjects by the GDPR, such as the right of access, rectification, erasure and, where applicable, restriction, portability, objection and withdrawal of consent.

3.2 In accordance with the GDPR, a data subject may assert their rights against either party or both parties.

3.3 Notwithstanding the foregoing, the parties agree that:

• To make the Customer the first and main point of contact for all requests from data subjects regarding the protection of data subjects' rights (access, rectification, erasure, objection) and other issues related to the processing of data subjects as long as the processing is related to Freenow's ride hailing software. 

• Freenow to manage the relevant technical aspects to ensure that the customer is able to comply with the conditions and deadlines prescribed by the GDPR.

3.4 In order to enable the correct management of requests, Freenow undertakes to:

• forward all requests or enquiries received directly to the customer without delay

• provide, where appropriate, all information relating to the part of the joint processing for which it is responsible, if this information is necessary for the follow-up and processing of a data subject's request;

• ensure that the necessary measures are implemented.

4 International transfer of personal data

Any international transfer of personal data under this Agreement by either party must comply with the GDPR and be based on an adequacy decision or appropriate safeguards such as standard contractual clauses published by the European Commission.

5 Duty to provide information about data processing

5.1 The customer shall, with the support of Freenow, provide the data subjects with the information required by the GDPR in accordance with Art. 13 (1), (2) GDPR in the interest of transparent processing. The customer is solely responsible for ensuring that the data subjects (passengers) are properly informed.

5.2 The parties shall provide the data subject with the essential content of this agreement in accordance with Art. 26 (2) GDPR.

6 Management of data protection breaches  

6.1 The parties undertake to establish and implement internal procedures necessary for dealing with personal data breaches in accordance with the GDPR.

6.2 In addition, the parties undertake to inform each other without undue delay of any personal data breach that affects the joint processing in whole or in part and to cooperate if notification to the supervisory authority and/or, where applicable, to the data subjects is required.

7 Cooperation in carrying out data protection impact assessments

7.1 The Parties undertake to co-operate to determine whether a Data Protection Impact Assessment is necessary for the Joint Processing and, where appropriate, to conduct such impact assessment jointly under the direction of the Officers designated in Section 9.

7.2 Each Party shall bear its own costs for carrying out the impact assessment.

8 Co-operation with the supervisory authorities

8.1 The joint controllers shall inform each other of any requests, enquiries, follow-up and similar measures taken by the supervisory authority or any other authority in relation to the joint processing.

8.2 Furthermore, the Parties shall assist each other in responding to and complying with any requests or enquiries from the Supervisory Authority or any other authority that relate, in whole or in part, to the Joint Processing.

9 Appointees for the protection of personal data

9.1 Each Party undertakes to appoint a Personal Data Protection Officer with the necessary skills to ensure the proper implementation of this Agreement and to respond to the requests of the other Party.  This representative shall be the other party's preferred point of contact.- Freenow: privacy@free-now.com

The Customer's authorised representative can be contacted via the e-mail address that the customer has specified in the registration on the Freenow platform.

9.2 If a party changes its authorised representative, it undertakes to inform the other party immediately and to ensure the necessary transition between the new authorised representative and its predecessor. 

10 Mutual, non-divisible obligations under the GDPR

10.1 Each party shall implement appropriate technical and organisational measures to ensure a level of security appropriate to the risk, taking into account the state of the art, the cost of implementation and the nature, scope, context and purposes of processing as well as the risk of varying likelihood and severity for the rights and freedoms of natural persons. This includes, among other things, the ability to ensure the confidentiality, integrity, availability and resilience of the systems in the long term. The creation of an appropriate level of security is the responsibility of each party. Specific technical and organisational measures are agreed in Annex 2 to this Agreement and are expressly included in this Agreement.

 10.2 Confidentiality must be guaranteed. All persons acting on behalf of the parties who have access to personal data of the data subjects shall be bound to data secrecy and confidentiality. 

 10.3 Each party shall keep a record of the processing activities for which it is responsible (Art. 30 GDPR).

10.4 The parties to this agreement are each solely responsible for compliance with the obligations set out in the provisions of the GDPR and other data protection regulations. This applies to the obligations set out in paragraphs 1 to 3 and other formal GDPR provisions (e.g. appointment of a data protection officer [Art. 37 GDPR]).

11 Subcontracting relationships

11.1 The involvement of subcontractors who process personal data on behalf of the parties is only permitted (on both sides) after prior notification of the other party. The other party may object within five (5) calendar days of receipt of the aforementioned prior information. All contractual agreements with subcontractors and the implementation of the contractual relationship must be designed in such a way that they comply with the requirements of the GDPR and, if applicable, other data protection regulations. 

11.2 In the event of subcontracting, the parties shall be granted control and inspection rights by the subcontractor in accordance with this agreement. The parties undertake to ensure that each of their data processors complies with the obligations provided for in this agreement, in particular by expressly including the same obligations in the contract and/or by carrying out or having carried out a regular audit to verify compliance with the obligations by these data processors.

11.3 Each party shall remain fully liable to the other party for the fulfilment of the obligations of the Data Processor(s). 

12 Audit rights

The parties shall have the right to check compliance with the data protection and data security measures set out in this agreement with regard to the personal data provided under this agreement in consultation with the other party or to have them carried out by auditors to be appointed in individual cases. Each party has the right to satisfy itself of compliance with this agreement in the business operations of the other party within the meaning of this agreement by means of random checks, which are generally to be announced in good time.

13 Liability 

Each party shall be solely liable for the proper performance of that part of the joint processing which falls within its competence. If a court, the supervisory authority or another authority decides that the joint controllers are jointly and severally liable, the parties shall apportion their respective liability in the form of percentages and/or amounts within one (1) month of this decision.  

14 Information obligations and text form requirement 

14.1 Amendments and supplements to this Agreement and all its components - including any representations made by a party or the parties - require an agreement in text form and an express indication that these terms and conditions are to be amended or supplemented. 

14.2 The directly and mandatory applicable law of the European Union and Polish law shall apply.

15 Severability clause

15.1 Should individual provisions of this contract be invalid or unenforceable or become invalid or unenforceable after conclusion of the contract, this shall not affect the validity of the remaining provisions.

15.2 The invalid or unenforceable provision shall be replaced by a valid and enforceable provision that comes closest in its effects to what the parties intended with the invalid or unenforceable provision. The aforementioned provisions shall apply accordingly in the event that the contract proves to be incomplete.

List of annexes:

Annex 1.1: Main features of joint processing

Annex 1.2: Technical and organisational measures to ensure the security of joint processing

Annex 1.1: Main features of joint processing

Subject: 

The joint controllers process the personal data of passengers in connection with the provision and use of Freenow's journey planning software. 

Nature and purpose of the joint processing, including the categories of personal data:

The parties declare that they are fully and comprehensively informed of the obligations in the application of the GDPR that apply to them in their capacity as joint controllers . As joint controllers, the parties have jointly agreed to allocate their respective obligations and liabilities in a transparent manner with regard to the following joint processing, the purposes and means of each:

● Freenow manages all technical aspects of the ride matching software and with all issues related to the actual booking and routing to customer-drivers.

● The customer deals with all issues related to the actual booking and forwarding to customer-drivers.

Data processing in detail:

Annex 1.2: Technical and organisational measures (TOMs) pursuant to Art. 32 GDPR

1. Technical and organisational measures of Freenow 

• Freenow prevents unauthorised persons from physically accessing data processing systems with which personal data is processed and used (physical access control).

• Freenow shall prevent unauthorised persons from using data processing systems (system access control).

• Freenow ensures that persons authorised to use a data processing system can only access the personal data that they are authorised to access and that personal data cannot be read, copied, modified or removed without authorisation during processing or use or after storage (data access control).

• Freenow ensures that personal data cannot be read, copied, changed or removed without authorisation and that it is possible to check and determine to which location personal data is to be transferred using data transfer equipment (data transfer control).

• Freenow shall ensure that it is subsequently possible to check and determine whether and by whom personal data has been entered into, changed or removed from data processing systems (input control).

• Freenow organises the processing in such a way that personal data processed on behalf of the client can only be processed in accordance with the client's instructions (order control).

• Freenow protects personal data against accidental destruction or loss (availability control).

• Freenow ensures that personal data collected for different purposes or from different customers can be processed separately (separation control).

The measures include in particular:

1.  Physical access control

Freenow has taken the following measures:

(please tick)

x Security locks

x Doors locked when absent

x Windows secured

x Designation of security zones

x System for controlling physical access

O Code lock

x Entry and exit logging

O Rules for the physical access of outsiders

O Reception, gatekeeper

O Surveillance equipment (alarm system, video surveillance, etc.)

1. System access control

Freenow has taken the following measures:

O Securing keyboards

x Identification / password assignment

x Limitation of failed attempts

x Logging

O System administrator rights / system administrator logging

x Darkening of the screen, including password protection, when inactive

x Firewall

x State-of-the-art anti-virus protection

x State-of-the-art encryption methods

1.  Control of data access

Freenow has taken the following measures to design the authorisation concept and data access rights in line with requirements and to monitor and log them:

x Authorisation concept, including differentiated authorisations

x Data access protocols

x Identification, including authentication

x state-of-the-art encryption methods

O Storage of data carriers in lockable cabinets (data safes)

1.  Control of data transmission

Freenow has taken the following measures:

O identification labelling of data carriers

O state-of-the-art encryption of data on data carriers and/or during electronic transmission

O Inventory list and inventory control of data carriers

O Designation of persons authorised to submit data carriers and/or transmit data electronically

O Use of an electronic signature

O Designation of the group of data recipients

O Rules for the transport of data carriers

x Establishment of a virtual private network (VPN)

O Cryptographic encryption of the transmitted data

O Remote maintenance concept

O Logging of the transfer and evaluation of logs

1.  Input control

Freenow has taken the following measures:

O Logging systems and log evaluation systems for all system activities; storage of logs by Freenow for a defined period of time in accordance with data protection requirements

1.  Order control

Freenow has taken the following measures:

O Written fixation of the policy

1. Availability control

Freenow has taken the following measures:

x Backup procedures (determination of cycle, medium, retention time and location)

O Mirroring of hard discs

O Uninterrupted supply of electrical power

O Readiness for operation

O Emergency concept

X Fire alarm

X Fire doors

O Fire extinguishing system

O State-of-the-art anti-virus protection

X Firewall

O Intrusion Detection System (IDS)

O Additional backup copies, including storage in specially protected locations 

More detailed description / further measures:

We work with a cloud provider and do not store the data locally.

1.  Control of the separation

Freenow has taken the following measures:

O Physical or logical separation

x Separation of test and live data

2. Technical and organisational measures of the customer

The customer undertakes to provide Freenow with its technical and organisational measures in accordance with Art. 32 GDPR within 30 days of the conclusion of the contract.