Linee guida da seguire per le richieste delle autorità

Informazioni generali

Le presenti linee guida contengono informazioni per i funzionari appartenenti alle forze dell’ordine e altre autorità pubbliche (‘autorità’) che necessitano di accedere a dati e contenuti personali non pubblici riguardanti passeggeri o conducenti (‘dati degli utenti’) di FREE NOW. Le presenti linee guida non generano alcun obbligo a carico di Free NOW e non determinano alcuna rinuncia  a sollevare obiezioni, né potranno condizionare il modo in cui una determinata richiesta sarà gestita da FREE NOW. 

FREE NOW intende rispettare il proprio impegno di migliorare la sicurezza della sua piattaforma e delle comunità interessate. Pertanto, FREE NOW ha messo a punto un processo dedicato per gestire le richieste di accesso ai dati provenienti dalle autorità (‘richieste delle autorità’). Al fine di tutelare adeguatamente la riservatezza dei nostri utenti, un team composto da membri di diversi dipartimenti (assistenza clienti, protezione dei dati, ingegneria dei dati e altri) esamina attentamente tutte le richieste ricevute dalle autorità.

FREE NOW si impegna a preservare la riservatezza dei propri utenti e trasmetterà i dati degli utenti alle autorità soltanto nel rispetto della normativa applicabile e dei principi di base sulla protezione dei dati contenuti nel Regolamento generale sulla protezione dei dati UE (‘GDPR’). Il team che supervisiona le richieste adotterà altresì le misure necessarie per assicurarsi che le richieste rientrino nei poteri delle autorità che le presentano. Per rispettare il principio di minimizzazione dei dati. Nei limiti del possibile, il team effettuerà inoltre un controllo sull’effettiva necessità dei dati richiesti per la finalità descritta nella richiesta. Se vi sono palesi dubbi sulla necessità dei dati per la finalità descritta o sulla validità della richiesta di un’autorità, FREE NOW potrà rifiutarsi di trasmettere i dati richiesti o potrà decidere di trasmetterne solo una parte.

Requisiti per le richieste delle autorità

FREE NOW trasmetterà i dati degli utenti alle autorità soltanto se la richiesta dell’autorità rispetta i requisiti illustrati nella presente sezione. 

Requisiti generali:

I requisiti elencati di seguito sono obbligatori per tutte le richieste delle autorità. Tutte le richieste devono:

• ... essere inviate da un organismo appartenente alle forze dell’ordine o da un ente governativo ufficiale tramite un dominio email ufficiale dell’autorità;
• ... contenere un identificatore univoco associato agli account per i quali i dati sono richiesti (ad es. indirizzi email, targhe automobilistiche) o un identificatore per un viaggio specifico (ad es. luogo di ritiro e riconsegna o data e ora del viaggio); 
• ... provenire da un’autorità autorizzata (ad es. un tribunale o la polizia); 
• ... essere presentata al corretto soggetto fra quelli appartenenti al gruppo FREE NOW (si veda qui);
• ... contenere l’indicazione d una base giuridica che autorizza l’autorità a chiedere od obbligare FREE NOW a trasmettere i dati richiesti ;
• ... contenere la descrizione della finalità della richiesta;
• ... contenere un numero di fascicolo o protocollo per un’adeguata identificazione e chiara comunicazione;
• ... contenere l’indicazione di una persona da contattare in relazione alla richiesta qualora vi siano domande o dubbi relativi alla richiesta;
• ... contenere una data di restituzione prevista nel formato GG-MM-AAAA. Si prega di notare che il processo di verifica e di raccolta dei dati può richiedere tempi di lavorazione più lunghi;

Richieste scritte delle autorità:

Le richieste delle autorità ricevute da FREE NOW per iscritto devono altresì:

1. ... contenere la firma della persona che formula la richiesta 
2. ... contenere il timbro ufficiale dell’autorità richiedente

Richieste online:

Le richieste delle autorità ricevute da FREE NOW in formato elettronico devono altresì:

1. ... contenere un certificato elettronico ufficiale dell’autorità
2. ... offrire la possibilità di verificare la richiesta dell’autorità

Come si presenta una richiesta?

Per presentare una richiesta a FREE NOW, occorre utilizzare i mezzi di comunicazione indicati di seguito:

In nessun caso FREE NOW potràfornire i dati degli utenti di persona, telefonicamente o con altri mezzi di comunicazione in mancanza di una valida richiesta scritta aggiuntiva che legittimi l’azione dell’autorità richiedente.