Gestione delle spese dei viaggi di lavoro: la guida completa

Gestire le spese dei viaggi aziendali può essere complesso a volte. In questa guida di spiegheremo come superare ogni ostacolo. A partire dalla base: che cosa sono esattamente le spese dei viaggi d’affari?

Poi andremo ad analizzare le varie difficoltà che bisogna affrontare, come ridurre i costi e come fissare un limite di spesa adatto alla tua azienda.

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Quali sono le spese dei viaggi d’affari?

Quando hai un lavoro che richiede spostamenti frequenti, come per esempio per incontrare i clienti e visitare le altre filiali, i costi che dovrai affrontate durante queste esperienza vengono chiamate spese dei viaggi d’affari. In altre parole, sono dei soldi che non dovresti spendere se rimanessi al tuo posto di lavoro abituale.

Le spese dei viaggi d’affari includono quelle relative al costo dei mezzi di trasporto che usi per spostarti in un determinato luogo, e i più comuni ovviamente sono gli aerei, i treni e le automobili. La lista delle spese dei viaggi d’affari però non si ferma qui, perché sono incluse anche quelle dei pernottamenti, dei pasti e di ogni sorta di attrezzattura necessaria per svolgere il tuo lavoro lontano dalla solita sede.

Quindi perché è importante definire le spese dei viaggi d’affari? Semplicemente perché se sei dipendente di un’azienda, logicamente sono costi legati agli spostamenti che la ditta pagherà o ti rimborserà.

Perché è così importante tracciare le spese dei viaggi d’affari?

Monitorare le spese dei viaggi d’affari è importante sia per le aziende che per i liberi professionisti. Perché? Semplicemente perché si tratta di spese detraibili che possono essere usate per ridurre l’importo di tasse da pagare.

Le aziende per le quali occorre fare tanti viaggi di solito hanno una politica per i viaggi d’affari. Questa permette loro di tenere d’occhio le spese legittime per gli spostamenti e di mantenerle entro una certa soglia da non sforare.

‘Quanto posso richiedere per le spese dei viaggi d’affari?’ Se sei un lavoratore dipendente, questo dipenderà dalla destinazione e dalla politica sui viaggi della tua compagnia.

Se invece sei un libero professionista, dipenderà dalle regole specifiche del paese in cui paghi le tasse. Ci sono regole severe che si applicano ai lavoratori autonomi e alle spese per i viaggi delle piccolo compagnie, quindi andranno sempre tenute sotto controllo.

Come tenere traccia delle spese dei viaggi d’affari

Più spese ci sono per gli spostamenti, più complicato sarà tenerle sotto controllo. Per un singolo lavoratore autonomo che viaggia solo qualche volta all’anno, basta dotarsi di un conto corrente o di una carta di credito destinati solamente alle spese per i viaggi d’affari.

Se invece si viaggia più di frequente o si è titolari di una ditta che manda diversi dipendenti nei viaggi di lavoro, allora sarebbe meglio pensare di affidarsi a una agenzia di gestione dei viaggi o a un software di gestione delle spese degli spostamenti. Entrambe hanno i propri vantaggi e la tua scelta dipenderà unicamente dalla tua situazione.

Affidarsi a una società di gestione dei viaggi è un’ottima soluzione se non si ha il tempo e le risorse all’interno dell’azienda per gestire le prenotazioni, le policy e le spese per i viaggi d’affari della propria attività. Praticamente è come affidare a terze parti un dipartimento dedicato ai viaggi d’affari che si occuperà di tutta l’amministrazione di tali spostamenti.

Se invece preferisci avere il controllo diretto delle spese e dei viaggi in generale, allora un software gestionale dedicato è quello che fa per te.

Software gestionale per i viaggi e le spese

Ci sono tanti fornitori di software gestionali per i viaggi e le spese collegate disponibili sul mercato con vari livelli di semplicità d’uso e con diverse funzionalità. La maggior parte è destinata alle grande aziende

I travel manager spesso hanno bisogno di formazioni specifiche per imparare a usarli. Se stai cercando le migliori app per le spese dei viaggi d’affari in termini di facilità d’uso e flessibilità e delle applicazioni che possano essere usate da attività di qualsiasi dimensione, allora dai uno sguardo a FREENOW for Business.

Il software di gestione delle spese dei viaggi d’affari di FREENOW, chiamato Admin Panel, è una soluzione digitale per la gestione dei viaggi aziendali che affida a te e ai tuoi dipendenti il controllo dei viaggi d’affari tramite un’interfaccia semplice che contiene una serie di opzioni flessibili.

Con funzionalità come strumenti di prenotazione online, di tracciamento delle spese e di gestione delle politiche di viaggio aziendali e individuali, un’app per i viaggi d’affari come quella di FREENOW è in grado di rendere la gestione delle spese dei tuoi spostamenti di lavoro più facile, più efficace e più economica.

Un’app per i viaggi d’affari fatta su misura per te: Admin Panel di FREENOW

L’app per i viaggi d’affari di FREENOW, Admin Panel, è una delle migliori in circolazione per quanto riguarda il tracciamento delle spese dei viaggi di lavoro. Affida l’organizzazione dei viaggi d’affari a chi ne è responsabile senza aggiungere ulteriore stress.

Tu o i tuoi dipendenti potete organizzare i viaggi nel modo più adatto a voi, il tutto rimanendo sincronizzati con un sistema di gestione centralizzato. Terrà traccia delle spese e farà sì che tutte le regole vengano rispettate.

• Le spese diventano una cosa semplice: ottieni report dettagliati sulle spese premendo un semplice tasto, concentra tutti i tuoi pagamenti in unico posto ed emetti una singola fattura mensile. In più i conti più grandi rendono le cose ancora più semplice tramite integrazioni automatiche come SAP Concur e Amadeus Cytric.
• Costi ridotti: crea e monitora le politiche di viaggio individuali e i centri di costo per avere il controllo totale su tutte le spese.
• Impatto ambientale della tua azienda ridotto: FREENOW dispone di una delle flotte più grandi d’Europa di mezzi elettrici e a zero-emissioni per aiutare a ridurre l’impatto ambientale della tua ditta. Il suo software infatti è in grado di monitorare l’impatto ambientale di ogni dipendente nei suoi spostamenti e di fornire rapporti dettagliati di CO2. Questi dati ti aiuteranno a impostare gli obiettivi di sostenibilità della tua azienda e di applicare la strategia CSR, e ti permetteranno di correggere le tue travel policies per ridurre l'impatto.
• Mobility Budget: quando i tuoi dipendenti utilizzano l’app per i viaggi d’affari di FREENOW, puoi dare loro anche un altro benefit che sarà migliore dell’auto aziendale. Riceveranno un budget mensile da spendere in spostamenti personali, che si tratti del tragitto casa-lavoro, di taxi dopo una cena aziendale o di una vacanza.

Come impostare i limiti di spesa

Anche se spesso sono una parte importantissima delle operazioni del tuo business, le spese per gli spostamenti possono facilmente sfuggire di mano e costare più del dovuto.

Per evitarlo una soluzione è impostare una policy per le trasferte di lavoro che citi chiaramente quali sono le categorie di spesa incluse e imposta anche dei limiti.

Ecco alcuni consigli su come impostare i limiti di spesa corretti sia per l’azienda che per i suoi dipendenti:

• Trasporti - voli: la maggior parte di chi viaggia per lavoro accetta di buon grado anche i voli in economy per gli spostamenti brevi. - Via terra: convince chi si sposta a usare i mezzi di trasporto più convenienti e rapidi.
• Pernottamento: dai ai tuoi dipendenti la possibilità di pernottare in una stanza di hotel con un certo numero di stelle o imposta un prezzo massimo per notte.
• Pasti: - spesa giornaliera: imposta un limite giornaliero, facendo scegliere ai dipendenti stessi quanto possono spendere in ogni pasto. - Alcool: la maggior parte delle aziende non include mai le bevande alcoliche a meno che non lo richieda un certo cliente. - Mance: crea una policy anche per le mance per ogni singolo paese. Esempio: dove le mance sono obbligatorie, come negli Stati Uniti, copri l’importo standard, se non è già incluso come costo del servizio nel conto.
• Svago: la maggior parte delle aziende imposta un limite o un range per cliente.

• Extra: specifica quali extra sono compresi, come il WiFi, il parcheggio, le fotocopie, ecc.

Con il software per le trasferte di FREENOW, puoi facilmente creare le tue travel policy e assicurarti che vengano rispettate.

Imposta le tue regole per le trasferte e le restrizioni tramite Admin Panel. Puoi limitare i viaggi per luogo, tipo di veicolo, metodo di pagamento e molto altro ancora, e personalizzarli a seconda delle tue esigenze aziendali.

Spese delle trasferte medie per piccole imprese

I viaggi d’affari sono una cosa grossa. Migliaia di persone si spostano ogni anno per lavoro e anche le piccole imprese sono coinvolte. Tuttavia, le trasferte di lavoro non sono economiche, e le piccole imprese devono capire se si tratti di un investimento da fare o meno.

Il costo medio dei viaggi d’affari può cambiare tantissimo a seconda della destinazione. Quando occorre prendere un aereo, per spostarsi nelle varie città europee, il costo va dai 200 ai 500 € se si prende un volo all’ultimo o la miseria di 10 € se si opta per voli low cost attendendo le offerte giuste. Se invece si tratta di un viaggio lungo in business, si toccherà un prezzo a quattro cifre.

Il chilometraggio per i viaggi in auto dipende anch’esso da paese a paese, e va dai 0,19 € per la Spagna ai 0,53 € per la Finlandia. La differenza è ancora più importante per i taxi, con tragitti di 3 km che vanno da meno di 1 € a Delhi a più di 20 € a Zurigo.

La spesa giornaliera media in Europa si aggira intorno ai 400-500 €, mentre è un po’ più economica negli USA, sui 300-400 €. I luoghi più economici per le trasferte di lavoro sono in Asia, con Delhi che tocca una delle spese più basse a circa 200 € al giorno.

Come ridurre le spese per i viaggi di lavoro?

Le trasferte di lavoro possono essere molto proficue per un’azienda, se no non si muoverebbero tutti questi soldi! E dedicare del tempo a non spendere più del necessario lo rende un investimento persino migliore. Ecco alcuni consigli per ridurre i costi delle trasferte di lavoro:

• Crea una chiara e completa Politica per i viaggi d’affari e le relative spese.
• Punta forte sulla flessibilità per approfittare delle migliori offerte.
• Se possiedi una partita IVA, non dimenticare di richiedere il rimborso dell’IVA sulle spese di viaggio.
• Incentiva l’uso dei mezzi pubblici o condivisi, ove possibile.
• Offri incentivi ai dipendenti che viaggiano responsabilmente per incoraggiarli a risparmiare.
• Usa un’app per le trasferte di lavoro come FREENOW for Business per tenere sotto controllo tutte le spese.

Lista dei costi dei viaggi d’affari

Se ti stai ancora chiedendo quali siano i costi che rientrano nelle trasferte di lavoro, ecco alcuni esempi di spese detraibili per i viaggi d’affari:

• Viaggi in aereo, treno, bus o auto tra la casa e la destinazione dell’incontro. (Se hai un biglietto o se non paghi in quanto viaggiatore frequente o aderente a programmi simili, il costo è zero)
• Costi per i taxi o altri mezzi di trasporto l’aeroporto o la stazione ferroviaria e l’hotel e il luogo di lavoro dei tuoi clienti, del meeting o dell’incontro.
• Spedizione dei bagagli e del materiale campione o da esposizione tra il luogo di lavoro fisso e quello temporaneo
• Uso dell’auto nel luogo della trasferta. Puoi detrarre tutte le vere spese o il chilometraggio effettuato, così come tutti i pedaggi e i parcheggi. Se noleggi un auto, puoi detrarre solo le spese relative al lavoro
• Alloggi e pasti obbligatori
• Lavasecco e lavanderia
• Telefonate aziendali mentre sei in trasferta. (Sono compresi i fax o altri dispositivi di comunicazione.)
• Mance per servizi relativi a tutte queste spese
• Altre spese ordinarie o necessarie relative alle trasferte di lavoro. (Tali spese possono includere gli spostamenti per raggiungere un ristorante per pranzi o cene di lavoro, noleggi di computer, parcheggi ecc.).

In conclusione, adottare strumenti moderni come Admin Panel di FREENOW for Business Travel non è solo una mossa saggia, ma è strategica per gestire con efficacia le spese dei viaggi d’affari. Scopri come le nostre spese per le trasferte di lavoro possono trasformare anche le tue qui.